Создание ЗапросОВ НА ВЫБОРКУ
Методические указания к выполнению практической работы
Белебей 2014
Запрос – самый быстрый способ доступа к информации из БД. Запросы выводят только интересующие вас поля и записи. Они позволяют осуществлять вычисления по значениям полей, выполнять групповые операции и объединять поля из нескольких таблиц или запросов.
Создание запроса в режиме конструктора
Для создания простого запроса необходимо выполнить следующие действия:
1. В окне базы данных выбрать вкладку Создание и в группе Другие щелкнуть на кнопке Конструктор запросов.
2. Откроется окно диалога Добавление таблицы, в котором необходимо выбрать таблицу из которой будет выбираться нужная вам информация и нажать кнопку Добавить. Закрыть окно диалога.
3. На экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которого содержит все выбранные вами таблицы, а бланк запроса пуст.
Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей таблице, вам необходимо отобразить их в бланке запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:
· Поле. В этой строке помещают те поля, которые вы используете для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.
· Имя таблицы. Эта строка показывает вам, из какой таблицы выбрано данное поле.
· Сортировка. В этой строке вы указываете тип сортировки информации, если она необходима.
· Вывод на экран. Если вы хотите, чтобы Access показывал информацию, найденную в поле, пометьте эту ячейку флажком.
· Условие отбора. В этой строке вы вводите ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием поиска.
Добавление полей в бланк запроса. Для добавления в таблицу отдельных полей вы можете выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши.
Удаление полей из бланка запроса. Для удаления ненужного поля из запроса выделите столбец, нажав на область выбора, и нажмите кнопку Delete.
Изменение порядка полей. Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результирующей таблице. Поля перемещаются аналогично перемещениям столбцов данных в режиме таблицы.
Запуск запроса. После того как запрос сформирован, нажмите кнопку Выполнить 
на вкладке Конструктор группы Результаты. Результат выполнения вашего запроса появится в режиме таблицы. Вернуться обратно в режим Конструктора можно щелкнув на кнопке Режим вкладки Главная (группа Режимы) или щелкнуть на кнопке Конструктор в строке состояния Access.
Сохранение запроса. Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого вы должны присвоить ему имя и сохранить его. Чтобы сохранить запрос щелкните на кнопке Сохранить панели быстрого доступа. В открывшемся окне Сохранение ввести имя нового запроса и щелкнуть на кнопке ОК.
Построение более сложных условий выбора записей
1. Точное несовпадение значений одного из полей. Предположим, что вам требуется найти в таблице записи, значения которых не удовлетворяют определенному условию. Для установки таких значений используется оператор Not, который печатается перед сравниваемым значением.
2. Условие неточного совпадения. В том случае, если вы не помните точного задания чисел или последовательности символов в качестве критерия поиска, можно использовать оператор неточного совпадения Like. Данный оператор позволяет найти требуемые записи, зная лишь приблизительное написание величины, и используется совместно с подстановочными символами.
| Символ | Использование | Пример | Результат |
| * | Соответствует любому количеству букв, цифр или других символов. | Like “*55*” | “553-3486”, “123-5561” и “187-1355” |
| ? | Соответствует любому текстовому символу | Like Снег?рев | Фамилия: “Снегирев” и “Снегерев” |
| [ ] | Соответствует любому одному символу из заключенных в скобки | Like “[АС]*” | Имя: Артем, Алексей, Алла, Сергей, Света |
| ! | Соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки | Like “[!А]*” | Имя: Борис, Николай, Мария, (и другие имена, не начинающие на А) |
| - | Соответствует любому символу из диапазона. Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от А до Я, но не от Я до А) | Like “[Г-Л]*” | Фамилия: Голубев, Демин, Жуков, Иванов, Кузьмин, Леванов. |
3. Выбор записей по диапазону значений
Для задания диапазона значений в окне конструктора запросов используются операторы > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between…And, которые вы можете использовать с текстовыми и цифровыми полями, а также полями дат.
Пример 1: Получить список клиентов, чей кредит превышает 100000.
Условие отбора – “>100000”.
Пример 2: Получить сведения обо всех заказах с 1 января по 31 марта 2008 года.
Условие отбора - Between #01.01.08# And #31.03.08#
Обратите внимание, что в Access в условиях отбора значения даты необходимо выделять с обеих сторон символом #.
4. Объединение критериев нескольких полей.
Довольно часто возникает ситуация, когда задаются условия для нескольких полей таблицы или же нескольких условий для одного поля. Если запись выбирается только в случае выполнения всех условий, то условие такого выбора называется логическим И, а запрос – И-запросом. Если же запись выбирается при выполнении хотя бы одного из всех условий, то условие такого поиска называется логическим ИЛИ, а запрос – ИЛИ-запросом.
Для задания И-выражения вы должны просто задать условие в строке Условие отбора для каждого из полей, образующих критерий.
При задании ИЛИ-выражения каждое из условий выбора, образующих критерий, должно располагаться на отдельной строке бланка запроса. Например, для выбора списка клиентов из Киева и Минска нужно просто расположить первое условие в строке Условие выбора, а второе в строке Или.
5. Операторы Or и And
При вводе условия вы можете использовать операторы Or и And, которые позволяют вам формировать в одной строке сложное условие выборки, в отличии от приведенного выше способа написания условий в разных строках.