В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.
Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются:
корректурный
«красное сторно»
дополнительной записи
При корректурном методе неправильный текста или сумма зачеркивается тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.
Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитывается.
Метод дополнительной записи используются в том случае, если запись сделана в сумме меньшей, чем следует. При этом на разницу в сумме делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов.
Инвентаризация
Документирование всех хозяйственных операций позволяет осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными процессами, а для обеспечения достоверности отражения хозяйственных операций периодически проводится инвентаризация, т.е. проверка соответствия данных бухгалтерского счета фактическому наличию имущества и обязательств. В ходе инвентаризации проверяется фактическое наличие хозяйственных средств и состояние расчетов предприятия за определенный период времени. Полученные в результате проверки сведения сверяются с данными бухгалтерских записей, затем производится уточнение и корректировка показателей учета.
Инвентаризация - это не только средство контроля, но и способ регистрации фактов, которые в силу некоторых причин не были учтены, например, естественная убыль, пересортица, хищения и т.п.
Основными целями инвентаризации являются:
установление фактического наличия основных и оборотных средств в целом и в разрезе ответственных за их сохранность лиц;
наличие неполноценного и ненужного имущества;
сохранность материальных ценностей и денежных средств;
устранение недостатков в организации первичного и бухгалтерского учета;
выявление причин, вызывающих расхождения фактического наличия средств с данными бухгалтерского учета.
Число инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются каждым предприятием самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Такими случаями являются:
смена материально-ответственного лица;
установление фактов хищения и порчи имущества;
стихийные бедствия и пожары;
требование правоохранительных и контролирующих органов;
переоценка хозя12ственных средств;
передача имущества в аренду.
Кроме того, инвентаризацию отдельных видов имущества имеет право проводить налоговая инспекция при выездных проверках. Для проведения инвентаризации создается комиссия из представителей администрации, работников бухгалтерии и материально-ответственных лиц. По результатам инвентаризации составляется инвентаризационно-сличительная опись, где отражаются данные результатов инвентаризации. Выявленные недостачи или излишки относятся на виновных лиц, а в тех случаях, когда виновные не установлены, суммы недостачи и материального ущерба списывают на затраты производства или расходы. Для отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации используются следующие счета:
активный счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
активно-пассивный счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», который имеет субсчет 73.1 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
С оценкой хозяйственных средств тесно связана калькуляция, которая в переводе с лат. сalculatio означает – счет, расчет. Калькуляция лежит в основе оценки объектов бухгалтерского учета. Однако назначение калькуляции состоит не только в оценке хозяйственных средств, но и в том, чтобы дать оценку хозяйственным процессам, т.е. произвести их расчет.
Доверенность.
Доверенность оформляется по типовой форме № М-2 или М-2а. На практике применение этих форм доверенностей абсолютно одинаково. Однако существуют небольшие отличия относительно учета доверенностей как бланков строгой отчетности: форма № М-2 учитывается по корешку доверенности. Который хранится в бухгалтерии предприятия с отметкой о получении доверенности, а учет доверенности по форме № М-2а ведется в «Книге доверенностей» или журнале регистрации.
Доверенность содержит следующие реквизиты:
· номер и дата выдачи;
· срок действия (срок определяется возможностями получения и вывоза товара);
· наименование и адрес получателя;
· наименование и адрес плательщика, а так же номер счета и наименование банка;
· должность, фамилия, имя, отчество и паспортные данные лица, на имя которого выдана доверенность;
· наименование поставщика;
· номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска товара (договор, наряд и т.д.);
· наименование и краткое описание товаров, подлежащих получению, с указанием единиц измерения и количества (прописью).
Доверенность должна содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана, что удостоверяется руководителем торгового предприятия и главным бухгалтером и заверяется круглой печатью предприятия.
После получения товара в бухгалтерию предприятия предоставляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге (журнале) учета доверенностей проставляют номер и дату сопроводительных документов.
Доверенность действует только при предъявлении паспорта.
Учет поступления материалов.
Оприходование товаров должно быть своевременным и полным. Для этого руководство торговым предприятием ведет книгу регистрации поступивших товаров. В книге следующие реквизиты:
· наименование товара;
· откуда прибыл товар;
· №, дата и сумма товара по товаросопроводительному документу;
· количеству мест;
· адрес получателя.
Об оприходовании поступивших товаров делается отметка в книге регистраций поступивших на основании товарных отчетов.
Материалы могут поступать на предприятие поставщиков, других юридических и физических лиц, за наличный и безналичный расчет, могут быть изготовлены непосредственно на предприятии и т.д.
Товарный отчет
Товарный отчет – это документ, который отражает движение товарных ценностей в торговом предприятии.
В товарном отчете указывают наименование торгового предприятия, номер отчета и дату или период, за который составляется отчет, а также фамилию и инициалы материально ответственных лиц.
В приходной части товарного отчета отражаются в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления товарного отчета и поступление товаров и тары согласно сопроводительным документам. Указываются наименование поставщика, номер и дата документа, стоимость поступивших товаров и тары с расчетом итога прихода и итога прихода с остатком.
В расходной части товарного отчета списывают сумму реализованных товаров. Отдельной строкой указываются продажа товаров в кредит, мелким оптом (в розничных предприятиях – при продаже товаров за наличный расчет), возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров.
Товарный отчет составляется материально ответственным лицом с определенной периодичностью в двух экземпляров. Все приходные и расходные документы складывают в хронологическом порядке (причем количество приложенных документов указывается прописью), скрепляют с первым экземпляром отчета и сдают на расписку на втором экземпляре, который остается на хранении у материально ответственного лица, в бухгалтерию. Наличие документов бухгалтер проверяет сразу, в присутствии материально ответственного лица.