1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Инвентаризация (ст. 12 Закона о бухучете).
Фактическое наличие товаров и ценностей. Сравнение фактического и документального подтверждения наличия товаров. Инвентаризация – установление фактического наличия имущества, его сопоставления с данными учета, проверка полноты отражения обязательств.
Для обеспечения достоверности данных бухучета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухучета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Минфин РФ;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Минфин РФ.
ОТЧЕТНОСТЬ
Это единая система показателей сгруппированной в определенной форме, которая отражает имущественное и финансовое положение предприятия на отчетную дату и финансовые результаты хозяйственной деятельности предприятия за отчетный период.
Группы оформления отчетности:
· упрощенная отчетность – для субъектов малого предпринимательства и некоммерческих предприятий
· стандартная – для коммерческих предприятий, относящихся к группе средних и крупных предприятий
· множественная отчетность – для коммерческих предприятий осуществляющих несколько видов деятельности
Завершающий этап учетной работы и публикуется раз в месяц, раз в пол года и раз в год в бухучет.
Отчетность состоит из:
1. баланс (форма номер один)
2. отчет о прибылях и убытках (форма номер 2) – финансовые результаты за отчетный период путем сопоставления доходов и расходов по ПБУ.
3. отчет об изменениях капитала (форма номер 3)
4. отчет о движении денежных средств (4)
5. приложение к бух балансу (5) – аудиторское заключение
6. отчет о целевом использовании полученных средств для некоммерческих организаций
7. пояснительная записка к годовому балансу
ПБУ 9 доходы: разница между выручкой и себестоимости – это валовая прибыль. Операционные расходы и доходы – связаны с предоставление за плату различных активов организации (продажа активов из организации, расходы по проценты по различным займам у кредитных учреждениях).
Отчет об изменениях капитала: увеличение или уменьшение капитала за соответствующий период. Как изменился уставный капитал в начале по сравнению с концом, каков добавочный капитал, как изменился резервный капитал. Содержаться данные о нераспределенной прибыли и убытках, целевое финансирование, резервы предстоящих расходов, их увеличение и уменьшение. Какие есть резервы по сомнительным долгам, на сколько изменился капитал путем слияния, например. Чистые активы – это капитал минус обязательство.
Отчет о движении денежных средств: потоки денежных средств, их поступление и выбытие в результате текущей инвестиционной деятельности и финансовых операциях за отчетный период в увязке с остатком денежных средств на начало и конец отчетного периода. Финансовая деятельность обеспечивает приток денежных средств.
Приложение к балансу: аудиторское заключение (только публичные организации).
Этапы формирования отчетности:
1. инвентаризация имущества и обязательств
2. закрытие учетных регистров
3. заполнение форм отчетности
4. составление пояснительной записки к балансу
5. отражение тех изменений, которые произошли за год
6. аудиторская проверка
Отчетность нужна для внешних пользователь таких как налоговые органы и акционеры. Годовой отчет предоставляется в соответствии с уставом предприятия, по договору с банком и законом о бухучете. Не позднее 1 июня года, который следует за отчетом.