Выполнение вычислений в запросе

В запросах можно выполнять вычисления следующих типов.

· Встроенные вычисления, называемые «итоговыми », для расчета следующих значений по группам записей или по всем записям, отобранным в запросе: сумма, среднее, число значений, минимальное или максимальное значение, стандартное отклонение или дисперсия.

· Пользовательские вычисления для выполнения расчетов с числовыми и строковыми значениями или значениями дат для каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Для ввода таких выражений необходимо создать новое вычисляемое поле непосредственно в бланке запроса.

 

Итоговые запросы

Таблица содержит большое количество записей. Однако вы можете проанали­зировать данные из таблицы, вычислить итоговые значения и представить резуль­тат в наглядном виде. Для определения суммы значений полей или нахождения среднего следует создать итоговый запрос. Для его создания, как и для обычного запроса, необходимо выполнить следующее:

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Далее выбрать ис­пользуемые в запросе таблицы, а затем перенести в бланк запроса нуж­ные поля.

3. Для создания итогового запроса, на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажать кнопку Итоги. В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция. В этой строке необходимо указать тип выполняемого вычисления. В таблице 1 указан перечень допустимых видов итоговых операций, которые можно выбрать из раскрывающегося списка в строке Групповая операция.

Таблица 1

Типы операций, доступные в строке Групповая операция бланка запроса

Значение	Выполняемая операция
Группировка	Указывает на поле, по которому результаты выполнения запроса будут организованы в группы для дальнейших итоговых вычислений
Sum	Сложение
Avg	Среднее значение
Min	Минимальное значение
Мах	Максимальное значение
Count	Количество записей, содержащих значения
StDev	Стандартное отклонение
Var	Дисперсия
First	Значение в первой записи
Last	Значение в последней записи
Выражение	Этот элемент сообщает программе Access, что следует создать поле, значение которого будет вычисляться
Условие	Этот элемент указывает программе Access, что данное поле не участвует в группировке; условие отбора, вводимое в это поле, определяет, какие записи будут участвовать в вычислениях

 

Создание поля, выполняющего вычисления

Можно создать поле, в котором будут отображаться результаты вычислений, определенных в выражении. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть запрос в режиме конструктора.

2. Ввести выражение в пустую ячейку в строке Поле. Если выражение содержит имя поля, то это имя необходимо заключить в квадратные скобки.

3. Если при создании выражения потребуется помощь, необходимо воспользоваться построителем выражений. Чтобы вызвать его, необходимо щелкнуть на кнопке Построитель на вкладке Конструктор (группа Настройка запроса). После запуска построителя выражений необходимо выполнить следующие действия:

· В левом нижнем поле построителя выбрать папку, содержащую нужный элемент.

· В нижнем среднем поле дважды щелкнуть элемент, чтобы вставить его в поле выражения, или выбрать тип элементов.

· Если выбран тип в нижнем среднем поле, то значения будут отображаться в нижнем правом поле. Дважды щелкните значение, чтобы вставить его в поле выражения.

· Далее нужно вставить необходимые операторы в выражение, выбрав одну из кнопок со знаками операций, расположенных в середине окна построителя.

· Закончив создание выражения, нажать OK.

4. После нажатия клавиши ОК или перехода в другую ячейку MS Access задаст имя поля по умолчанию в формате «ВыражениеN», где N представляет собой целое число, увеличивающееся для каждого нового поля в запросе, содержащего выражение. Имя находится перед выражением; после имени добавляется двоеточие. В режиме таблицы это имя служит заголовком столбца.

Подстроку «Выражение N » можно выделить и ввести вместо нее более содержательное имя, например, «НоваяЦена».

ЗАДАНИЕ

Задание 1. Создание простого запроса на выборку.

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Добавьте в него таблицу Товары.

3. Перенесите в бланк запроса поля Наименование и ЦенаПродажи. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по име­ни поля.

4. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить панели быстрого доступа. Введите имя запроса Цена товаров и щелкните по кнопке ОК.

5. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса. Это са­мый простой вид запроса на выборку. В результате вы получа­ете новую таблицу с другим набором полей.

