Инвентаризация - это проверка фактического наличия имущества и обязательств предприятия и сопоставление полученных данных о них с данными бухгалтерского учета с целью установления достоверности учетных показателей и устранения возможных расхождений.
Порядок проведения инвентаризации (количество проверок в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, а именно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков; при смене материально ответственных лиц; выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Инвентаризация представляет собой установление фактических остатков основных и денежных средств, товарно-материальных ценностей и расчетов предприятия на определенный момент.
Основными задачами инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств, а также объемов незавершенного производства в натуре;
- контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации, проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;
- проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах и на счетах в банках, дебиторской и кредиторской задолженностей и других статей баланса.
Работа по инвентаризации материальных ценностей традиционно осуществляется поэтапно:
- первый этап - подготовительная работа к инвентаризации;
- второй этап - выявление, подсчет и описание материальных средств в натуре путем составления инвентаризационных ведомостей и описей;
- третий этап - оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств в их первоначальной или измененной стоимости;
- четвертый этап - определение расхождений между выявленными остатками в натуре и остатками на счетах бухгалтерского учета, и установление причин расхождений.
Различают инвентаризации товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна производиться, как правило, в местах их хранения в присутствии материально ответственного лица путем проверки рабочей комиссией фактического наличия ценностей: их осмотр, пересчет, перевзвешивание или перемеривание.
Подлежат сверке счета учета товарно-материальных ценностей, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, а также находящихся на складах иных организаций, с другими корреспондирующими счетами.
При инвентаризации денежных средств проверяется в кассе фактическое наличие денежных средств, других ценностей, бланков строгой отчетности путем сверки числящихся на счете сумм:
а) при сдаче выручки - с записями квитанций банка, почтового отделения и т.п.;
б) по суммам, приведенным вышестоящей организацией или другими предприятиями своей системы, - с данными полученных от них извещений;
в) инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на различных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах в бухгалтерии предприятия, с данными по выписке банка.
Инвентаризация расчетов с банками по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке комиссией обоснованности сумм, числящихся на счетах.
Комиссия должна установить сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность, лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности.
По задолженности рабочим и служащим должны быть выявлены суммы своевременно невостребованной заработной платы, подлежащие перечислению на субсчет "Депонированная заработная плата", а также суммы и причины возникновения переплат рабочим и служащим.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу, даты их выдачи и целевое назначение.
Результаты инвентаризации по расчетам оформляются актом.
Для сравнения фактических остатков материальных ценностей с остатками, числящимися на счетах бухгалтерского учета, бухгалтерия составляет сличительные ведомости.
Для определения окончательных результатов инвентаризации нужно учесть пересортицу товарно-материальных ценностей, суммовые разницы и списать в пределах фактических потерь и установленных норм естественной убыли.
Выявленные при инвентаризации расхождения с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
а) убыль ценностей в пределах установленных норм относится на издержки производства или обращения;
б) недостача ценностей сверх норм, а также в связи с порчей ценностей относится на виновных лиц по недостачам и потерям, явившимся следствием злоупотреблений.
При этом руководитель предприятия обязан направить соответствующий материал в следственные или судебные органы и предъявить гражданский иск не позднее пяти дней после обнаружения недостачи;
в) недостача ценностей сверх норм естественной убыли, а также порча товаров и материалов в случае, когда конкретные виновники не установлены, списывается на финансовые результаты.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.