Инвентаризация этапа 1 проводится непрерывно, проведение инвентаризации в несколько дней не допускается без согласования с директором. Участники инвентаризации должны стремиться к минимизации длительности каждого этапа инвентаризации.
1 Этап проводится непрерывно в заранее установленные сроки. Администратор/товаровед делит сотрудников на 3 группы:
Группа 1: сотрудник (-и), осуществляющий учет товара.
Группа 2: сотрудник (-и), который приносит и уносит товар
Группа 3: сотрудник (-и), осуществляющий упаковку, распаковку товара, сворачивание. Сортировка товара на предмет брака, отсутствия этикеток.
Группа 2 последовательно приносит товар для инвентаризации сотруднику Группы 1, начиная с заранее оговоренного места (угла магазина), постепенно перемещаясь по периметру магазина. Исключается одновременная инвентаризация товара разных мест магазина, ТОЛЬКО последовательное перемещение по периметру магазина (склада).
Задача сотрудников группы 2 – принести весь товар для инвентаризации сотрудников группы 1 без исключения.
Группа 1:
- сканирует каждый штрих код товара,
- контролирует наличие этикетки, соответствие этикетки товару,
- сортирует товар при необходимости (брак, в распродажу, отсутствие этикеток, нечитаемые этикетки)
Задача сотрудников группы 1 – внести код инвентаризируемого товара в программу учета и отсеять товар, который не попал в инвентаризацию по различным причинам для последующего штучного учета товара в инвентаризации Этапа 2.
Группа 3:
- подготовка товара к учету сотрудником группы 1
- подготовка товара к возврату в торговый зал/склад
- поиск/ восстановление утерянных ценников товара
- формирование «корзины» брака и товара без ценников при невозможности идентифицировать товар на этапе 1 инвентаризации для последующего учета на Этапе 2
Задача сотрудников группы 3 – сокращение времени на инвентаризацию товара, подготовка к возврату товара сотрудниками Группы 2 в торговый зал в виде, обеспечивающем возможность его дальнейшей продажи без дополнительных действий над ним. Исключение порчи, загрязнения товара. Восстановление утерянных и нечитаемых ценников.
Результатом инвентаризации Этапа 1 является:
А. файл со штрих-кодами инвентаризированного товара
Б. товар, который не возможно было идентифицировать для инвентаризации
В. Корзина с неликвидным товаром и товаром к ремонту
ВАЖНО – Продажа товара при инвентаризации! Администратором создается отдельный список товара, который был продан в деньинвентаризации, сотрудники группы 2 указывают свое мнение по вопросу был ли данный товар уже про инвентаризирован или нет. Список передается Товароведу.
Инвентаризация однотипного товара.
По согласованию с товароведом возможно проведение инвентаризации однотипного товара, не имеющего отдельной этикетки следующим способом. Создается файл эксель, в котором указывается штрих код инвентаризируемого товара, название товара, количество товара по данным фактического пересчета. Файл направляется товароведу вместе с основным файлом инвентаризации.
Этап 2. «Штучная» инвентаризация товара, не попавшего в Этап 1
Результатом этапа является установление фактического наличия товара в точке учета.
Этап 2 и подведение итогов инвентаризации осуществляется в срок не более 3 дней.
Подготовка к проведению этапа 2
На данном этапе независимо друг от друга осуществляются следующие действия:
1. Товаровед:
А. осуществляет загрузку в систему учета результатов пересчета товара Этапа 1. Загрузка осуществляется через создание резерва товара, находящегося на складе магазина. На данном этапе возможно формирование штрих-кодов, нераспознанных системой учета, данные штрих кода выписываются. По результатам загрузки возможно формирование следующих данных:
- формирование планируемой закупки в резерв товара, не найденного на складе, что обозначает Излишек товара (возможно пересорт)
- формирование свободного остатка склада, что обозначает недостачу товара, т.е. штрих кода не отсканированы на Этапе 1.
Б. На данном этапе товаровед выявляет расхождения: недостача, излишки, пересорт товара, формирует задание сотрудникам магазина для поиска недостающего товара.
На данном этапе возможно урегулирование отдельных видов товара, который подвержен пере сорту, например костюмы в распарку. Товаровед приводит в соответствие остатки товара по размерам с данными Базара
В. Учитывает информацию, полученную от сотрудников по товару, который не возможно было идентифицировать для инвентаризации на этапе 1
Г. Анализирует информацию повторного пересчета, полученных размерных сеток товара.
По каждой позиции недостачи сотрудник должен выявить возможные причины расхождения (перемещения, брак, ремонт товара, продажа по товарному чеку, продажа во время инвентаризации, возврат поставщику, перемещение итд)
Д. Формирует окончательный файл результатов инвентаризации, который должен содержать:
- информацию о недостаче: артикул товара, размер, данные учета в Базаре до и после инвентаризации, цена товара.
- информацию о пересорте товара и способе урегулирования пересорта
- информацию об излишках товара.
Е. Готовит предложения по урегулированию убытков магазина. И направляет данные Директору магазина.
2. Сотрудники:
А. разбирают товар, который не возможно было идентифицировать для инвентаризации, предоставляют данные по результатам работы с данным товаром товароведу
Б. Производят поиск, повторный пересчет товар по заданию Товароведа, предоставление размерной сетки, при необходимости подтверждают наличие товара фотографиями или иным способом.
Директор магазина на основании полученных данных согласовывает отправку сведений сотрудникам.
Сотрудники/Администратор в течение 24 часов с момента получения файла результатов инвентаризации могут внести корректировки в части достоверности сведений, опровергнуть или подтвердить сведения. В случае не получения ответной реакции или не предоставления подтверждений по фактическому наличию товара итоги инвентаризации считаются сверенными.
На основании сверенных данных и при наличии недостачи директор магазина выносит резолюции о возмещении суммы ущерба сотрудниками магазина. Сумма ущерба определяется в размере не менее 40% от розничной цены товара.
После получения резолюции директора Товаровед приводит данные учета склада к фактическим значениям по итогам инвентаризации.
В резервах на списание и приход обязательно в комментариях указывается принадлежность к инвентаризации Магазин и дата самой инвентаризации
Файлы инвентаризации, письма в магазин о возмещении ущерба, все рабочие доки инвентаризации сохраняются в папке инвентаризация.
Заключительные положения:
- Возмещение недостачи (ущерба)
Администратор магазина:
- доводит до сотрудников магазина информацию о результатах инвентаризации,
- распределяет в равной степени среди сотрудников сумму ущерба
- при выплате заработной платы удерживает сумму недостачи с сотрудников (сотрудники могут выплатить ущерб за счет собственных средств до момента выплаты заработной платы)
- Магазин во время и после инвентаризации.
Администратор, товаровед, сотрудники магазины обязаны обеспечить порядок в магазине в время инвентаризации, если она проводится в рабочее время магазина. В случае, если инвентаризация магазина проводится в нерабочее время, то указанные сотрудники обязаны подготовить магазин к началу рабочей смены в соответствии с правилами/порядками.
- Обнаружение недостающего товара.
В случае обнаружения товара, ранее признанного по результатам инвентаризации как недостающего (т.е недостача) и возмещение сотрудниками магазина ущерба по итогам инвентаризации, директор магазина может вынести решение о пересмотре результатов инвентаризации.
При выявлении товара, информация доводится до директора магазина и товароведа. Товаровед проводит анализ движения товара и выносит свое заключение о необходимости пересмотра результатов инвентаризации.
Пересмотр результатов инвентаризации, в случае обнаружения недостающего товара, может быть произведен не позднее 2-х календарных месяцев после инвентаризации.