Управление разработкой и реализацией проектов
В образовании
Схема 1: Логико-структурный подход к разработке проекта
| АНАЛИТИЧЕСКАЯ ФАЗА | ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ |
| ¨ Этап 1: АНАЛИЗ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН -идентификация групп, отдельных лиц и учреждений, интересы которых проект может затронуть, идентификация их основных ключевых проблем, ограничений и возможностей. ¨ Этап 2: АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ - формулировка проблем, определение причинно-следственных связей и построение древа проблем. ¨ Этап 3: АНАЛИЗ ЦЕЛЕЙ - выведение целей из определенных проблем; определение отношений “средства достижения - конечный результат”, объединение целей в группы и определение стратегии проекта. По проведении анализа ситуации проект должен быть готов для проведения детального планирования... | ¨ Этап 4: ВЫВЕДЕНИЕ ЛОГИКИ УЧАСТИЯ - определение составных частей проекта, проверка его внутренней логики, формулировка целей с точки зрения возможностей их измерения. ¨ Этап 5: УКАЗАНИЕ ДОПУЩЕНИЙ И ФАКТОРОВ РИСКА - выявление условий, могущих оказать отрицательное влияние на выполнение проекта и не поддающихся контролю со стороны менеджмента проекта. ¨ Этап 6: ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЕЙ - определение способов измерения прогресса, достигнутого в выполнении проекта; формулировка показателей; определение средств измерения. ¨ Этап 7: СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА МЕРОПРИЯТИЙ - установление последовательности и взаимозависимости мероприятий, указание их предполагаемой продолжительности; расстановка вех и распределение обязанностей. ¨ Этап 8: СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА РАСХОДОВ - указание требующихся ресурсов, разработка графика расходов, подготовка подробного бюджета. |
Определения.
В ЛСП используется очень специфическая техническая терминология, поэтому важно понимание значений общеупотребительных понятий. Кроме того, различные донорские, организации применяющие ЛСП, пользуются собственной терминологией. Ниже приводится краткое описание терминов. Более подробно их описание дано в глоссарии.
| Текстовая часть | Лежащая в основе проекта стратегия. Текстовое описание логики участия проекта на каждом из четырех уровней используемой ЛСП "иерархии целей". |
| Общая задача | “Долгосрочные цели, достижению которых будет способствовать проект” На высоком уровне - задача более обширной секторной или национальной программы, вклад в которую проект предназначен вносить. |
| Специфическая(-ие) цель(-и) проекта | “Чего достигнут в результате проекта партнеры-получатели” Центральная цель проекта, выраженная в непрекращающихся преимуществах, которые проект дает партнерам-получателям. Постановка целей отражает характерную ситуацию, которая должна сложиться в результате выполнения проекта и явится вкладом в достижение Общей задачи. Настоящее относится не к предоставляемым в рамках проекта услугам (являющимся результатами), а к использованию этих услуг партнерами-получателями. |
| Результаты | “Что менеджмент проекта гарантирует предоставить за период существования проекта” Выходные материалы, производимые с помощью ряда предпринимаемых действий и необходимые с точки зрения специфических целей. Результатами являются достижения проекта ко времени его завершения. |
| Действия | “Проводимая коллективом проекта работа” Особые задания, необходимые для преобразования ресурсов в запланированные результаты. |
| Ресурсы | “Что требуется проекту для выполнения действий” Ресурсы, требующиеся для проведения мероприятий (персонал, оборудование, материалы). |
| Показатели достижений | “Уровень реализации проекта, необходимый для достижения целей” Измеримые показатели реализации проекта, т.е. достижения целей проекта на каждом уровне логико-структурной иерархии. Показатели являются основой построения адекватной системы мониторинга. |
| Вехи | “Откуда будет известно, что проект на пути к достижению целей” Определенного типа показатели для краткосрочных целей, упрощающие измерение достижений проекта на протяжении всего периода его выполнения, а не только в конце его. Они указывают также на время, когда могут приниматься решения. |
| Измерение | “Источники информации для регистрации показателей” Средства регистрации показателей или вех и доведения информации о них до менеджеров проекта или тех, кто проводит оценку выполнения проекта |
| Допущения и факторы риска | “Что может задержать достижение целей проекта или воспрепятствовать ему” Внешние факторы, которые могут оказывать влияние на ход или успех выполнения проекта, не поддаются, однако, непосредственному контролю со стороны менеджера проекта. |
| Предпосылки | “Что требуется для начала выполнения проекта” Предположения по поводу ситуации или Предпосылки (если таковые требуются) для оказания помощи, которые должны быть созданы перед началом осуществления проекта. |
| Обеспечивающие самофункциони-рование факторы | “Факторы, могущие повлиять на сохранение преимуществ от проекта после его завершения” Факторы, определяющие, продолжают ли получаемые от проекта преимущества существовать также после его завершения. |
Этап 1 - Анализ заинтересованных сторон
Первой задачей Аналитической фазы является определение участников процесса. Заинтересованными сторонами являются отдельные лица, группы лиц или учреждения, интересы которых затрагивает проект. Если результат выполнения проекта является для заинтересованных сторон положительным, они могут рассматриваться как партнеры-получатели. Возможно, однако, что эффект будет для заинтересованных сторон отрицательным.
Установить, кто является заинтересованными сторонами, вам помогут следующие вопросы:
· Что вам (планирующим) нужно знать? Кто имеет соответствующие представления и опыт?
· Кем будут приниматься решения по проекту?
· Кем будут производиться действия в соответствии с этими решениями?
· Чья активная поддержка имеет существенное значение для успеха проекта?
· Кто имеет право участия?
· Для кого проект может представлять угрозу?
После того как определены заинтересованные стороны, с ними проводятся консультации для выяснения стоящих перед ними проблем. Для этого необходим сбор информации об актуальном положении, возможно, посредством проведения обследования, а также ряда встреч или использования какой-либо иной формы оценки. По завершении сбора и обработки достаточного количества информации, наступает время встречи заинтересованных сторон, которая проводится в виде рабочей группы и имеет целью дальнейшую идентификацию проблем и начало процесса разработки проекта.
Целью анализа заинтересованных сторон являются определение основных из них, оценка их интереса в осуществлении проекта или "выгоды" от него, а также того, каким образом их интересы сказываются на жизнеспособности и рискованности проекта. Для этого необходимо выяснить следующее:
¨ интересы заинтересованных сторон в отношении подлежащих решению проблем, а также основные допущения, которые следует сделать об их участии в проекте
¨ столкновение интересов заинтересованных сторон, сказывающееся на рискованности проекта
¨ существующие и потенциальные отношения между заинтересованными сторонами и возможность их использования в целях расширения перспектив успеха проекта
¨ адекватные формы участия в проекте различных заинтересованных сторон.
Лучше всего проводить анализ заинтересованных сторон во время рабочей встречи типа "мозговой атаки", в которой участвуют основные заинтересованные стороны. Задача такой встречи - обсудить проблемы, с которыми заинтересованные стороны сталкиваются в области основного внимания проекта, напр.: повышение доли профессионально занятых социальной деятельностью, увеличение возможностей обучения на долгосрочных и краткосрочных курсах по социальному законодательству и социальной деятельности.
Схема 3 представляет простой пример анализа заинтересованных сторон. Такая таблица может применяться для определения допущений и факторов риска, могущих оказать отрицательное влияние на выполнение проекта. Полезно руководствоваться следующим контрольным списком вопросов:
¨ какие предположение относительно ролей заинтересованных сторон или их реакций следует сделать, для того чтобы выполнение проекта было успешным?
¨ являются ли эти роли и реакции достоверными и реалистичными?
¨ какие отрицательные реакции могут возникать у заинтересованных сторон, и каковым может быть их эффект для проекта?
¨ насколько вероятны эти отрицательные реакции и представляют ли они существенную угрозу для проекта?
Схема 3: Пример анализа заинтересованных сторон
| Группа заинтересованных сторон | Какова их выгода? | Требования постоянной поддержки проекта с их стороны | Адекватный механизм участия |
| Сотрудники социальной сферы | +обучение & новая квалификация +улучшение перспектив в работе +совершенствование рабочей практики | · консультации при разработке новых учебных планов · неограниченный доступ к процессу обучения | · информация о ходе проекта · вовлечение в разработку практической части обучения · консультации по потребностям и приоритетам в обучении |
| Организации социальной сферы | +сотрудники более высокой квалификации | · консультации при разработке новых учебных планов · участие в разработке новой рабочей практики | · информация о ходе проекта · консультации по потребностям и приоритетам в обучении · вовлечение в разработку практической части обучения |
| Университет Страны-партнера | + участие в планировании и осуществлении проекта, в принятии решений +новый учебный план, адаптированный к новым требованиям рынка труда +увеличение ассигнований -возрастание текущих расходов +/-участие в будущих проектах | · постоянное участие в планировании и осуществлении проектов, а также в принятии решений · поддержка со стороны всех уровней иерархии университетов Страны-партнера · хорошие рабочие отношения с другими партнерами по проекту · обучение персонала | · при планировании и осуществлении проекта - партнерское сотрудничество с университетом страны ЕС · участие в каждодневной работе |
| Университеты-партнеры из стран ЕС | + управление проектом + расширение международного сотрудничества + активизация дальнейших исследований +/-участие в будущих проектах | · продолжительные обязательства и участие всей университетской иерархии · хорошие рабочие отношения с другими партнерами по проекту | · при планировании и осуществлении проекта - партнерское сотрудничество с университетом страны-партнера · управление каждодневной работой |
| Другие высшие учебные заведения Страны-партнера | + информация о выполнении проекта + доступ к результатам проекта | · механизм обеспечения активного участия в распространении результатов проекта | · информация о каждодневной работе · информация о возможностях распространения · участие в разработке учебных планов и учебных материалов |
| Министерство образования | - возрастание текущих расходов - потеря контроля над университетскими ресурсами + общественное мнение +/- утверждение новых курсов обучения | · консультации по планированию и осуществлению проектов · отсутствие страха перед утратой влияния | · консультации по планированию и осуществлению · информация о каждодневной работе |
Результаты такого обсуждения с участием заинтересованных сторон следует использовать при постановке целей и проведении идентификации допущений и факторов риска. Обе эти задачи выполняются последовательно.
Институционная оценка.
Одним из наиболее существенных факторов успеха проекта являются поведение и потенциал участвующих в проекте организаций. Для проведения анализа участия каждой из заинтересованных в проекте организаций может предприниматься институционная оценка. Анализ ССВУ представляет собой инструмент институционной оценки, с помощью которого проводится анализ организации с четырёх сторон:
¨ Сильные стороны - внутренние положительные качества организации
¨ Слабые стороны - внутренние отрицательные черты организации
¨ Возможности - внешние факторы, улучшающие перспективы организации
¨ Угрозы - внешние факторы, которые могут подорвать будущий успех организации
Анализ ССВУ проводится в помощью «мозговой атаки», при полном участии представителей организации. Как всегда в таких случаях, один из участников действует как посредник, направляющий остальных, принимает предложения, поступившие от других участников, записывает их и обобщает полученную информацию.
Результаты записываются на доске или на листе ватмана, разделённых крестом на четыре части, каждая из которых соответствует сокращённым подзаголовкам ССВУ. Группа участников не должна быть слишком большой (это затрудняет обсуждение), участникам нужно предоставить достаточно времени на обдумывание их предложений, поодиночке или в группах по два или три человека. При наличии серьезной причины, можно организовать несколько подобных встреч, с тем чтобы выяснить мнение различных заинтересованных сторон. Пример анализа ССВУ, предметом которого является университет-партнер программы Темпус, может выглядеть следующим образом:
| СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ | СЛАБЫЕ СТОРОНЫ |
| ¨ Хорошие контакты с профессиональными организациями ¨ Хорошее местоположение ¨ Высококвалифицированный и заинтересованный в работе персонал ¨ Процедуры назначения преподавателей на основе их заслуг | ¨ Устаревшая программа обучения ¨ Недостаток учебников и материалов для обучения ¨ Негибкая административная система ¨ Неадекватная система помощи в трудоустройстве студентов |
| ВОЗМОЖНОСТИ | УГРОЗЫ |
| ¨ Сотрудничество с финансируемыми донорами программами (Темпус, Фонд Ноу-Хау и т.д.) ¨ Стабильная политическая обстановка ¨ Прочные отношения с потенциальными университетами-партнерами | ¨ Низкая заработная плата ¨ Плохие средства связи ¨ Быстрое изменение социальной и экономической обстановки |
Этап 2 - Анализ проблем
Стремление к желаемому будущему (цели) является подразумеваемым признанием того, что положение вещей в настоящем нежелательно или иными словами, что существует некая проблема. Первым этапом постановки целей поэтому становится выяснение, что же является самой этой проблемой. Этот этап носит название анализ проблем и включает две задачи:
1. Идентификацию основных проблем партнера и
2. Разработку древа проблем, с тем чтобы установить причинно-следственные связи.
Анализ проблем составляет важную часть рабочей встречи заинтересованных сторон. Он включает анализ уже выявленных проблем с точки зрения различных групп заинтересованных сторон. Таким образом достигается сбалансированность анализа, при котором принимаются во внимание различные и иногда противоположные взгляды. Цель состоит в получении общего представления о ситуации путем увязывания проблем в форме древа проблем.
Задачей анализа проблем является установление с помощью древа проблем причинных связей между разнообразными проблемами. Древо проблем представляет собой просто иерархическое расположение проблем.
Из предварительно сформулированных проблем каждому участнику предлагается выбрать одну в качестве центральной, т.е. такой проблемы, которую он считает центром всей проблематичной ситуации, и представить свои предложения в письменной форме. В своем первоначальном выборе центральной проблемы каждая из заинтересованных сторон будет руководствоваться своим собственным интересом в проекте и своими собственными проблемами. Обсуждение всего спектра центральных проблем следует вести до тех пор, пока участниками встречи не будет достигнуто соглашение по одной центральной проблеме. Она будет являться исходным пунктом построения древа проблем.
К стене прикрепляется обозначение центральной проблемы и второй проблемы, связанной с ней. Затем:
¨ если проблема является причиной, она помещается уровнем ниже;
¨ если проблема является следствием, она помещается уровнем выше;
¨ если проблема не является ни причиной, ни следствием, она помещается на тот же самый уровень.
По мере разрастание древа оставшиеся проблемы добавляются к нему по тому же принципу. Повторный анализ проблем может привести к появлению на более поздней стадии иной центральной проблемы, что, однако не уменьшает обоснованности анализа.
Например, если центральной проблемой является "Неадекватное количество квалифицированных профессионалов, занятых в сфере социального законодательства и социальной деятельности", причиной может быть "Отсутствие в системе высшего образования курсов по социальному законодательству и социальной деятельности", тогда как результатом может стать "Недостаток кадров в государственных и негосударственных органах социальной сферы и неэффективность их деятельности".
Этап 3 - Анализ целей
В то время как анализ проблем представляет отрицательные аспекты существующей ситуации, анализ целей представляет положительные аспекты желаемой будущей ситуации. Он включает переформулировку проблем в цели - таким образом, древо целей может рассматриваться как положительное зеркальное отображение древа проблем.
Схема 5: Преобразование проблем в цели
| Проблема | Цель | |
| ý Неясность и неадекватность законодательства по социальной безопасности и социальной справедливости ý Непредставление в системе высшего образования квалификации по профилю, требующемуся на рынке труда ý Отсутствие в системе высшего образования обучения социальной деятельности | 
| þ Рационализировать и усовершенствовать законодательство по социальной безопасности и социальной справедливости þ Способствовать реформированию системы высшего образования в целях приведения ее в соответствие с требованиями рынка труда þ Создать в рамках высшего образования систему обучения социальной деятельности |
Центральная проблема формулируется как задача проекта, а отношения “причина - следствие” становятся отношениями “средства - конечный результат”. Однако, может оказаться, что в логике первоначального древа целей существуют разрывы или что в действительности цели должны быть расположены на иных уровнях иерархии. По этой причине следует, в случае необходимости, пересмотреть и построить по-иному связи между целями. Цели, относящиеся к сходным темам, сгруппировываются в гроздья, что позволяет определить участки, по которым распределяются обязанности менеджеров.