МОСКОВСКИЙ ДВОР
Малый Трехгорный пер., 8/10 Р/с №606326 в Киевском филиале
Помещение №1 Индустриального банка, МФО 201832
Москва, 123336 ОКПО 028847777264 ОГРН 1049287569643
Телефон: 449-84-20 ИНН/КПП 7704653289/770532876
27 марта 2001 г. № 27/05/02
На №_________ от________
О задержке сдачи работ
Фирма "Камелия"
ул. Советская, д.32, Москва, 163020
Уважаемые господа!
От имени нашего Объединения приносим вам свои извинения за задержку сдачи работ по выполнению художественного оформления вашего офиса.
Хотим заверить вас, что работы будут выполнены в срок, оговоренный в наших предварительных переговорах.
Также просим вас учесть, что резкое повышение цен в стране может повлечь за собой увеличение суммы нашего договора.
Заранее благодарны.
С уважением,
Директор <Личная подпись> С.А. Хачатуров
Ю.В. Гавричкина
242 38 12
Докладная записка
Докладная записка -документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.
Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.
Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.
Пример составления и оформления докладной записки.
Общий отдел Генеральному директору объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Иванову Н.К.
10.05.99 №36
г. Калуга
О замене пишущих машинок.
Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав.машбюро <Личная подпись> Г.Н. Колбина.
Объяснительная записка
Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.
По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.
Пример составления и оформления объяснительной записки.
Бухгалтерия
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Вице-президенту АО "Оникс"
30.05.2001 О.Ф. Яблокову
Москва
О невыплате зарплаты
20.05.2001 не выплачена зарплата работникам АО. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт.
После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам АО 22.05.2001. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям.
Приняты меры по усилению контроля над деятельностью работников бухгалтерии.
Главный бухгалтер<Личная подпись>И.И. Сивков
Телеграмма
Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.
В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.
Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами.
Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.
Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.