при оформлении электронного билета

В соответствии с п. 2 ст. 786 ГК РФ заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.

Форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации установлена Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации".

Согласно п. 1 Приложения к Приказу N 134 электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее - электронный билет) представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме, и имеют следующую структуру:

- электронный полетный купон;

- электронный контрольный купон;

- электронный агентский купон;

- маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок).

Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции является обязательным.

Формы электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте установлены Приказом Минтранса России 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте".

Согласно п. 1 Приложения к Приказу N 322 электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте (далее - электронный билет) используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании или в пригородном сообщении, в котором информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:

- маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации");

- посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Это следует из Писем Минфина России от 01.10.2013 N 02-06-05/40725, от 14.01.2014 N 03-03-10/438 (направлено ФНС России для сведения и использования в работе нижестоящим налоговым органам Письмом от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897), ФНС России от 12.10.2012 N АС-4-2/17308.

В случае если посадочный талон утерян, расходы по проезду могут быть подтверждены архивной справкой. В архивной справке должны содержаться подробные данные (Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость. Справка заверяется печатью агентства (авиаперевозчика). По данному вопросу см. Письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61, от 09.11.2011 N 03-03-07/50, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168.

Документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте").

Такой вывод можно сделать из Писем Минфина России N 03-03-10/438 (направлено ФНС России для сведения и использования в работе нижестоящим налоговым органам Письмом от 05.02.2014 N ГД-4-3/1897), ФНС России N АС-4-2/17308.

Следует отметить, что вышеуказанные документы являются достаточными для подтверждения расходов учреждения в целях налогообложения прибыли, при этом дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется. Указанный вывод следует из Письма Минфина России N 03-03-10/438.

Вместе с тем в Письме N 02-06-05/40725 Минфин России отметил, что для принятия учреждением к учету расходов по проезду документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного билета, также являются документы, подтверждающие оплату работником электронного билета, в том числе третьим лицом по поручению и за счет работника.

Такими документами, например, могут быть:

- электронный документ (выписка из электронной системы платежа), подтверждающий осуществление работником учреждения электронного платежа (в случае совершения операции по оплате электронного билета с использованием банковской карты);

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов;

- подтверждение кредитной организацией, в которой открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета.

Указанный вывод можно сделать из Писем Минфина России от 05.06.2009 N 02-06-10/2282, от 05.02.2010 N 03-03-07/4, от 14.12.2011 N 02-06-10/5584.

Считаем, что во избежание возможного конфликта с контролирующими органами перечень документов, которые работник должен приложить к авансовому отчету, следует установить в учетной политике учреждения.

См. образец учетной политики бюджетного учреждения здравоохранения.

См. образец учетной политики автономного учреждения образования.

Следует иметь в виду, что распечатки маршрут/квитанции электронного билета и багажной квитанции не защищены от подделок и не содержат личных подписей, печатей, удостоверяющих подлинность документа. Поэтому представление документов для подтверждения и возмещения расходов, произведенных работником учреждения, целесообразно сопровождать его личным заявлением (заявительной надписью на документе), содержащим уведомление о приобретении маршрут/квитанции электронного билета непосредственно работником учреждения, его личную подпись и дату (например: "Прошу компенсировать расходы, произведенные мною в размере 5000 руб. Иванов П.А., 05.06.2014"). Такая позиция изложена в Письме Минфина России N 02-06-10/5584.

Что касается электронного билета на автобус-аэроэкспресс, отметим следующее.

Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 116 "Об установлении формы электронного многоцелевого документа" установлена форма электронного многоцелевого документа. Пунктом 2 Приказа N 116 определено, что квитанция электронного многоцелевого документа является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Так, в соответствии с пп. 1 п. 1 Приложения к Приказу N 116 в структуру электронного многоцелевого документа входят:

- электронный стоимостный купон;

- электронный контрольный купон;

- электронный агентский купон;

- квитанция.

Наличие электронного стоимостного купона и квитанции является обязательным.

Согласно пп. 2 п. 1 Приложения к Приказу N 116 квитанция обязательно оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру/лицу, оплатившему услугу. Квитанция является документом строгой отчетности.

На основании изложенного считаем, что для принятия к учету расходов в части приобретения билетов на автобус-аэроэкспресс работником должна быть представлена квитанция электронного многоцелевого документа.

В случае оформления авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке в целях исчисления налога на прибыль организаций не требуется делать их построчный перевод. Что касается налога на добавленную стоимость, то реквизиты указанных документов, необходимые для применения вычета по налогу на добавленную стоимость, должны быть переведены на русский язык (Письма ФНС России от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@, Минфина России от 01.10.2013 N 03-07-15/40623 (доведено до сведения налогоплательщиков Письмом ФНС России от 17.10.2013 N ЕД-4-3/18593@)).

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения

по принятию к учету командировочных расходов

--------------------------------

<*> Применяется соответствующий код группы и вида синтетического счета 109 00 "Затраты на изготовление продукции, выполнение работ, услуг" (109 60 - в части прямых расходов, 109 70 - в части накладных расходов, 109 80 - в части общехозяйственных расходов, 109 90 - в части издержек обращения).

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение (университет) в рамках проведения всероссийского конкурса направляет студентов дневного отделения на научную конференцию в другой город. По каким статьям (подстатьям) КОСГУ отразить в этом случае расходы на проезд, проживание и выплату суточных? Как отразить эти операции в бухгалтерском учете?

Корреспонденция счетов: Работник бюджетного учреждения направлен в служебную командировку на территории РФ сроком на пять дней. Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.

Корреспонденция счетов: Дистанционный работник бюджетного учреждения направлен в пятидневную командировку. Как отразить в учете учреждения возмещение командировочных расходов дистанционному работнику, если местом командирования является место нахождения учреждения? Денежный аванс на оплату расходов по найму жилого помещения, транспортных расходов и расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных), перечислен ему на его расчетную (дебетовую) банковскую карту.

Другие ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения расчеты с работником по командировочным расходам, если он по окончании командировки представил вместе с авансовым отчетом счет на оплату услуг гостиницы, в котором стоимость завтрака выделена отдельной строкой?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником остатка аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты понизился.

Бухгалтерские записи автономного учреждения

по принятию к учету командировочных расходов

--------------------------------

<*> Применяется соответствующий код группы и вида синтетического счета 109 00 "Затраты на изготовление продукции, выполнение работ, услуг" (109 60 - в части прямых расходов, 109 70 - в части накладных расходов, 109 80 - в части общехозяйственных расходов, 109 90 - в части издержек обращения).

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение (университет) направляет студентов дневного отделения на студенческий фестиваль в другой город. По каким статьям (подстатьям) КОСГУ отразить в этом случае расходы на проезд, проживание и выплату суточных? Как отразить эти операции в бухгалтерском учете?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения выплату командировочных расходов работнику, направленному в служебную командировку на территории РФ сроком на 10 дней? Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения командировочные расходы работника, в том числе расходы на оплату услуг бизнес-зала в аэропорту? Денежные средства под отчет на оплату командировочных расходов перечислены ему на его расчетную (дебетовую) банковскую карту.

Другие ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: По приказу руководителя автономного учреждения работник направлен в служебную командировку сроком на один день. Автономным учреждением для командированного работника приобретены железнодорожные билеты к месту служебной командировки и обратно. Оплата билетов произведена авансом с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения возврат работником остатка аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты понизился.

4.2. Бухгалтерский учет курсовых разниц при выдаче под отчет