Основания внедрения компьютерных технологий в практику архивного дела.
Появление компьютера, а затем развитие информационных технологий, основанных на все возрастающих возможностях, предоставляемых компьютерной техникой, не могло не оказать влияния и на архивное дело. Современные архивы всего за каких-нибудь четыре — четыре с половиной десятилетия проделали путь от первых попыток применения компьютеров для автоматизации поиска архивных документов до использования широкого спектра компьютерных технологий при комплектовании, учете, обеспечении сохранности документов при создании и совершенствовании системы поисковых средств к архивным документами и фондам и научной информации и использовании документов. Применяются компьютерные технологии и для публикации документов. И, разумеется, без компьютерных технологий сегодня немыслим ни архивный менеджмент, ни текущее делопроизводство и финансово-бухгалтерское обеспечение работы архивов.
Несмотря на то что архивное дело, по определению, отличается известным консерватизмом, современные информационные технологии прочно вошли в жизнь современных архивов. В настоящее время без этих технологий немыслимо практически ни одно из направлений архивной деятельности, а владение этими технологиями стало необходимой частью профессиональной квалификации архивных работников.
Компьютерные технологии стали применяться для создания новых средств информации об архивных документах, а затем и для создания электронных копий этих документов. Появление и распространение принципиально нового вида документации — электронных документов — поставило перед архивами задачи по комплектованию этими документами и их хранению.
Таким образом, в настоящее время основными направлениями применения современных информационных технологий в архивном деле являются:
- создание электронных справочно-поисковых средств (НСА) к архивным документам;
- создание системы автоматизированного учета архивных документов;
- создание электронных копий архивных документов;
- комплектование архивов электронными документами;
- обеспечение сохранности электронных документов в архивах;
- создание электронных средств информации об архивах и средств популяризации архивных документов (виртуальные выставки документов и т.п.);
- создание электронных публикаций архивных документов.
В Российской Федерации действует комплексная «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011—2020 гг.», разработанная Федеральным архивным агентством. Этой программой руководствуются государственные архивы России в своей повседневной деятельности по внедрению современных информационных технологий.
ГАС «Правосудие». Программное изделие ПИ «Архивное дело», модули.
Государственная автоматизированная система Российской Федерации «Правосудие» (ГАС Правосудие) — информационная система, предоставляющая свободную информацию о судебном делопроизводстве в России.
Гас суд создан для информационного обмена сведений о судопроизводстве между гражданами страны и государственными учреждениями.
Служба в первую очередь контролирует законность выносимых решений судебной коллегией и качество регистрации процессуальных документов. Также платформа сокращает период рассмотрения подсудных дел, повышая эффективность судопроизводства путем экономии времени на передачу и обработку персональных данных заявителей.
Основными целями гас рф правосудие поиск удаленного формата, являются:
Проведение объективного анализа в структуре криминалистики;
Повысить уровень информационного обмена между судебными подразделениями страны и следственными органами Российской Федерации;
Улучшить ресурсное обеспечение работоспособности судов посредством эксплуатации удаленной аналитической поддержки;
Повысить порог реагирования судей на подачу процессуальных документов в Судебный Департамент;
Сократить сроки подачи информации для административного управления.
МОДУЛЬ “АРХИВНОЕ ДЕЛО”
Модуль предназначен для автоматизации учета и выдачи хранимых на складе архивных бумажных документов. Модуль позволяет вести учет дел и коробов с делами, контролировать их хранение на складе, работать со сдаточными описями и запросами на выдачу. Модуль предоставляет возможности по созданию и хранению сопроводительной документации (акты, описи, карты сбора и т.д) на всех этапах работы с архивными материалами. Помимо учета собственных документов организации, модуль позволяет полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.
3.Планирование работы архива суда.
10.2. Планирование работы и отчетность архива
10.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел в архив.
10.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
10.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.
10.2.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
10.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.
5.Организация проверок в архиве суда.
4.7.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
4.7.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.
4.7.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
4.7.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
4.7.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 22).
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
4.7.6. Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
4.7.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
4.7.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
4.7.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях рекомендуется:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
4.7.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.
4.7.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.