6. Закройте запрос.

 

Задание 2. Создание простого запроса на выборку с использованием подстановочных символов.

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Добавьте в него таблицу Поставщики.

3. Перенесите в бланк запроса поля Фирма, Адрес, Телефон и Счет. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по име­ни поля.

4. В строке Условие отбора под полем Фирма введите Like "ЗАО*". Таким образом, вы получите запрос на данные поставщиков, название фирмы которых начинается на ЗАО.

5. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса.

6. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить панели быстрого доступа. Введите имя запроса ЗАО и щелкните по кнопке ОК.

7. Закройте запрос.

 

Задание 3. Создание простого запроса на выборку с использованием подстановочных символов.

Предположим, что вам необходима информация о клиентах, наименование фирмы которых начинается на буквы А, М, Г. Для этого необходимо выполнить следующее:

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Добавьте в него таблицу Клиенты.

3. Перенесите в бланк запроса поля Фирма, Адрес, Телефон и Счет.

4. В строке Условие отбора под полем Фирма введите Like "[АМГ]*". Таким образом, вы получите запрос на данные клиентов, названия фирм которых начинаются на буквы А, М, Г.

5. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса.

6. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить панели быстрого доступа. Введите имя запроса Выборка по клиентам и щелкните по кнопке ОК.

7. Закройте запрос.

Задание 4. Создание запроса с использованием логических опе­раций в условии отбора.

Предположим, что вам необходима информация о товарах, цена которых равна 15 и 20 рублей. Для этого нужно выбрать записи, в которых цена товара 15 или 20.

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Добавьте в него таблицу Товары.

3. Перенесите в бланк запроса поля Наименование и ЦенаПродажи.

4. В строке Условие отбора под полем ЦенаПродажи введите 15 or 20.

5. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса.

6. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить панели быстрого доступа. Введите имя запроса Выборочная цена и щелкните по кнопке ОК.

7. Закройте запрос.

Задание 5. Создание И-запроса.

Предположим, что вам необходима информация обо всех магазинах Магнит, находящихся на улице Вокзальная. Для этого необходимо выполнить следующее:

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Добавьте в него таблицу Клиенты.

3. Перенесите в бланк запроса поля Фирма, Адрес, Телефон и Счет.

4. В строке Условие отбора под полем Фирма введите Магнит, а под полем Адрес Like "Вокзальная *".

5. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса.

6. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить панели быстрого доступа. Введите имя запроса КлиентМагнит и щелкните по кнопке ОК.

7. Закройте запрос.

 

Задание 6. Создание вычисляемого поля.

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Добавьте в него таблицы Выдача товара, Товары.

3. Перенесите в бланк запроса поля КодТ, КодК, ДатаОформления, Количество товара и ЦенаПродажи.

4. Поставьте курсор на строку Поле пустого столбца бланка запроса.

5. Щелкните по кнопке - Построитель.

6. В появившемся окне введите выражение СуммаПродажи: [Количество товара]*[ЦенаПродажи] и щелкните по кнопке ОК.

7. Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу <Enter>.

8. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса. Новое поле будет иметь имя СуммаПродажи.

9. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить панели быстрого доступа. Введите имя запроса СуммаПродажи и щелкните по кнопке ОК.

10. Закройте запрос.

Задание 7. Создание итоговых запросов.

1. Откройте новое окно конструктора запросов.

2. Добавьте в него таблицу Товары.

3. Перенесите в бланк запроса поле ЦенаПродажи.

4. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть щелкните на кнопке Итоги. При этом в бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция.

5. Нажмите кнопку мыши в первом столбце строки Групповая операция и из раскрывающегося списка выберите значение Avg.

6. Щелкните по кнопке Выполнить для представления запроса. Обратите внимание, что результирующая таблица содержит всего лишь одну запись.

7. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить панели быстрого доступа. Введите имя запроса Итоговый запрос и щелкните по кнопке ОК.

8. Закройте запрос.

Задание 8. Создайте не менее семи запросов в индивидуальной БД.