Алгоритм действий при оформлении увольнения
1. Убедиться в наличии документов - оснований для увольнения:
· заявление об увольнении по собственному желанию
· соглашение об увольнении по соглашению сторон
· уведомление об увольнении в связи с истечением срока
· уведомление о сокращении, предложение вакансий (сообщение об отсутствии вакансии)
· уведомление об изменения условий трудового договора, предложение вакансий (сообщение об отсутствии вакансии)
· пакет документов о дисциплинарном проступке
· другие документы при иных случаях увольнения (приговор суда, свидетельство о смерти и т.д.)
Издать приказ об увольнении работника
· форма Т-(Постановление Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1) или собственная форма
· уполномоченное лицо подписывает приказ
· с приказом работника ознакомить под подпись (ст. 22, ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ)
· о невозможности ознакомления сделать на приказе соответствующую запись, а также рекомендуем составить акт
3. Направить сведения о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд не позднее следующего дня со дня издания приказа об увольнении по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, Постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).
4. Оформить Табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13 Постановление Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1)
5. Заполнить записку-расчёт по форме № Т-60 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или по форме организации с учетом положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
6. Сделать запись в трудовой книжке работника (при наличии) или внести информацию в сведения о трудовой деятельности, использовать точные формулировки ТК РФ со ссылкой на соответствующий пункт ТК РФ и приказ об увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил, утв. Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
7. Сделать запись в личной карточке о прекращении трудового договора по соответствующему основанию, предусмотренному ТК РФ (п. 41 Правил, утв. Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
8. Подготовить справки:
· о сумме заработка работников, на которых начислялись страховые взносы в ФСС (приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н)
· выписку из СЗВ-СТАЖ, выписку из СЗВ-М (утв. Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п), раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" расчета по страховым взносам (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@)
· справку 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ) - по запросу
· справка о среднем заработке для пособия по безработице п. 1,2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 - по запросу
При получении справок работник должны поставить дату и подпись на копиях справок в качестве письменного подтверждения получения этих сведений либо в журнале выдачи справок.
9. Работник должен заверить своей подписью записи, сделанные в его трудовой книжке (п. 35 Правил, утв. Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также ознакомиться с приказами об увольнении, записями в личных карточках под роспись. Рекомендуем сделать копию трудовой книжки работника после его росписи об ознакомлении с записями.
10. Рекомендуется проверить, есть ли подписи работника на других документах (кадровых документах за период работы, росписи об ознакомлении с локальными нормативными актами). Если на каких-то документах отсутствуют подписи, следует попросить работника расписаться.
11. Если работнику были ранее переданы какие-либо документы или имущество Компании, то рекомендуем оформить документы, подтверждающие возврат таких документов или имущества (например, акт приемки-передачи).
Если работник материально ответственное лицо, необходимо провести инвентаризацию (п. 1.5 Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49). Если работник виновен в причинении ущерба и согласен на возмещение - оформить письменное обязательство (ст. 248 ТК)
12. Произвести расчет при увольнении - выдать (перечислить) причитающуюся заработную плату и иные выплаты в день увольнения работников (ст. 140 ТК РФ).
13. В день увольнения выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного Работодателя, справки (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
14. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). При отсутствии записи сделать отметку об отправке (сохранить почтовые документы).
15. Выдать расчетный листок с указанием сумм, получаемых при увольнении, в том числе компенсации (ст. 136 ТК РФ)
16. Уведомить военкомат (если военнообязанный) в 2-недельный срок (Положение о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719) по форме Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017 (кроме ИП).
17. При увольнении иностранного работника уведомить МВД в течении 3 дней (п.8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан» от 25.07.2002 № 115-ФЗ), приказ МВД России от 04.06.2019 № 363.
18. Издать приказ об исключении из штатного расписания должностей уволенных работников на следующий день после увольнения работников (при сокращении штата, ликвидации), изменить штатное расписание (если изменение зарплаты).
19. Пожелать работнику всего наилучшего!