Угроза террористического акта
Акция, направленная на принуждение администрации учреждения культуры (архива) выполнить конкретные требования террористов или на привлечение внимания общественности и прессы к определенным личным или общественным проблемам, поставила архивы с конца 1990-х гг. перед необходимостью антитеррористической защищенности. Поэтому в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О мерах по противодействию терроризму» от 15 сентября 1999 г. № 1040 по согласованию с МЧС России был принят План неотложных мероприятий по усилению безопасности федеральных архивных учреждений, утвержденный приказом Росархива от 20 сентября 1999 г. № 43. Руководителям уполномоченных органов в области архивного дела субъектов Российской Федерации в срочном порядке было направлено инструктивное письмо «О необходимых мерах антитеррористической защиты объектов» от 22 сентября 1999 г. № 5/818-К. Приказом Росархива от 28 марта 2001 г. № 24 утвердили согласованную с ГПС МЧС России Примерную инструкцию о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях[8] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>.
Физическое повреждение
Степень риска физического повреждения документов к концу 1990-х гг. достигла кризисного состояния[9] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>. Ускорился быстротекущий процесс ухудшения состояния, качественных характеристик основы и текста документов, в том числе ранее отреставрированных: сказались массовое применение при создании документов низкосортной бумаги, клея, нарушения нормативных режимов хранения, технологического процесса реставрации и воспроизведения. Негативные явления отмечались на фоне роста общего объема дел в составе Архивного фонда Российской Федерации, неупорядоченных массивов архивных документов, а также отсутствия достаточного финансирования работ. Крайне ограниченные возможности лабораторий пока не позволяют в полном объеме развернуть работы по реставрации и микрофильмированию, организованные с учетом исторической ценности и физического состояния документов. Тем не менее за последние 20 лет в федеральных архивах документы ни разу не снимались с учета по причине их неисправимого повреждения, поскольку было обеспечено соблюдение основного принципа теории и практики архивного дела: дифференцированного, избирательного подхода с учетом приоритетов ценности, природы, физического состояния документов[10] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>. Нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов хранения документов поддерживаются с помощью специальных средств (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.); светонепроницаемых и светорассеивающих штор на окнах; защиты от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака); электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия. Определяющее значение для создания оптимальных климатических условий хранения документов имеет проектирование здания самого архива как объекта защиты в удалении от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), и др.[11] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>
Угроза хищений
Угроза хищений документов, в том числе с целью вывоза их за рубеж, усилилась в последние десятилетия из-за высокой стоимости архивных раритетов на антикварно-букинистическом рынке[12] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>. Объектами хищений стали как целостные единицы хранения (дела, альбомы, книги и т.д.), так и обособленные документы, марки, печати, автографы и др. Правда, хищения в архивах страны отмечались и прежде[13] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>. К сожалению, действующая система нормативного регулирования вопросов утрат и хищений[14] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/> по-прежнему не в полной мере обеспечивает защиту архивных документов из-за несовершенства правоприменительной практики наказаний за хищения документов и иные противоправные действия, повлекшие утрату документов[15] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>.
В защите от хищений важную роль играет система контроля доступа к документам (СКД), т.е. продуманное выделение в помещениях архива зон разной степени доступности (не менее трех): зона А - открытая публике (включая приемные и справочные помещения; читальные, выставочные, конференц-залы); зона Б - закрытая доступу публики (хранилища, лаборатории, мастерские; помещения для проведения работ по приему, описанию, учету, экспертизе документов); зона В - с контролируемым доступом (служебные кабинеты и помещения, являющиеся связующим звеном между зонами А и Б). Желательно выделять отдельную зону Г для хранения особо ценных архивных комплексов. Технические средства защиты, строго ограниченное число сотрудников, вход через пост охраны без сумок и верхней одежды позволяют обеспечить в этой зоне наиболее высокую степень защиты от угроз архивным документам. Основными элементами подобных систем являются считыватели, установленные на входах в зоны безопасности, и магнитные карточки, которые точно идентифицируют своих владельцев и уровень доступа в охраняемые зоны. СКД ведет централизованный сбор информации о входивших в зоны лицах. Принцип деления на зоны безопасности является классическим в теории защиты информации и доказал свою эффективность на многих секретных военных объектах страны.
