ЛЕКЦИЯ 1: СУДЕБНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК УЧЕБНАЯ ДИСЦИПЛИНА.
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА РАБОТНИКОВ СФРЫСУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.
ПЛАН:
Понятие судебного делопроизводства, его значение. Классификация судебных документов. Функции судебного документа.
Профессиональная подготовка специалистов в области судебного делопроизводства. Основы судебного делопроизводства как учебная дисциплина.
Организация труда работников сферы судебного делопроизводства.
3.1. Виды должностей в сфере судебного делопроизводства, содержание выполняемой работы.
Научная организация труда в области судебного делопроизводства. Нормирование труда работников судебного делопроизводства.
Автоматизированные информационные технологии в судебном делопроизводстве.
– 1 –
Под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Судебное делопроизводство предполагает создание и организацию работы с документами в судебных органах. Таким образом, судебное делопроизводство включает в себя:
Ø создание документов (документирование) – запись необходимой информации на различных носителях (бумажных и электронных) по определенным правилам;
Ø организацию работы с документ ами – деятельность по осуществлению документооборота, использованию документов и их хранению. Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело.
Современная наука делопроизводства классифицирует все документы следующим образом:
1. По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы.
2. По сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские,
научно-технические, по труду, отчетно-статистические.
3. По месту составления и использования: входящие, исходящие, внутренние.
4. По уровню доступа: открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности, конфиденциальные.
5. По происхождению: официальные и личные.
6. По юридической силе: подлинники, дубликаты, заверенные копии, копии.
7. По форме изложения: индивидуальные, трафаретные, типовые.
8. По срокам хранения: бессрочные, долговременного хранения, временного хранения.
Структура и характер документов, создаваемых и используемых в судебных органах, зависит от круга вопросов, решаемым конкретным органом и и вида самого органа. Документационный массив различен в судах общей юрисдикции различного уровня, мировых, арбитражных, конституционных и уставных судах.
В судебных органах выделяют три укрупненные группы документов:
1. Основные документы. Содержание этой группы определяется функциональными особенностями конкретного судебного орган а (судебные дела, производства, обзоры и т.д.
2. Документы по личному составу.
3. Документы экономического обеспечения деятельности судов (бухгалтерские балансы, сметы, расчетные ведомости и т.д.).
Делопроизводство в судах возложено на определенную категорию работников. Это вызвано необходимостью освобождения судей от выполнения дополнительной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия. Указанная работа (заполнение статистических карточек, составление сопроводительных писем, регистрация входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм, выписывание повесток, оформление и сшивание томов и т.п.) в силу свой повторяемости и простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья. С учетом чрезвычайной загруженности судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. Указанное размежевание функций правосудия и делопроизводства основано на научном принципе разделения труда. При этом в области судебного делопроизводства судьи и председатель суда осуществляют общее руководство.
Основные понятия, используемые в судебном делопроизводстве:
· черновой документ (черновик) – отражает авторскую работу над его текстом;
· подлинник – единственный либо первый экземпляр документа;
· копия – объект на бумажном лпбо электронном носителе, воспроизводящим информацию документа. Копии могут быть выполнены в виде:
а) дубликата - повторного экземпляра основного документа, имеющего равную с ним юридическую силу;
б) выписки - разновидности документа, воспроизводящей его часть и заверенной должным образом.
в) отпуска - копии, остающейся в учреждении при отправке исходящего документа;
· номенклатура дел – специальный документ – справочник (перечень, список), который показывает, какой номер, заголовок и срок хранения нужно написать на скоросшивателе и какие документы затем подшить в данную папку.
Значительная часть судебной информации подлежит документированию. Документы, возникающие в его процессе, выполняют ряд функций:
1. Информационная – документ является носителем и источником информации.
2. Управленческая – документпозволяет руководству суда организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческие процессы в суде.
3. Правовая – документ является юридической основой судебной процессуальной деятельности, подтверждает имевшие место факты и события.
4. Коммуникативная – с помощью документов производится обмен информацией между структурными подразделениями суда, между судами различного уровня, а так же между судебной системой и внешней средой.
5. Учетная – документ накапливает сведения за определенный период времени, что позволяет в дальнейшем подвергнуть их количественному анализу.
6. Социальная – документ отражает социально-экономическую, политическую, общественную и иные сферы жизни современного общества.
7. Культурно-историческая – документ является памятником культуры своей эпохи, закрепляет ее специфику, содержит знания о событиях прошлых времен.
– 2 –
Фундаментальное обновление законодательства, повышение роли и значения судебной защиты прав н свобод граждан, активизация нормотворческой деятельности нуждаются в квалифицированном юридическом обеспечении. В этой связи обострились вопросы подготовки специалистов для работы в судебной системе, повышения квалификации работников аппаратов судов, а также теоретического осмысления правоприменительной и законопроектной деятельности судов.
Без решения проблем организационного обеспечения судебной системы РФ невозможно достижение качественных сдвигов в отправлении правосудия. Это обусловливает необходимость серьезной государственной поддержки и применения программно-целевого подхода.
Качество функционирования судебной системы прямо зависит от уровня подготовки секретарского состава. Профессиональная квалификация конкретного специалиста позволяет определить, какую именно работу он сможет выполнять максимально эффективно, поскольку имеется прямая зависимость между уровнем квалификации работника, занятого в сфере судебного делопроизводства, и уровнем результатов его трудовой деятельности. В
В настоящее время наблюдается острая нехватка высококвалифицированных работников аппаратов судов. В то же время по-прежнему растет число поступающих в суды исковых заявлений, жалоб и обращений о разрешении споров. Повышается сложность и трудоемкость рассматриваемых дел. Это ведет к дальнейшей перегрузке работников аппаратов судов.
Для оценки пригодности кандидата на должность работника в области судебного делопроизводства служат основанием его квалификация (образование), стаж и опыт работы по специальности, личные и деловые качества.
Введение должностей помощника федерального судьи суда общей юрисдикции (в районных и приравненных к ним судах) и помощника федерального судьи арбитражного суда позволяет освободить судей от технической работы и дает им возможность сосредоточиться на осуществлении основной функции - отправлении правосудия.
Важными факторами, влияющими на уровень осуществления правосудия, являются профессиональная переподготовка и повышение квалификации работников аппаратов судов.
Для подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов аппаратов судов в области делопроизводства большую роль играет учебная дисциплина «Основы судебного делопроизводства», в рамках которой будущие и уже работающие секретари суда и судебного заседания, помощники судей, архивариусы и другие специалисты аппаратов судов имеют возможность изучить теоретический материал, который даст им возможность эффективно и квалифицированно трудится в сфере обеспечения судебной деятельности. О важности указанной учебной дисциплины свидетельствует то обстоятельство, что делопроизводство в аппарате отечественных судов является наиболее объемной долей всей работы, выполняемой ими в процессе ежедневной деятельности.
Цель учебной дисциплины «Основы судебного делопроизводства» - помощь будущим и практикующим работникам аппаратов судов в рациональной организации делопроизводства.
Предмет учебной дисциплины «Основы судебного делопроизводства» - знания об организации делопроизводства в судебных органах.
– 3 –
Виды должностей в сфере судебного делопроизводства, содержание выполняемой работы.
Структура и штаты подразделений, обеспечивающих ведение судебного делопроизводства, должны отвечать целям, задачам и функциями конкретного судебного органа. В действующей судебной системе предусмотрены разнообразные должности специалистов, исполнение трудовых функций которых связано со сферой судебного делопроизводства. Каждая штатная должность имеет определенную специфическую характеристику в зависимости от цели, содержания и объема выполняемой работы.
