Дать определение следующим терминам:
ГАС «Правосудие» - это территориально распределенная автоматизированная информационная система, предназначенная для формирования единого информационного пространства судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, обеспечивающая информационную и технологическую поддержку судопроизводства на принципах поддержания требуемого баланса между потребностью граждан, общества и государства в свободном обмене информацией и необходимыми ограничениями на распространение информации.
программное изделие «Архивное дело» ГАС «Правосудие» позволяет обеспечить автоматизацию функциональных обязанностей работников аппаратов судов: ведение номенклатуры дел; формирование и оформление дел; прием дел на архивное хранение; систематизация дел и документов в архиве; поиск дел и документов; выдача дел во временное пользование,
контроль движения дел; проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению); ведение сводных описей дел.
модуль АМИРС разработан в целях автоматизации процесса судебного делопроизводства на судебных участках, организации электронного документооборота и ведения электронных архивов судебных решений, а также обеспечения автоматической «выгрузки» судебных решений на сайты мировых судей в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
ПК «САД» обеспечить оперативный поиск документов в архиве, а также формирование необходимых справок, выписок, копий и информации справочного характера, предполагает создание архивных номеров, которые присваиваются судебным делам при их передаче на архивное хранение.
планирование работы архива суда — процесс, позволяющий оптимально распределить кадровые и материальные ресурсы суда в целях обеспечения комплектования и сохранности документов в архивах судов в соответствии с действующим нормативным правовым регулированием и комплексом документов информационно-методического обеспечения.
контроль соблюдения законодательства в архивном деле — деятельность уполномоченных органов, в пределах своей компетенции, по осуществлению проверки за правильным применением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
проверка ведения архивного дела — проведение совокупности мероприятий, направленных на удостоверение степени соответствия исследуемых объектов контроля в сфере архивного дела действующим нормативным требованиям и рекомендациям, а также выработке рекомендаций и оказания практической помощи ответственным должностным лицам аппаратов судов.
Составить и заполнить таблицу:
1 столбец: Виды контрольных мероприятий:
2 столбец: Полномочия начальника отдела делопроизводства по контролю работы архива:
3 столбец: Основные обязанности архивариуса:
| Виды контрольных мероприятий: | Полномочия начальника отдела делопроизводства по контролю работы архива | Основные обязанности архивариуса |
| Ревизия Проверка Обследование Экспертиза | организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела; прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера; учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации; подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку; представление информации и взаимодействие со структурными подразделениями аппарата суда по вопросам деятельности отдела; оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи; обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений; выполнение работ с использованием компьютерной и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения судебной деятельности (машинописные, брошюровальные работы, сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением; методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений руководства суда; ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем соответствующего суда положением о приемной суда; организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и т.д.; подготовка, обработка, деперсонификация информации, ее размещение на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в соответствии с распределением председателем суда данных функций ответственным структурным подразделениям и должностным лицам; осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела; осуществление иных функций, отнесенных к компетенции отдела. | Архивариус: 1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. 2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. 3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. 4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. 5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. 6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. 7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. 9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. 10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. 11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. 12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. 13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации. 14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте. 16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции. |