Отчет – итоговый документ, создаваемый на основе БД. В отчет могут входить все или избранные данные. Отчеты можно создавать на основе таблиц и на основе запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выдаваемые отчетом, соответствуют текущему состоянию записей базы данных. Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан. Создать отчет можно тремя способами: автоматически (Автоотчет), с помощью Мастера или вручную с помощью Конструктора.
Для создания отчета в режиме мастера необходимо щелкнуть кнопку <Создать> на вкладке «Отчеты» окна базы данных или щелкнуть кнопку панели инструментов «Новый объект: Отчет». Затем из списка режимов создания отчетов выбрать «Мастер отчетов» и щелкнуть кнопку <ОК>.
На первом шаге мастера отчетов выбираются таблицы и (или) запросы, служащие в качестве источников данных для отчета, а также поля, включаемые в отчет.
На втором шаге мастера, если это необходимо, можно задать уровни группирования. Всего в СУБД MS Access допускается четыре уровня вложений групп и подгрупп. Для использования поля в качестве группировочного признака необходимо его выделить в списке полей и щелкнуть кнопку >. Для исключения выбранного поля требуется нажать кнопку <. Для изменения уровней вложения групп и подгрупп существуют специальные кнопки изменения уровней.
Кроме того, для выбранных полей можно задавать интервалы группировки, отличные от обычного, т.е. по значению поля. Для этого требуется щелкнуть кнопку «Группировка» и в окне для каждого поля группировки выбрать требуемый интервал. Следует отметить, что для каждого типа поля существуют свои значения интервала группировки. Так для текстовых полей, группировка может выполняться по 1-й, 2-й, 3-й, 4-й и 4-й буквам значения поля, для полей типа «Дата/время» группировка может выполняться по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам, для числовых полей интервал группировки может составлять 10, 50, 100, 500, 1000, и т.д.
На третьем шаге мастера задается порядок сортировки выводимых в отчет записей и алгоритм формирования промежуточных и общих итогов. В СУБД MS Access предусмотрена возможность многоуровневой сортировки вплоть до 4-х уровней. Кроме выпора поля (полей) сортировки можно задать также и ее направление (по возрастанию или по убыванию). Для задания алгоритма формирования итогов требуется нажать кнопку «Итоги» и в окне «Итоги» установить поля-флажки против соответствующих полей и функций.
На четвертом шаге мастера выбирается вид макета для отчета (ступенчатый, блок, структура1, структура2 и т.д.) а также ориентация страницы (книжная или альбомная).
На пятом шаге мастера отчетов выбирается стиль отчета (компактный, формальный, черно-белый и т.д.). Для облегчения выбора макета и стиля отчета в окно мастера всегда выводится соответствующий образец.
На шестом, последнем шаге мастера задается имя отчета и режим дальнейшей работы с ним (открытие отчета для просмотра, изменение структуры отчета).
35.Макросы и модули, их отличия. Конструирование макросов связанных и не связанных с событиями, различных по структуре.
При обработке данных часто приходится выполнять однообразные действия. Эти действия могут быть оформлены как макросы. Макрос – это последовательность команд для автоматизации выполнения операций в среде Aсcess без программирования. Вызов макроса приводит к выполнению соответствующей данному макросу последовательности действий.
Модуль – это программа для обработки данных, написанная на языке Visual Basic for Application (VBA). При решении достаточно сложных задач пользователь сталкивается с ограничениями технологии создания макросов. Для преодоления возникших трудностей можно написать собственную процедуру обработки информации на языке программирования. Такая процедура оформляется как модуль. Модули разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложений. Access позволяет создавать эффективные модули для работы с базой данных, содержащие меню, диалоговые окна и командные кнопки.
Макросы могут быть разные по структуре. Макрос, в котором макрокоманды выполняются последовательно, одна за другой, называется линейным. Макрос, в котором отдельная макрокоманда или набор макрокоманд выполняются в зависимости от выполнения некоторого условия, называется макросом с условием. Макрос, в котором объединены несколько логически связанных макросов, называется групповым. Макрос, в котором есть многократное выполнение другого макроса, называется макросом с циклом.
Существуют макросы связанные с событиями и не связанные с ними. Событие – это изменение состояния объекта БД, в момент возникновения которого можно изменить стандартный порядок обработки объекта и определить свою, нестандартную реакцию. События делятся на восемь категорий:
· окна формы, отчета (например, Открытие);данных (например, Изменение);фокуса ввода (например, Вход); клавиатуры (например, Нажатие клавиши);мыши (например, Нажатие кнопки);печати (например, Страница); ошибки (например, Ошибка);таймера (например, Таймер).
В Access только формы и отчеты являются объектами, для которых определены события. Для обработки событий разрабатываются макросы, которые классифицируются на:
· макросы, связанные с событиями элементов управления в форме;
· макросы, связанные с событиями раздела формы;
· макросы, связанные с событиями формы;
· макросы, связанные с событиями раздела отчета;
· макросы, связанные с событиями отчета.
Макросы создаются с помощью Конструктора макросов.