Внутрикорпоративные мероприятия при их качественной подготовке и проведению во многом способствуют оптимизации нормального функционирования органа или учреждения органа государственной власти. Внутрикорпоративные мероприятия обращены к формированию и развитию необходимого морально-делового климата, к соответствующей ауре, к осознанию коллективом миссии своей организации и своего места, его важности и полезности в деятельности госструктуры. Внутрикорпоративные мероприятия создают в итоге тот нужный настрой на созидательную и эффективную работу индивида и персонала в целом.
Организация (пусть не частая по срокам, но эффективная по сути) внутрикорпоративных мероприятий существенно помогает созданию тех самых надлежащих внутрикорпоративных отношений.
Наиболее типичными видами таких мероприятий можно назвать следующие:
· Внутрикорпоративное информационное обеспечение;
· Коллективное посещение культурно-массовых, спортивных, развлекательных объектов;
· Корпоративное обучение (тренинги, деловые игры, семинары);
· Система повышения квалификации;
· Корпоративные выезды;
· Внутрикорпоративные конкурсы и турниры;
· Корпоративные праздники;
· Дни рождения (конкретных лиц, подразделений, всей организации);
· Материальное и моральное стимулирование.
Таким образом, мы видим, что инструментарий внутрикорпоративного PR – это совокупность информационно-аналитических ресурсов и организационно-обучающих мероприятий.
Охарактеризуем некоторые из них более подробно.
Внутрикорпоративное информационное обеспечение позволяет персоналу организации не только быть в курсе ее сегодняшних будней, стратегии развития и проблематики, но и вольным или невольным участником и оценщиком происходящих событий в ней, то есть налицо – фактор вовлечения (в активной или пассивной формах) сотрудника в различные процессы жизнедеятельности своего учреждения. Знакомство с различными фактами и событиями (информирование), их обсуждение с коллегами (коммуникация) способствуют коллективной адаптации, консолидации интересов, заинтересованности в жизнедеятельности своей организации, что уже само по себе является элементом формирования корпоративной культуры.
Еще недавно ведущими информационными механизмами в этом плане были корпоративные газеты (их роль и сегодня остается достаточно важной, но, корпоративные издания имеют далеко не все государственные органы и учреждения), стенгазеты, радиоточки, информационные доски с наклеенными или приколотыми информационными листками различного содержания – от объявлений и приказов до событийной информации. Сегодня, учитывая динамику развития цивилизации в условиях научно-технического прогресса, самым эффективным информационным механизмом внутри организации является внутренняя компьютерная сеть – Intranet.
К информационному инструментарию относятся:
1) доска объявлений: традиционная или электронная. На ней можно размещать информацию как для сотрудников (новости, принятые руководством решения, поздравления с ДР, информацию о новых сотрудниках, передовики, информация СМИ, с различных мероприятий), так и для посетителей: расписание работы организации, список кабинетов, ФИО и телефоны должностных лиц, образцы документов для заполнения, вышестоящие инстанции и т.д.
2) Внутренняя компьютерная сеть – Intranet. Не стоит путать такоеобеспечение с официальным сайтом организации. Оно касается только корпоративных отношений, событий и внутренней жизнедеятельности и не предназначено для сторонних лиц.
Интерфейс такого Intranet-издания можно разработать самостоятельно, важно чтобы оно соответствовало и названием и дизайном, и контентом профилю деятельности учреждения. Наполнять контент следует информацией, которая оперативна и востребована персоналом: официальные материалы – приказы, распоряжения, кадровые и структурные изменения, перемещения и пр. Здесь могут быть представлены высказывания, комментарии руководителей по тем или иным проблемам работы, некие точки зрения, дискуссии по проблематике работы учреждения, справки, отчеты, объявления, консультации, поздравления и т.д. Разумеется, события внутренней жизни организации должны также найти отражение в этом издании. Еще – дружеские шаржи, юморески, творческие опусы членов коллектива. Посредством такого издания можно организовывать любые внутрикорпоративные конкурсы и состязания, вовлекая значительные массы людей.
Как и любая система, Интранет имеет свои достоинства и недостатки.
Очевидная выгода: высокая производительность при совместной работе над какими-то общими документами или проектами; лёгкий доступ персонала к базе данных, гибкий уровень взаимодействия (как по вертикали, так и по горизонтали), высокая оперативность и т.п. Недостатки: может быть взломана и использована в целях хакера, лёгкий доступ к данным может спровоцировать их утечку, скажем, в СМИ через недобросовестного сотрудника, требует больших расходов на разработку и администрирование.
3) Сайт ОГВУ. Подробно было рассмотрено на предыдущих занятиях. Здесь лишь отметим, что содержание сайтов ОГВУ лимитированы нормативно-правовыми актами.
4) Внутрикорпоративные СМИ – совокупность медийных средств ОГВУ – газеты, журналы, бюллетени, радио, видеоблоги. Их используют с определённой периодичностью для информирования как внутренних, так и внешних целевых аудиторий. Содержание определяется задачами, поставленными перед коллективом ОГВ. Усреднённые рекомендации заключаются в следующем: 50% - оперативная и актуальная информация по организации: приказы, распоряжения и др.нормативные док-ы; новые задачи, которые поставлены перед организацией вышестоящим рук-ом; реализация программ, бюджета. 30% - информация о положении сотрудников: льготы, премии, условия труда, обучение, повышение квалификации. 20% - развлекательная программа: прогноз погоды, анекдоты, поздравления юбиляров и т.д. выход 2 р. в нед. или раз в 2 нед. Электронная версия такой газеты вывешивается на сайт организации.
В журнале, в отличие от газеты, больше аналитических материалов, выход – 1 р. в мес., в 2 мес. Как правило, корпорат.издания – результат совместного творчества отдела по СО и аутсорсинговой компании. За организацией – концепция, содержание, распространение. Аутсорсинговая компания – от дизайн-макета до печати.
Например, МЧС издаёт газету «Спасатель» и 4 журнала: «Пожарное дело», «Гражданская защита», «Вестник МЧС», «Противопожарный и спасательный сервис». Имеет корпоративный телересурс в Рунете – «МЧС 112 ТВ» и разветвлённую систему СМИ в восьми регионах России. Обширную сеть корпоративных медиа имеют и государственные корпорации. Например, госкорпорация «Росатом» (http: www.rosatom.ru/) кроме цветной газеты «Страна Росатом» и информационно-аналитического журнала «Вестник Атомпрома», вывела на главную страницу своего сайта видеоблог и радио «Страна Росатом». Госкорпорация работает на аутсорсинге и ИА «Атомные связи», которое осуществляет информационную, маркетинговую и международную поддержку организациям атомной отрасли.
Аналитический инструментарий:
Анкетирование – одно из средств получения информации для выявления корпоративного здоровья организации. Анонимное исследование, результаты которого впоследствии анализируются.
Электронная приёмная руководителя организации. Это виртуальная площадка, которая содержит 1 или несколько страниц в интранете. Эта приёмная запрограммирована для исполнения функций, связанных с приёмом обращений сотрудников организации, размещения директивной, справочной и иной информации. Такой вид внутренней коммуникации может использоваться для того, чтобы предварительно записаться на личный приём к руководителю, направить ему сообщение, задать любой вопрос. В некоторых приёмных даже делают специальную полочку (раздел на странице) – «Кладезь / копилка идей», куда сотрудники могут сбрасывать свои новаторские соображения по улучшению работы организации, нестандартному решению стоящих перед организацией задач. Наиболее ценные и реализованные идеи из копилки поощряются руководством материально и морально.
На страничке ЭП может публиковаться подборка ответов на часто задаваемые вопросы. Работа ЭП имеет смысл лишь в том случае, если PR-специалист совместно с секретарём руководителя и с привлечением др.лиц обеспечит оперативное реагирование на запросы сотрудников.
Почтовый ящик.
«Горячая / прямая линия» с руководителем организации. Как правило, этот инструмент используется для работы с внешними ЦА (например, есть единая справочная служба Минздравсоцразвития по вопросам ВИЧ-инфекции). В работе с внутренней аудиторией «горячая линия» преследует цель оперативного обсуждения актуальных для данной организации проблем служебного характера. Это может быть посредством прямого телефона руководителя, посредством конференц-связи, Интранет, Skype.
Какими бы каналами ни пользовались сотрудники, PR-специалист должен понимать, что обратная связь не только делает вертикальную коммуникацию внутри органа госуправления завершённой и полноценной (сверху вниз и снизу вверх), но и позволяет постоянно держать руку на пульсе корпоративного настроения и самочувствия, в оперативном режиме удовлетворять информационные потребности и запросы сотрудников. Это позволяет поддерживать в коллективе оптимальный коммуникационный баланс, благоприятный информационно-психологический климат, создавать ощущения единства, сплочённости, повышать дисциплину.
Организационный инструментарий:
Встречи руководства с коллективом. При условии правильной подготовки этой встречи – 1 из наиболее эффективных каналов внутрекорпоративной коммуникации. Главная цель такой встречи – способствовать диалогу между руководством и служащими. Следить за тем, чтобы диалог не перерос в монолог руководителя.
Коллективное посещение культурно-массовых, спортивных, развлекательных объектов предполагает наличие желания, времени и воли коллектива (либо его части) участвовать в таких мероприятиях. Идея таких мероприятий содержится в формировании корпоративной сплоченности, особенно если по характеру основных обязанностей люди объективно разобщены. Готовя посещение некоего объекта необходимо учитывать увлечения и интересы людей, чтобы такое мероприятие носило познавательный и рекреативный характер, а не походило на формальность, в котором участвуют только из-за решения руководства, пошедшего якобы на поводу подразделения по связям с общественностью.
Так, организовывая коллективное посещение музея (например, бриллиантовые или золотые кладовые Эрмитажа) персоналом организации или гостями организации, следует учитывать и интересы, вкусы участников экскурсии, внутрикорпоративные цели и т.д.).
Корпоративные выезды считаются одним из самых распространенных видов внутрикорпоративных мероприятий и, на наш взгляд, наиболее активно и позитивно воспринимаемых коллективом учреждения. Это могут быть выезды без какого-либо официального или формального повода либо связанным с таковым, например, коллективная встреча масленицы.
Стандартными корпоративными выездами являются выезды выходного дня в дома загородного отдыха, кемпинги, профилактории, а также выезды для отмечания дней рождения организации или некого лица, выезды на шашлыки, на внутрикорпоративный спортивный турнир (мини-футбол, волейбол, лыжные гонки и пр.). Программа таких мероприятий составляется подразделениями по связям с общественностью и ими же осуществляется, разумеется, с непременным условием включения приемлемых и выполнимых пожеланий и предложений от участников выезда.
Корпоративные праздники ( НГ, 8 марта 23 февраля ), а также день рождения организации являются одной из самых распространенных форм внутрикорпоративной работы, имеющих особое притяжение и востребованность в любом коллективе.
Роль служб по связям с общественностью здесь сводится к умелой помощи и координации в организации таких событий, за исключением особо знаковых дат, которые рассматриваются как специальное мероприятие (например, юбилей организации, о чем уже говорилось выше). Чтобы корпоративный праздник или день рождения не сводились к чисто гастрономическому интересу, уместно разработать некую программу или сценарий его проведения таким образом, чтобы праздник был интересным и веселым. При этом нельзя забывать о необходимой пафосности события, чтобы не превратить все в смешное шоу, мало сочетающееся с корпоративным событием. Соблюдение грани между развлечением и деловым общением.
Если это профессиональные праздники, памятные даты, дни рождения сотрудников, то обязательным атрибутом и заботой PR-специалиста должны быть подготовка текста поздравления от имени руководства и публичность. Например, в случае персональных поводов (ДР, проводы на пенсию, рождение ребёнка) и при наличии соответствующего помещения (актовый зал, большая переговорная) необходимо собрать коллектив (желательно в первой половине дня), поздравить виновника торжества, вручить красиво оформленный текст поздравления и подарок.
Уместно будет, если официальный текст руководства дополнят неформальные поздравления коллег, которых надо заранее предупредить.
Культурно-спортивные мероприятия. Соревнования по различным и доступным большинству сотрудников видам спорта (плавание, лыжные кроссы, теннисные, шахматные турниры), выезды на природу.
Конкурсы и викторины. Например, номинации «лучший коллега месяца», «Новичок года», «Открытие года», «Самый элегантный / вежливый сотрудник». Конкурсы детских рисунков (фотографий, стихов, забавных случаев) по теме: «Мои родители работают в..».
Обучающе-стимулирующий инструментарий. Также способствует укреплению доверия, уважения и лояльности сотрудников организации, благодаря патронажной функции последней. Данная функция закреплена в ст.41 ГК РФ и рассматривается как регулярное оказание помощи сотрудникам в реализации их прав на профессиональное совершенствование и его адекватной оценке со стороны работодателя. У сотрудника формируется стереотип, лежащий в русле системы ценностей: «Организация уважает и заботится обо мне - я уважаю организацию.
В этот инструментарий входят:
1) Система повышения квалификации. Наиболее популярны краткосрочные программы, как правило, на 72 часа. Выпускнику даётся сертификат о повышении квалификации, что будет способствовать его карьерному росту.
2) Стажировка или обмен опытом (практическое применение знаний). Если повышение квалификации – это прирост новых теоретических знаний, то, стажировка это капитализация практических навыков госслужащего. Он становится носителем и распространителем чужого передового опыта. Этот сотрудник имеет больше шансов предлагать новаторские идеи, технологии. Особую ценность представляет зарубежный опыт функционирования ОГВУ.
3) Корпоративное обучение (тренинги, деловые игры). Занятия проводятся под руководством опытного тренера-консультанта (coaching) и финансируются ОГВУ. Тренинги могут проводить частные консалтинговые агентства (Русская школа управления, клуб «Гармония успеха») и авторитетные высшие учебные заведения (МГУ, НИУ Высшая школа экономики).
Цель тренингов – либо корректировка недостатков в профессиональной деятельности (например, частые конфликты при общении с гражданами пожилого возраста), либо развитие дополнительных навыков, требующих решения новых задач (например, использование электронных платёжных систем в Сбербанке).
4) Материальное и моральное стимулирование. Здесь важно найти правильное соотношение между этими инструментами. Её решение зависит от многих факторов, в первую очередь, от финансовых ресурсов организации, позиции руководства, от материального положения отдельных категорий сотрудников. Предложить конкретные пропорции в соотношении материальных и нематериальных стимулирующих инструментов невозможно. Поэтому перечислим возможные варианты, из которых специалист по СО сам выберет те, которые будут работать в конкретной организации с конкретными сотрудниками.
Арсенал стимулирующих средств:
ü Обязательная медицинская страховка для всех.
ü Оплата (полная или частичная) мобильной связи, транспортных расходов, учебного отпуска и т.д.
ü Поощрение сотрудников турпутёвками, оплатой спортзалов.
ü Благодарность, грамоты, фотография на доске почёта.
ü Бонусы за отказ от курения, за знание второго иностранного языка, отсутствия больничных, брака в работе.
ü Подарки на ДР, к праздникам, в том числе, детям (билеты на ёлку).
ü За рационализаторские предложения отдельные бонусы.
ü Нормированный рабочий день для сотрудницы с маленькими детьми, для матерей-одиночек – материальные стимулы.
ü Карьерный рост: предоставление руководящих постов только сотрудникам компании, проработавшим в ней не один год.
И другие. Список открыт и нуждается в продолжении.