Должности, предусмотренные для судов:
| Должность | Выполняемая работа | Категория суда |
| 1. Помощник председателя суда | осуществляет: подготовку планов работы суда; организацию работы аппарата суда, проведение проверок работы аппарата; помощь председателю суда в приеме граждан; работу с корреспонденцией председателя суда и подготовку отчетов по вопросам, не касающихся рассмотрения дел; работу по подбору и подготовке кадров аппарата суда; организацию и проведение производственной учебы аппарата суда; выполнение поручений председателя. | Районный суд, суд субъекта федерации |
| 2. Начальник приёмной суда | осуществляет: прием граждан; организацию предварительной записи на прием к руководству суда и членам суда; организацию приема посетителей руководством и членами суда; дает справки по телефону. | Районный суд, суд субъекта федерации |
| 3. Заведующий канцелярией суда по первой инстанции | осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их исполнением; распределение поступившей корреспонденции; учет движения и хранения уголовных и гражданских дел и других материалов; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения (кроме жалоб на приговоры, решения и определения); ведение нарядов, ведение финансовой документации; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; повышение квалификации. | Суд субъекта федерации |
| 4. Заведующий канцелярией суда | осуществляет: распределение поступившей корреспонденции; учет движения н хранения утоловных и гражданских дел, административных и других материалов, обеспечение работы архива суда; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения (кроме жалоб на приговоры, решения и определения), контроль за исполнением судебных поручений других судов; ведение нарядов, ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей; работу с контрольными и сводными исполнительными производствами; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; учет рабочего времени сотрудников суда, ведение книги приказов и распоряжений по суду, личных дел, карточек учета на сотрудников суда и трудовых книжек; повышение квалификации. | Районный суд |
| 5. Секретарь суда | осуществляет: регистрацию, учет и хранение дел и материалов, заполнение к ведение форм первичного учета; учет и хранение вещественных доказательств, исполнение судебных постановлений в части вещественных доказательств; оформление и подготовку дел для направления в кассационную или надзорную инстанции; подготовку и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений и постановлений; контроль за получением сообщений об исполнении; прием и отправку корреспонденции; подготовку и сдачу в архив законченных дел, журналов, картотек; подготовку сводных описей судебных дел постоянного хранения; составление статистических отчетов; выдачу справок и документов по делам; выполнение распоряжений председателя суда и заведующего канцелярией; повышение квалификации. | Районный суд, суд субъекта федерации, арбитражный суд |
| 6. Заведующий канцелярией, ответственный секретарь 2-ой инстанции | осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением; распределение поступившей корреспонденции в канцелярию; контроль за выполнением работ секретарями судебной коллегии; прием граждан, ответы на их телефонные запросы; организацию ведения статистической отчетности; работу с поступившими жалобами и протестами; составление оперативных сводок о сдаче членами суда дел в канцелярию после рассмотрения; ведение табеля учета рабочего времени; проверку журналов сдачи дел в канцелярию; контроль за сроками отправки дел в суды; определение сроков хранения нарядов и других документов; подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год; повышение квалификации. | Суд субъекта федерации |
| 7. Секретарь судебной коллегии 2-ой инстанции | осуществляет: регистрацию поступившей корреспонденции и дел; ведение форм статистического учета и учетных журналов; прием граждан; ответы на телефонные запросы; ведение нарядов; оформление дел после рассмотрения; подготовку дел к отправке в суды. | Суд субъекта федерации |
| 8. Заведующий канцелярией – ответственный секретарь Президиума суда | осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их выполнением; распределение поступившей корреспонденции; составление справок о сроках рассмотрения жалоб и истребованных дел; контроль за поступлением истребованных дел; контроль за оформлением производств по жалобам и дел; контроль за отправкой корреспонденции; ведение графика заседаний президиума; составление статистических отчетов о работе президиума; подготовку документов для сдачи в архив; подготовку актов на уничтожение; составление нарядов, журналов на текущий год; ведение табеля учета рабочего времени работников аппарата суда; прием граждан; ответы на телефонные запросы граждан; повышение квалификации. | Суд субъекта федерации |
| 9. Секретарь судебной коллегии – секретарь руководства | осуществляет: организацию приема граждан; ответы на телефонные запросы; подготовку корреспонденции руководству; распределение корреспонденции с визой руководства исполнителям; выполнение печатных работ; выполнение поручений руководства; повышение квалификации. | Суд субъекта федерации |
| 10. Секретарь Президиума суда | осуществляет: регистрацию корреспонденции; подбор производств по жалобам; распределение производств, дел по исполнителям; ведение учетной и статистической документации на жалобу; оформление документов на истребование дел; оформление производства по жалобе после ее рассмотрения; рассылку документов заинтересованным лицам перед рассмотрением протеста президиумом суда; оформление дела после рассмотрения; рассылку копий постановлений и отправку дел в суды; ведение нарядов и учетных журналов. | Суд субъекта федерации |
| 11. Архивариус | осуществляет: приемку в архив уголовных и гражданских дел, исполнительных и надзорных производств, других материалов; систематизацию архивных материалов; ведение журнала выдачи и высылки дел; изготовление и выдачу копий судебных документов; подготовку и передачу архивных дел на государственное хранение; отбор архивных дел для уничтожения; уничтожение документов; прием граждан; повышение квалификации. | Районный суд, суд субъекта федерации |
| 12. Ведущий специалист по судебной статистике суда (статистик) | осуществляет: выполнение работ по составлению форм первичного статистического учета и единовременных отчетов суда по формам и в сроки, установленные официальными органами; контроль и ввод данных форм первичного учета и форм статотчетности в персональный компьютер; проверку правильности полученных данных, их сопоставимость по отдельным подразделениям с данными за предшествующие периоды; систематизацию и обработку цифровых данных (группировку, подведение итогов, расчет относительных показателей и так далее); изучение инструктивных указаний об изменениях статистического учета; контроль за правильностью заполнения и полнотой статистических карточек на подсудимого; ведение учета осужденных к ИМИ; составление основных показателей работы судей райгорсудов; анализ и обобщение статистических показателей работы суда; подготовку справок на основе данных статистического учета. | Районный суд, суд субъекта федерации |
| 13. Консультант суда по информатизации | осуществляет: настройку компьютерной техники и программного обеспечения, апробацию н внедрение автоматизированных рабочих мест судей и работников аппарата суда; контролирует работу с компьютерными программами по делопроизводству в суде, судебной статистике, по ведению базы законодательства; проводит обучение судей н работников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением. | Районный суд, суд субъекта федерации |
| 14. Секретарь судебного заседания по уголовным делам | осуществляет: извещение участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства; вызов народных заседателей; составление и вывешивание списков назначенных к рассмотрению дел; проверку уведомлений об извещении участников процесса, вручении копии обвинительного заключения; проверку явки лиц, вызванных в судебное заседание; оформление отметок в судебных повестках о нахождении лиц в судебном заседании; оформление разрешений на свидание с осужденным; ведение протокола судебного заседания, доклад о явке; оформление документов на оплату проезда вызванным свидетелям и потерпевшим; оформление рассмотренного дела, в том числе протокола судебного заседания; изготовление копий судебных документов по рассмотренному делу; ознакомление осужденного с протоколом судебного заседания; оформление исполнительных листов и передача их по принадлежности; оформление дел об административных правонарушениях; оформление материалов, связанных с исполнением приговора; производственную учебу; выполнение других работ (прием населения, машинопись н так далее); оформление материалов в порядке выполнения отдельного судебного поручения; выполнение поручений председателя суда, судьи. | Районный суд, суд субъекта федерации |
| 15. Секретарь судебного заседания по гражданским делам | осуществляет: участие в приеме населения судьей; подготовку запросов, писем, выписку повесток, вызов участников процесса и свидетелей; вызов народных заседателей; проверку явки лиц, вызванных в суд, и отметку на повестках времени их нахождения в суде; ведение протокола судебного заседания; оформление дела после рассмотрения, изготовление протокола судебного заседания; изготовление копий судебных документов, выписку исполнительных листов и передачу их по принадлежности; производственную учебу; выполнение других работ по заданию судьи (выполнение машинописных работ и так далее); выполнение поручений председателя суда, судьи. | Районный суд, суд субъекта федерации |
Кроме секретарей судов общей юрисдикции должности секретарей судебных заседаний предусмотрены также в арбитражных судах.
Аппарат мирового судьи.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 17.12.1998 N 188-ФЗ «О мировых судьях в РФ» работу мирового судьи обеспечивает его аппарат. Структура и штатное расписание аппарата мирового судьи устанавливаются в порядке, предусмотренном законом субъекта РФ. Работники аппарата мирового судья являются государственными служащими соответствующего субъекта РФ. Аппарат мирового судьи должен, как правило, предусматривать должности секретаря судебного заседания и секретаря канцелярии. На судебных участках с небольшим объемом работы аппарат мирового судьи может состоять только из секретаря судебного заседания. Аппарат мирового судьи может быть и увеличен, если у мирового судьи большой объем работы. При этом в аппарат мирового судьи вводится должность заведующего канцелярией и помощника.