Технические меры защиты документов от хищений в зонах повышенного риска включаются в единую систему безопасности наружного и внутреннего пространства архива с учетом его архитектурно-планировочных особенностей. Эти средства можно условно разделить на три группы.
Первая группа технических средств защиты позволяет зафиксировать кражу документа до момента его выноса за пределы охраняемого пространства. Это системы видеонаблюдения, устанавливаемые в читальных залах, хранилищах, других помещениях, где нет интенсивного потока людей. Они способствуют эффективному контролю за работой с документами, в частности с их помощью, при наличии достаточного масштаба изображения на мониторе, возможно, обнаружить калькирование, наложение листов, записи на документах и др. Наиболее популярны средства наружного и внутреннего наблюдения за выносом материалов из здания. Кроме них в архивах с успехом могут применяться разнообразные электронные детекторы, фиксирующие вибрации от повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков) и включающие сигнал тревоги, а также магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при открывании. Не столь распространены, но не менее эффективны следящие системы инфракрасного луча, реагирующие на его пересечение какими-либо предметами и осуществляющие контроль по периметру здания, в коридорах и других помещениях; ультразвуковые передатчики, генерирующие волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего; микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенные с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контролеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания); средства защиты документов в выставочных залах, ориентированные на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия; сигнализирующие устройства (датчики), прикрепляемые к объекту защиты - делу (документу, обложке), и специальное оборудование, реагирующее на сигнал датчика (при проносе мимо турникетов документа, оснащенного сигнализирующим устройством, включается сигнализация). Для обнаружения и предотвращения хищения документов используются различные пломбы, позволяющие обнаружить факты вскрытия контейнеров с документами. Такой способ защиты предполагает ежедневные проверки целостности пломб сотрудниками архива.
Вторая группа технических средств защиты предохраняет документы от подмены. К ней относятся средства скрытой маркировки документов, позволяющие точно определить принадлежность того или иного документа определенному архиву и его подлинность. Среди них нанесенные маркером бесцветные ультрафиолетовые метки; они не видны невооруженным глазом и проявляются только в ультрафиолетовых лучах, а отмеченные таким маркером объекты невозможно спутать и сложно подменить. Изотопная смесь может быть добавлена к чернилам принтера, наносящего штрих-код, к упаковке, к бумаге самоклеющейся этикетки и т.д. Это изотопное штрих-кодирование - способ, существенно повышающий степень защиты документов, поскольку подделать такой штрих-код практически невозможно. Для скрытой маркировки также используются водяные знаки, вкрапления, микронити, планшеты, цветные сетки, магнитные краски, голограммы. Средства защиты устанавливаются не только на дела и документы, но и в местах их хранения (стеллажах, упаковочных коробах и др.). Наличие знака или следов его намеренного уничтожения - важное доказательство принадлежности документа архиву, свидетельство против похитителя в суде. Маркировка сама по себе не защищает документ от хищения. Хотя техника нанесения на документ невидимых скрытых знаков довольно проста, многие архивы по-прежнему неохотно идут на эту меру, считая метку искажением оригинала документа, а затраты времени и денег - чрезмерными. Применение скрытой маркировки в большинстве случаев целесообразно лишь для особо ценных документов.
Третья группа средств защиты помогает изобличить преступника, если ему удалось выкрасть документ. К ним относятся метки, следы красящего химического вещества, которые остаются на руках или одежде злоумышленника, могут служить основанием для его задержания и доказательством вины в суде (такая маркировка предназначена для обнаружения лица, совершившего противоправные действия - кражу, несанкционированное проникновение в помещение). На ряде закрытых объектов применяются химические ловушки с выбросом красящей компоненты с помощью миниатюрного пиротехнического заряда, приводимого в действие спусковым механизмом электрического или терочного действия. Некоторые ловушки дополнительно укомплектованы сиренами и дымовыми патронами, повышающими эффективность останавливающего воздействия на нарушителя. Однако использование этих специфических средств в архивах весьма проблематично и требует дополнительного изучения. В ряде случаев действенны средства контроля доступа, т.е. установка турникетов со считывающими устройствами на входах/выходах из зон безопасности и выдача специальных карточек-пропусков сотрудникам. Внедрение организационных средств защиты - непременное условие и один из эффективных путей создания на пути преступника многочисленных препятствий, затрудняющих хищение, делающих его крайне трудновыполнимым как для сторонних лиц, так и для персонала архива.
Кадровая ситуация
Фактор опасности в системе обеспечения сохранности документов проявил себя и в кадровой ситуации. С начала 1960-х гг. подбор работников, осуществлявших функции хранения, выдачи, перемещения архивных документов, в связи с низкой оплатой их труда проводился без строгой проверки. Вследствие этого на вспомогательные работы иногда проникали лица с намерениями кражи ценных документов. В 1990-е гг. положение дел в области обеспечения сохранности документов усугубилось вынужденным приемом на хранение огромных массивов необработанных документов ликвидированных министерств и ведомств. В архивах в десятки раз выросли объемы работ при той же, а иногда и меньшей штатной численности. Положение дел осложнилось открытием широкого доступа к документам архивов граждан, развитием международных контактов. Выставочные проекты, подготовка сборников документов, другие формы использования архивной информации за счет внебюджетных средств в ряде случаев осуществлялись с участием работников отделов обеспечения сохранности архивных документов, отвлекая их от исполнения в полном объеме нормативно закрепленных процедур учета и контроля за сохранностью документов. В особенности это касалось проверки наличия ценных вложений и листажа на стадии выдачи-приема дел, что повышало риски их утрат. Неплохие результаты дают выборочная проверка наличия дел и их листажа активно используемых фондов, контроль за сроками возврата дел в хранилища, проверка правильности заполнения исследователями листов использования и других учетных документов.
документ архивный фонд защита
Анализ потенциальных угроз
Анализ названных потенциальных угроз как совокупности факторов опасности и степени риска утрат и уничтожения архивных документов на всех стадиях их хранения и движения является одним из основных элементов организации надежной системы защиты архивных документов. Важно учитывать факторы опасности в их совокупности: время и место потенциального проявления угрозы, площадь возможного действия, масштаб возможных утрат (архивов, фондов, дел, документов), удаленность от средств нейтрализации, человеческий ресурс и др. Так, угрозы по своим масштабам наиболее опасны в архивохранилище, поскольку могут повлечь полную утрату сосредоточенных в помещении архивных документов. В местах проведения микрографических и реставрационных работ, в выставочных залах, на линиях перевозок под действием угроз оказываются обычно небольшие объемы дел, но это, как правило, уникальные, особо ценные, наиболее информативные документы. Результаты анализа позволяют планировать и принимать решения о создании в архиве комплексной системы безопасности как всеобъемлющей системы организационных и технических мероприятий, предпринимаемых для обеспечения своевременного предотвращения, обнаружения и ликвидации угроз и факторов опасности на объекте.
Комплексный характер проблемы обусловливает высокие требования к профессиональной подготовке кадров в области обеспечения сохранности документов. В этом существенно поможет Сборник методических материалов для занятий в системе повышения квалификации работников архивных учреждений[16] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>, подготовленный на базе действующих архивных правил.
Укрепление безопасности хранения архивных документов требует не только пристального внимания и усилий должностных лиц, но и дополнительных научных исследований в области преодоления угроз архивным документам в современных условиях, проведения широкомасштабных экспериментальных работ, изучения отечественного и зарубежного опыта[17] <https://www.polit.ru/article/2010/01/22/egorov/>.
Заключение
В результате прохождения производственной практики на государственном предприятии ОАО «Красмаш» было исследовано обеспечение безопасности документов, находящихся в архиве и организация хранения документов.
Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
В результате прохождения практики были сделаны следующие выводы:
Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации.