Создание Альбома представляет собой комплекс задач по унификации текста (содержания) и бланка (формы) документа.




Разработка унифицированных форм документов производится во взаимоувязке с работами по унификации входящих в них показателей, их упорядочением и классификацией с учетом действующих общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и локальных классификаторов.

Результатом разработки является эталонный массив унифицированных форм кадровых документов (образцов), представляющих собой бланки с текстом, содержащим постоянную для данного документа информацию, и электронный вариант этого же массива. Каждая унифицированная форма (в том числе и на бумаге) содержит номер, закрепленный за ней в Табеле, и имя файла, в котором она записана, в качестве обязательных реквизитов оформления. Это же имя файла помещается и в соответствующую графу Табеля унифицированных форм.В тех случаях, когда форма кадрового документа утверждена нормативным правовым актом органа государственной власти, дополнительная унификация его текста не производится. Такой, например, является форма трудовой книжки, контракта.

В остальных случаях наиболее трудоемкая часть работы над Альбомом – это унификация текста.

 

Сложные комплексы.

Документальный фонд – совокупность документов, образованных в деятельности юридического или физического лица. Такое лицо называется фондообразователем. Признаками фондообразователя являются:

Ø его организационная (функциональная) обособленность, которая отражается в наличии правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;

Ø наличие самостоятельного баланса (сметы);

Ø наличие расчетного счета в банке;

Ø наличие штатного расписания, печати, собственных бланков;

Ø для физического лица – наличие документов, создаваемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.

Архивный фонд – это учетная классификационная единица НАФ Республики Беларусь, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, оформленные или сложившиеся по определенным основаниям.

Согласно Закону «О НАФ» архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.

Архив по Закону «О НАФ» – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (по определению не разницы между архивом и архивным фондом. В теории архивоведения считается, что архив – это учреждение, а совокупность документов – это архивный фонд).

Национальный архивный фонд – по определению «созданные на территории Республики Беларусь в разные исторические эпохи» – неточная формулировка.

Разновидностью архивного фонда является архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образованных в деятельности одного юридического лица.

А рхивный фонд личного происхождения (иногда используется термин «личный фонд», «личный архив» (личный архивный фонд правильно), что является недопустимым), состоящий из документов, образованных в процессе жизнедеятельности лица, семьи, рода.

Персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, в которые включены документы этих деятелей вне зависимости от того, к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах.

Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторические и (или) логически обусловленные связи:

ü однородность и преемственность деятельности;

ü подчиненность;

ü единство объекта и времени деятельности и др.;

ü для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи и отношения.

Например, объединенный архивный фонд первичных и комсомольских организаций.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному (название вида документа), объектному, авторскому и другим.

Пример: В негосударственных организациях определены сроки хранения по 3 графе перечня, [как и организации???].

В перспективе хранить эти документы негосударственных организаций, особенно если они будут ликвидированы, бессмысленно. Чтобы обеспечить в НАФ информацией о негосударственных организациях может быть образована в перспективе коллекция: коллекция уставов негосударственных организаций.

Архивные коллекции делятся на:

§ поступившие в архив в уже сложившемся виде;

§ образованные в самом архиве из отдельных документов.

Термин «архив» по Закону «О НАФ» употребляется в двух значениях. Однако в настоящее время от понятия архив как совокупность документов уходят.

 

3. Управление документационными процессами.

Объективные факторы роста объемов информации и увеличения количества документов:

Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов,— создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв "документационной активности" общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.

Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации — внедрение технологических средств в управленческий труд: в 60-х гг. — множительный, а с 70-х гг. — электронно-вычислительной техники. Соблазнительная возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов дала свои плоды — объём документации (и соответственно расходование бумаги) резко увеличился.

Следующая объективная причина — свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.

 

Правовое регулирование процессов документообразования.

Возможности регулирования процессов документообразования в определенной мере связаны с регламентацией документационных процессов в социально-экономических системах управления. Эта регламентация отражается в правовых актах. Правовое регулирование процессов документообразования осуществляется на общегосударственном, ведомственном (отраслевом), и локальном (конкретная организация) уровнях.

Формы правового регулирования:

1) на общегосударственном уровне: законодательство Республики Беларусь. Основу нормативной регламентации делопроизводства в современных условиях составляет Примерная инструкция по делопроизводству. Комплексное регулирование жизненного цикла документа осуществляется Инструкцией. Была разработана в соответствие с основополагающими положениями ЕГСД 1974 г. и ГСДОУ. Система НПА регулируется Законом «О НПА» и Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов. [Указ Президента «О подготовке НПА» №369, «Об обращениях граждан», «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан [(2007 г.)].

В ряде нормативных актов содержатся единичные нормы. Например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда, предполагает уничтожение испорченных бланков трудовых книжек по акту и устанавливает форму такого акта. В этот ряд – технические НПА (государственные стандарты, 12.21-2000 «Документы электронные …, классификаторы, унифицированные системы документации, УСОРД, тарифно-квалификационные справочники (ЕКТС)).

2) на отраслевом уровне (ведомственном): типовые инструкции по делопроизводству. Ведомственные инструкции по делопроизводству для организаций данной системы на основе Примерной инструкции по ДП. Имеют типовой и примерный характер. Типовая – жесткое регламентирование. Примерная – границы (на карточках, журналах. Можно выбрать одно), примеяются и типовые номенклатуры дел, положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан. Эффективным средством в той или иной ведомственной системе является разработка и утверждение головной организацией типовой инструкции по делопроизводству. Она может непосредственно использоваться в однотипных организациях отрасли, либо на ее основе учреждения составляют свои конкретные инструкции. Отраслевые УСД. Отраслевые классификаторы информации и документов. Отраслевые квалификационные справочники должностей работников;

3) уровень организации (локальный): устав организации (положение об организации). Конкретные инструкции по делопроизводству данной организации. В ряде организаций (коллегиальные органы) действуют регламенты, в которых закрепляются в том числе вопросы документирования и организации работы с документами (СМ, Национальное Собрание). Как показывает практика, закрепление именно в регламенте вопросов документирования и организации работы с документами способствует более четкому соблюдению норм и требований (авторитет инструкции по делопроизводству во многих организациях крайне низок). Блок организационных документов: положения о структурных подразделениях (положение о Службе ДОУ), должностные инструкции работника. Следует вспомнить табели, альбомы форм документов, классификаторы направлений деятельности организации и т.п. Они утверждаются руководителем и приобретают статус правовых актов.

 

Современные организационные формы службы делопроизводства.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

· снизить стоимость делопроизводственных операций;

· улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

· обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

· использовать прогрессивные и производительные технические средства;

· обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-26 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: