Под научной организацией труда в области судебного делопроизводства понимается основанное на соблюдении норм материального и процессуального права рациональное построение трудового процесса работников, занятых в этой сфере, направленное на достижение максимальной эффективности правосудия при минимуме трудовых затрат.
Задачи НОТ в области судебного делопроизводства:
ü построение рациональных форм разделения и кооперации труда работников аппарата суда. Рационализм разделения труда выражается в разграничении выполняемых трудовых функций между специалистами узкой квалификации. Например, архивариус выполняет работу, связанную с архивным хранением дел, а секретарь судебного заседания – работу по обеспечению судебного процесса. Кооперация проявляется в возможности взаимозаменяемости работников канцелярии (например, на случай отпуска, болезни и проч.);
ü активное внедрение и использование достижений науки и техники;
ü нормирование труда;
ü рациональное стимулирование труда;
ü создание оптимальных условий труда, организация рабочего места;
ü проведение воспитательной работы и правовой пропаганды в коллективе;
ü обучение кадров и управление карьерой.
Условия труда секретаря суда – это совокупность элементов (факторов) рабочей среды, оказывающих влияние на состояние здоровья и уровень работоспособности работника при осуществлении им профессиональных обязанностей.
К указанным факторам относят рациональное устройство и оборудование служебных помещений и рабочих мест, освещение, микроклимат, уровень шума, правильный режим труда
и отдыха.
Требования к организации рабочего места секретаря суда предусмотрены в Своде правил
по проектированию и строительству СП 31-104-2000 «Здания судов общей юрисдикции» утвержденном приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 2 декабря 1999 г. № 154. Согласно СП 31-104-2000 рабочее место секретаря предусматривается в приемной председателя суда и в приемных судей.
Площадь приемной председателя районного (городского) суда составляет 18 м2 при штатном числе судей до 5; от 18 до 24 м2 при штатном числе судей от 5 до 7; не менее 24 м2
при штатном числе судей свыше 7. Приемная председателя суда Верховного суда республики,
края, области и других приравненных к ним судах должна иметь в любом случае площадь не менее 24 м2.
Рабочие помещения технического аппарата суда включают отдел делопроизводства, кабинеты начальника отдела делопроизводства, помещения архивов, экспедиции и машбюро.
Помещения отдела делопроизводства должны быть размещены в едином блоке на первом этаже здания суда. В судах с числом судей 4 и более должны быть предусмотрены единые помещения для отдела делопроизводства по уголовным и гражданским делам. Площадь помещения отдела делопроизводства планируется из расчета 8 м2 на одного сотрудника.
При оснащении рабочих мест компьютерами или другим крупногабаритным оборудованием площадь помещений допускается увеличивать в соответствии с техническими
условиями на эксплуатацию этого оборудования.
В помещении отдела делопроизводства должно предусматривается место для приема посетителей, которое отделяется барьером. В помещении отдела делопроизводства предусматриваются одно - два рабочих места для адвокатов, которые необходимы для ознакомления их с материалами судебных дел, находящихся в отделе делопроизводства. Возможна организация приема посетителей сотрудниками отдела делопроизводства (секретарями суда) через окно, расположенное в стене, смежной со специальным холлом для посетителей.
В судах с числом судей 11 и более предусматриваются отдельные помещения для
ознакомления с делами прокуроров и адвокатов. Желательно размещать их смежно с отделом
делопроизводства, предусматривая их сообщение через окно, однако при наличии в суде специальной должности секретаря (делопроизводителя) эти помещения могут размещаться в других местах на первом этаже здания.
Кабинеты для начальника отдела делопроизводства, должны иметь площадь от 15 до 18 м2.
Для архивов в зданиях судов предусматриваются отдельные помещения следующего размера:
ü для архива текущих дел – из расчета 4 м2 на одного судью, но не менее 9 м2;
ü для архива оконченных производством дел – из расчета 6 м2 на одного судью на первом этаже здания суда.
Помещения архивов обеспечеваются дверями сейфового типа. Помещения, используемые секретариатом суда, должны быть в обязательном порядке оборудованы системами охранной, тревожной и пожарной сигнализации. В помещениях архивов площадью более 36 м2 при отсутствии окон предусматриваются вытяжные каналы для дымоудаления площадью сечения не менее 0,2% площади помещения и снабженные на каждом этаже клапанами с автоматическим и дистанционным приводом. Двери архивов должны иметь предел огнестойкости не ниже ЕІ 30 (по СНиП 21-01 «Пожарная безопасность зданий и сооружений»).
Помещение для экспедиции предусматриваются в судах при штатном количестве судей более трех. Площадь помещения экспедиции назначается из расчета 6 м2 на работающего в комнате, но не менее 12 м2. В зданиях судов для обеспечения эффективной работы секретариата желательно оборудовать отдельные помещения для множительной техники и компьютеров с площадью, определяемой в соответствии с техническими условиями на эксплуатацию этой техники, но не менее 12 м2.
Следует отметить, что Постановлением Правительства РФ от 21 сентября 2006 г. N 583 (с посл. изм. и доп.) была утверждена Федеральная целевая программа "Развитие судебной системы России" на 2007-2012 годы, которая предусматривает поэтапное обновление, реконструкцию судов и улучшение условий труда работников судебной системы. В частности, планируется, что:
Ø количество автоматизированных рабочих мест в судах общей юрисдикции достигнет 75 тыс. мест, в арбитражных судах - 14 тыс. мест. Создание системы электронного документооборота будет способствовать повышению эффективности работы судей и работников аппаратов судов;
Ø будет создано 2200 веб-сайтов судов общей юрисдикции и 13 веб-сайтов арбитражных судов, что позволит размещать в сети Интернет сведения, касающиеся судебной деятельности (порядок работы судов, сведения о назначенных к слушанию делах и вынесенных судебных актах, а также данные судебной статистики, обзоры и обобщения судов по различным категориям дел, информация об органах судейского сообщества (советов судей и квалификационных коллегий), об их составе и режиме работы, о кандидатах в судьи и процессе их рассмотрения).
Ø площадь служебных помещений в расчете на одного судью в судах общей юрисдикции будет увеличена со 117,8 кв. метров до 129,6 кв. метров общей площади, в арбитражных судах - с 85,4 кв. метров до 111,5 кв. метров общей площади;
Ø в арбитражных судах будут созданы "офисы судьи", включающие в себя компактно расположенные кабинеты судьи, его помощника и секретаря судебного заседания, обеспечивающих деятельность судьи. Возможность оборудования "офисов судьи" предполагается определить в качестве одного из требований к проектной документации на строительство и реконструкцию зданий арбитражных судов. При проектировании зданий и оборудовании "офисов судьи" арбитражного суда следует исходить из потребности, составляющей 160 кв. метров общей площади на одного судью.
Условия труда секретаря суда включают в себя всю совокупность элементов рабочей среды, которая оказывает влияние на его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и, в конечном итоге, на результат его труда. Они положительно сказываются на физическом и духовном состоянии человека, в результате чего происходит рост производительности труда. Отклонение от оптимальных условий приводит к перенапряжению работника, стрессу, развитию профессиональных заболеваний (остеохандроз, снижение зрения п т. д.), снижению производительности труда. Поэтому руководству суда необходимо уделять должное внимание условиям труда работников секретариата. Уровень освещенности рабочих мест, кратность обмена воздуха и температура в рабочих помещениях должны находиться в пределах, предусмотренных соответствующими санитарными нормами.
В помещениях, где ведется прием посетителей, зону посетителей необходимо отделять барьером или перегородкой с окном. При этом рабочие места секретарей должны бьггь недосягаемыми для посетителей.
При оборудовании рабочих помещений секретариата персональными компьютерами числом более трех рекомендуется их объединение в локальную вычислительную сеть (ЛВС) для повышения эффективности их использования, в том числе - в ЛВС с выделенным сервером. Для уменьшения расходов на монтаж, установку и наладку ЛВС она может монтироваться в составе структурированной кабельной системы СКС (для телефонизации ЛВС, видеоконференций и т.п.). Для этого в зданиях суда на этажах должны быть установлены коммуникационные панели для оперативного изменения кабельной инфраструктуры, в рабочих помещениях – розетки для подключения персональных компьютеров и телефонов (для обеспечения модемной связи), а также предусмотрено два специальных помещения – серверная и коммуникационная общей площадью не менее 18 м2.
При выборе помещения для расположения в нем отдела делопроизводства необходимо
учитывать интеллектуальную направленность работы секретарей судебного заседания. В связи с этим от процесса труда секретаря суда, по возможности, не должны отвлекать сильные шумовые и визуальные раздражители. Для этого расположение окон рабочего помещения должно предусматривать вид по возможности во двор здания. Окна, стены и двери должны обеспечивать достаточную звукоизоляцию. Уровень допустимого птума в кабинете секретаря суда не должен превышать 50 децибел. С целью усиления звукоизоляции целесообразно оборудовать двойные двери с тамбуром до 50 см., окна из современных шумопоглощающих материалов.
Снижает работоспособность организма не только высокий шумовой фон, но и значительные температурные отклонения от оптимального значения. Следовательно, в холодное время года помещение отдела делопроизводства должно быть хорошо отапливаемым, температура не должна опускаться ниже 18 градусов. В жаркое время года целесообразно оборудование отдела делопроизводства кондиционером. Нельзя допускать повышение температуры в помещении выше 25 градусов. Влажность воздуха должна находиться в пределах 40-60%. Для контроля за температурой и влажностью воздуха помещение желательно оборудовать соответствующими приборами. Воздух в помещении должен оставаться свежим, поэтому окна необходимо оборудовать форточкой либо возможностью открытия в режиме проветривания.
Большое внимание необходимо уделять организации оптимального освещения рабочего места секретаря суда, так как основной объем их работы связан с изготовлением письменных документов. Естественное и искусственное освещение помещений зданий судов должно соответствовать требованиям СПиП 23-05 «Естественное и искусственное освещение» утвержденному постановлением Минстроя РФ от 2 августа 1995 г. N 18-78.
Без естественного освещения проектируют помещения архивов.
Рабочее место секретаря суда должно быть выполнено в определенной цветовой гамме, исключающей особенно яркие цвета как дополнительный источник зрительного раздражения. Однако оно не должно быть превращено в мрачное помещение. Стены помещения должны гармонировать с мебельным гарнитуром. При выборе цветового оформления рабочего места необходимо учитывать, что положительное воздействие на нервную систему работника оказывают желтые, желто-зеленые, зелено-голубые, серебристо-серые тона. Желательно использовать цвета пастельных оттенков. При этом потолок и верхние части стен желательно окрашивать в белый цвет.
Окна должны быть оборудованы занавесками или жалюзи из прозрачных либо полупрозрачных материалов, которые рассеивают уличный свет и несколько смягчают резкость солнечного освещения, одновременно затрудняют просмотр помещения с улицы, что особенно важно, если оно находится на первом или цокольном этаже здания. Освещение в помещении должно бьггь равномерным, достаточной яркости (оптимальный уровень для работы секретаря – 500 люкс), не допускающее бликов. В служебных помещениях могут применяться лампы накаливания и люминесцентные лампы. Наибольшее распространение получили люминесцентные лампы дневного света (ДС), белого света (БС), холодно - белого света (ХБС) и тепло-белого света (ТБС).
Рабочий стол секретаря суда целесообразно размешать таким образом, чтобы солнечный свет из окна падал с левой стороны для правши и с правой стороны для левши. В таком случае пишущая рука не будет отбрасывать тень на текст. Это требование относится и к расположению источников искусственного освещения относительно рабочего места секретаря суда. В случае использования искусственного освещения рекомендуется применять осветительные приборы с рассеянным либо отраженным светом. Использование таких источников света приводит к снижению зрения в восемь раз меньшему, чем при использовании прямого искусственного освещения. Секретарь суда должен иметь возможность изменять интенсивность освещения своего рабочето места в зависимости от необходимости, поэтому его помещение необходимо оборудовать как источником общего верхнего света, так и настольными лампами. Источник света не должен находится в поле зрения работника. Оптимальные места для крепления источников искусственного света: над окном либо у стены. Должна быть обеспечена одинаковая яркость освещения всего рабочего помещения. Как правило, соотношение освещенности рабочего места и пола не должно превышать 10:1, а рабочего места и пограничной зоны не более 3:1.
Необходимо учитывать, что секретарь суда осуществляет свои профессиональные функции не только в помещении, специально предназначенном для оборудования его постоянного рабочего места (приемная судьи, отдел делопроизводства) и мест служебного доступа (архив, экспедиция, машбюро), но и непосредственно в зале судебного заседания, участвуя в процессе разбирательства по делам различных категорий.
При участии секретаря суда в судебном заседании его рабочее место должно быть расположено сбоку от процессуальной зоны председательствующего судьи. Графически зал суда может быть представлен следующим образом (см.Рисунок 1).
Рисунок 1. 
| 1. Процессуальная зона для председательствующего и секретаря судебного заседания. 2. Места присяжных заседателей из расчета 1 м2 на одного присяжного заседателя, плюс 4 запасных места для присяжных заседателей из расчета 0,8 м2 на одного присяжного заседателя | 3. Подзона для подсудимых и конвоя 4. Подзона для обвинения. 5. Подзона для защиты. 6. Кафедра свидетелей. 7. Места для допрошенных свидетелей 8. Места для публики из расчета 0,6 м2 на одно место. | 9. Совещательная комната для присяжных заседателей. 10. Комната для председательствующего. 11. Место судебного пристава по обеспечению охраны порядка. |
Рабочее место секретаря суда состоит из трех зон:
1. основная, где находится его рабочий стол с необходимой оргтехникой;
2. зона обслуживания посетителей;
3. вспомогательная, где располагаются шкафы, копировальная техника и прочее необходимое оборудование.
Располагать рабочее место секретаря суда необходимо так, чтобы ему были видны все посетители судьи либо руководителя суда. Неверно располагать рабочее место секретаря суда спиной ко входной двери. Оборудование и мебель должны быть расположены в кабинете (приемной) с таким расчетом, чтобы максимально снизить непродуктивные передвижения в поисках необходимых вещей. Рабочее место секретаря суда должно включать письменный стол; удобный стул (бытовые стулья использовать не рекомендуется, целесообразно применять стулья и кресла с регулируемой высотой сидения); стулья для посетителей; компьютер с принтером; книжную полку; шкафы для хранения одежды и необходимых предметов; сейф для хранения документов; ксерокс; органайзер для письменных принадлежностей и т. д. На рабочем столе размещается картотека и журналы, связанные с оперативной работой исполнителя, перекидной календарь.
Остальная мебель располагается вдоль стен кабинета. При расположении в одном кабинете нескольких рабочих мест, необходимо таким образом распланировать расстановку вычислительной техники, чтобы тыловые части мониторов ни в коем случае не были направлены на соседнее рабочее место. Излучение мониторов пагубно влияет на здоровье и работоспособность.
Работники секретариата суда должны своевременно обеспечиваться необходимыми материалами (бумагой, бланками, канцелярскими принадлежностями). Телефонный аппарат устанавливается в зоне рабочего места исполнителя. Если телефонным аппаратом пользуются несколько исполнителей, то он устанавливается в специально отведенном месте.
С целью экономии времени секретарей суда на стенах коридора около входной двери в приемную судьи целесообразно расположить стенд с информацией, которая может содержать образцы наиболее часто встречающихся документов, перечень документов, которые посетителям необходимо представить по отдельным категориям вопросов, а также приемные часы, номера телефонов для справок. Целесообразно размешать на стенде печатные средства правовой пропаганды, с которыми посетители суда могли бы ознакомиться во время ожидания приема. Дверь приемной судьи с наружной стороны должна содержать табличку с указанием номера кабинета, должности, фамилии и инициалов лиц, работающих в нем.
В коридоре места ожидания необходимо оборудовать стульями для посетителей.
Планирование работы секретаря суда
Важнейшая функция секретаря суда заключается в разгрузке судебного состава, оказание помощи судье в рациональном распределении временных ресурсов. При организации планирования необходимо учитывать, что задачи секретаря неотделимы от задач судьи и руководства суда. Секретарь должен максимально разгрузить судью от различного рода подготовительных, технических, некоторых текущих операций и мероприятий, высвободитъ его время для непосредственного осуществления правосудия, облегчить управленческую работу руководства суда. Это может быть достигнуто только при условии хорошего знания секретарем распорядка для судьи на ближайший период.
При планировании своего рабочего дня секретарь руководствуется приоритетностью задач, стоящих перед судьей. Необходимо понимать, что значительная часть рабочего плана секретаря зависит от судьи. Однако в обязанности секретаря входит и его повседневная работа, такая как ежедневный прием корреспонденции и работа с ней, оформление дел и производств и пр. Именно к этим, повторяющимся регулярно операциям, применяется такой инструмент научной организации труда, как планирование. При планировании мероприятий на определенный день необходимо помнить о том, что необходимо часть рабочего времени выделить на подготовку мероприятий будущих периодов.
Работа секретаря суда подвержена влиянию непредвиденных ситуаций (например, срыв или затягивание судебного заседания участниками процесса, невручение судебных повесток сторонам, подлежащим вызову в судебное заседание и т. п.) Указанные факторы трудно предусмотреть с определенным уровнем достоверности и подвергнуть жесткому планированию, поэтому план рабочего дня секретаря должен иметь резервное время. Рекомендуется широко применять гибкие графики, в которых выполнение определенного пункта связывается не с астрономическим временем, а с окончанием выполнения предыдущего мероприятия. Для облегчения планирования личной работы могут использоваться ежедневник, еженедельник, органайзер, электронная записная книжка, компьютерные системы организации труда.
Учет психологических особенностей работы секретаря суда
Психологические особенности работы секретаря суда объясняются спецификой его деятельности, которая включает как работу по организации делопроизводства, так и осуществление ряда процессуальных функций.
Для секретаря необходимо умение быстро переключать и распределять свое внимание, поскольку в суде ему нередко приходится одновременно наблюдать и за сигналами судьи, и за посетителями в приемной, а так же печатать и отвечать по телефону. Такой режим работы предполагает определенную психофизиологическую предрасположенность. По мнению психологов, человеку с замедленными реакциями, трудно переключаемому, работа секретаря противопоказана. Секретарь должен иметь способность эффективно работать на фоне помех.
Выполнение юридически значимых процессуальных функций предполагает наличие в личности секретаря судебного заседания психических свойств, профессионально необходимых лицам юридической профессии, в частности: творческое мышление, коммуникабельность, волевые качества, организаторские способности, способность противостоять отрицательным эмоциям. С целью наиболее оптимальной комплектации аппарата суда необходимо проводить психологическое обследование кандидатов на различные должности, которое предполагает решение двух связанных между собой задач:
· отбор кандидатов, наиболее пригодных по своим индивидуально-психологическим качествам к работе в правоохратлелъных органах;
· выявление и отсев лиц, которые по своим интеллектуальным способностям, психическому складу, личностным особенностям могут быть в значительной степени подвержены профессиональной дезадаптации.
Нормирование труда работников судебного делопроизводства.
Объем выполненной работником судебного делопроизводства работы поддается исчислению при помощи нормирования труда, для которого используются нормы времени. Норма времени определяет необходимые затраты труда на выполнение определенного объема работы одним или группой работников соответствующей квалификации.
При помощи ориентировочных норм времени осуществляется определение трудоемкости отдельных видов работ и операции по делопроизводственному обслуживанию судебной деятельности. Введение ориентировочных норм времени позволяет руководству оценивать количество и качество проделанной работы отдельными работниками за определенный период времени. Так, если в анализируемом периоде (например, за месяц) из пяти секретарей суда, имеющих примерно одинаковый по нагрузке режим работы, один оформил исходящей документации значительно больше других, то он подлежит поощрению (например, премированию).
В целях оказания методической помощи государственным и муниципальным учреждениям при разработке (определении) систем нормирования труда с учетом организационно-технических условий выполнения технологических (трудовых) процессов в учреждениях (используемое оборудование и материалы, технологии и методики выполнения работ, другие организационно-технические факторы, которые могут существенно повлиять на величину нормы труда) Минтруда России был издан Приказ от 30.09.2013 N 504 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях".
В соответствии с укзанными методическими рекомендациями при разработке (определении) системы нормирования труда в государственном (муниципальном) учреждении (далее - учреждение) формируется комплекс решений, установленных в локальных нормативных актах учреждения или коллективном договоре, определяющий:
Ø применяющиеся в учреждении нормы труда по видам работ и рабочим местам при выполнении тех или иных видов работ (функций), а также методы и способы их установления;
Ø порядок и условия введения норм труда применительно к конкретным производственным условиям, рабочему месту;
Ø порядок и условия замены и пересмотра норм труда по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования;
Ø меры, направленные на соблюдение установленных норм труда.
Основными целями системы нормирования труда в учреждении являются:
· создание условий, необходимых для внедрения рациональных организационных, технологических и трудовых процессов, улучшения организации труда;
· обеспечение нормального уровня напряженности (интенсивности) труда при выполнении работ (оказании государственных (муниципальных) услуг);
· повышение эффективности обслуживания потребителей государственных (муниципальных) услуг.
Состав и содержание работ по нормированию труда в учреждении определяются целями и задачами нормирования трудовых процессов работников учреждений в определенных организационно-технических условиях их выполнения.
Ответственность за состояние нормирования труда в учреждении несет работодатель. Организация работы, связанной с нормированием труда, включая проведение организационно-технических мероприятий, внедрение рациональных организационных, технологических и трудовых процессов, улучшение организации труда, может осуществляться как непосредственно руководителем учреждения, так и в установленном порядке может быть поручена руководителем одному из его заместителей.
При определении норм труда рекомендуется проводить анализ имеющихся типовых (межотраслевых, отраслевых, профессиональных и иных) норм труда, утвержденных федеральными органами исполнительной власти в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. N 804 "О правилах разработки и утверждения типовых норм труда"[1] и соотнесение их с фактическими организационно-техническими условиями выполнения технологических (трудовых) процессов в учреждении.
– 4 –