Каждая организация и каждый предприниматель обязаны хранить бухгалтерские, налоговые, кадровые и прочие документы. Обеспечить хранение в организации должен ее руководитель, а ИП отвечает за это самостоятельно. Сроки хранения документов в организациях в 2020 году поменялись. Некоторые документы нужно будет хранить дольше, чем сейчас. Другие, наоборот, меньше.
Для хранения документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Перечень требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Ниже расскажем о сроках хранения самых важных документов.
Ø Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году.
Первичные документы и отчетность обязаны храниться в течение сроков, которые определяются правилами архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. А учетную политику храните в течение 5 лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки смотрите в таблице ниже.
| Вид документа | Срок хранения | Основание | |
| В 2020 году | В 2019 году | ||
| Бухгалтерская отчетность: | |||
| – годовая | Постоянно | Стр. 269 нового перечня типовых управленческих архивных документов | |
| – промежуточная | 5 лет (если нет годовых – постоянно) | ||
| Аудиторские заключения | 5 лет после отчетного года По годовой бухотчетности – постоянно | Стр. 287 нового перечня типовых управленческих архивных документов | |
| Документы учетной политики | 5 лет после замены новыми | 5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухотчетности | Стр. 268 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей: | |||
| – кассовые документы и книги; – банковские документы; – корешки банковских чековых книжек; – ордера, извещения банков и переводные требования; – акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов; – квитанции; – накладные; – авансовые отчеты и др. | 5 лет после отчетного года при условии проведения проверки. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу | 5 лет после отчетного года | Стр. 278 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат | 6 лет. Если нет лицевых счетов – 50 или 75 лет, если оформлены до 2003 года | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года) | |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет | Стр. 267 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Регистры бухучета | 5 лет при условии проведения проверки. Регистры по основным средства и нематериальным активам - 5 лет после выбытия | 5 лет после отчетного года | Стр. 277 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Документы о недостачах, растратах, хищениях | 10 лет после возмещения ущерба. Если завели уголовное дело, то до принятия решения | 5 лет |
Ø Сроки хранения налоговых документов в 2020 году.
Общий срок хранения налоговых документов составляет 4 года, если типовой архивный перечень не установил иной срок (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Например, обеспечить сохранность счетов-фактур необходимо в течение 5-ти, а не 4-х лет. Конкретные сроки хранения налоговых документов смотрите в таблице ниже.
| Вид документа | Срок хранения | Основание | ||
| В 2020 году | В 2019 году | |||
| Налоговый учет и отчетность | ||||
| Счета-фактуры, в том числе заверенные копии, которые получают комитенты (принципалы, инвесторы) | 5 лет | 4 года с даты последней записи | Стр. 317 нового перечня типовых управленческих архивных документов | |
| Книга покупок и дополнительные листы к ней | 4 года с даты последней записи | Абз. 4 п. 24 приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 | ||
| Книга продаж и дополнительные листы к ней | Абз. 4 п. 22 приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 | |||
| Журнал учета счетов-фактур | Абз. 5 п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 | |||
| Таможенные декларации или их заверенные копии, платежные и иные документы, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, ввезенных на территорию России | П. 11 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 | |||
| Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их заверенные копии, копии платежных и иных документов, которые подтверждают уплату НДС в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории ЕАЭС | ||||
| Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС – при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей | ||||
| Документы на передачу имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) по п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии | ||||
| Первичные документына изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ | ||||
| Первичные учетные документы, иные документы, в которых суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), и которые подлежат регистрации в книге продаж, в том числе бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС по ст. 171 (1) НК | ||||
| Налоговые регистры | 6 лет | 5 лет | Стр. 316 нового перечня типовых управленческих архивных документов | |
| Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них | 6 лет | 5 лет | ||
| Декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов | 6 лет | 5 лет | ||
| Сведения о доходах физических лиц | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года) | Стр. 312 нового перечня типовых управленческих архивных документов | ||
| Реестры сведений о доходах физических лиц | 5 лет | 75 лет 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года) | ||
| Книги учета доходов и расходов по УСН | 5 лет | В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя | ||
| Документы для применения налоговых льгот, предусмотренных для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ | ||
Ø Сроки хранения документов по страховым взносам в 2020 году
Документы по страховым взносам храните не менее 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 34 НК РФ). Данное правило не зависит от вида деятельности компании, но для некоторых документов закон устанавливает другие сроки хранения.
| Вид документа | Срок хранения | Основание | |
| В 2020 году | В 2019 году | ||
| Страховые взносы | |||
| Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ | |
| Расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование | 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года | 5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) 5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года) | Стр. 309 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Расчет в ФСС России, если организация отправляла его по ТКС | 5 лет с момента принятия ФСС России | Пункты 5.2, 6.2 и 6.3 Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 № 19 | |
| Квитанция о получении расчета или квитанция о получении расчета с ошибками | 5 лет после завершения процедуры приема расчета в ФСС России | ||
| Сертификаты ключей подписи | В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище, но не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году |
Ø Сроки хранения кадровых документов в 2020 году.
Кадровые документы являются самими важными в компании. Соответственно и сроки у них самые длинные. Общее правило такое. Если Вы оформили бумагу после 2003 года, срок хранения составляет 50 лет. Для более ранних документов по личному составу срок хранения равен 75 лет. Конкретные сроки смотрите в таблице.
| Вид документа | Срок хранения | Основание | |
| В 2020 году | В 2019 году | ||
| Кадровые документы | |||
| Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) | 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года) | 75 лет 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года) | Стр. 297, 434, 43, 443 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) | 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года) | На руководителей – постоянно На сотрудников: 75 лет либо 50 лет (75 лет – если оформлены до 2003 года) | Стр.444 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет) 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года) | Стр. 402 нового перечня типовых управленческих архивных документов | |
| Правила трудового распорядка | 1 год после замены их новыми | Стр. 381 нового перечня типовых управленческих архивных документов | |
| Графики предоставления отпусков | 3 года | 1 год | Стр. 451 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Штатные расписания и изменения к ним: | |||
| – по месту разработки или утверждения | Постоянно | Стр. 45 нового перечня типовых управленческих архивных документов | |
| – в других организациях | 3 года после замены новыми | ||
| Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (невостребованные 50 лет или 75 лет, если оформлены до 2003 года) | До востребования (невостребованные – 75 лет) До востребования (невостребованные – 50 лет; 75 лет – если оформлены до 2003 года) | Стр. 447 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Документы по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка), о командировании работников | 5 лет, о командировках работников с вредными и опасными условиями – 50 или 75 лет, если оформлены до 2003 года | 5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам – 10 лет) | Стр. 434, 450 нового перечня типовых управленческих архивных документов |
| Документы о несчастных случаях на производстве | 45 лет | Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК РФ |
Ø Что делать, если срок хранения закончился.
· Если срок хранения истек, документы разрешается уничтожить. Для этого составьте акт документов, подлежащих утилизации. Перечислите в нем названия и количество дел с документами, которые собираетесь утилизировать. Акт подписывает специальная комиссия, которую утверждает директор.
· Комиссия должна зафиксировать факт уничтожения бумаг или передачи их на переработку и составляет еще один акт об уничтожении документов. К акту необходимо приложить накладную, по которой документы передали на переработку. Акты храните в организации.
· Способы уничтожения документов могут быть следующие:
- передать на переработку (утилизацию), оформив накладной, с указанием в ней даты передачи, веса и количества бумаг;
- самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.
Выбранный способ уничтожения укажите в акте.
Ø Ответственность компании за отсутствие документов.
| Нарушение | Ответственность | |
| Для директора | Для компании | |
| За отсутствие первичных документов | штраф от 5 до 10 тыс. руб. | штраф 10 тыс. руб. |
| За отсутствие документов на расходы или вычеты | налоговики доначислят налог, а также штраф за неуплату налога |