Для любого предприятия, ведущего активный документооборот, актуальной является проблема наведения порядка, контроля за прохождением информации. Особую важность имеет возможность быстрого поиска необходимых данных. Образно говоря, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота получили путевку в жизнь тогда, когда время, затрачиваемое на поиск необходимых бумажных документов стало превышать время работы с ними. Работая в офисе, вы наверняка столкнетесь с проблемой оптимальной организации потока документов и системы их хранения. Конечно, если объем документов относительно мал, то можно обойтись стандартными средствами и знанием определенных начальных правил.
1. Создать отдельный каталог для каждого глобального раздела документов и подкаталог для более мелких структурных частей, входящих в раздел. Созданные (полученные) документы (файлы) всегда записывать в определенный раздел (каталог) по их предназначению). Это приведет к созданию системы хранения данных, в которой можно будет легко ориентироваться.
2. При возможности структурировать данные в соответствии с конкретными проектами и разделами проектов. Не допускать хаотичного размещения документов, так как в дальнейшем будет весьма непросто в них ориентироваться.
3. При работе над документами одного проекта, раздела (или назначения) называть их однотипно, используя в именах файлов цифровые символы. Например: letter01.doc и letter02.doc и т.д.
4. Называть файлы документов наиболее понятными именами, в которых можно будет легко ориентироваться. Использовать для этого понятные логические ассоциации. И, например, если речь идет о квартальных отчетах по продаже 15 воздушных шариков, файлы можно назвать: ball-96.doc или ball2-96.doc или ball3-96.doc и т. д.
5. Придумать систему именования документов и затем строго придерживаться ее.
6. Периодически проводить ревизию (обновление) каталогов документов. Сортировать документы, изменившие свое состояние, и уничтожать те, которые стали безусловно не нужны. Документы, в хранении которых есть необходимость, но не нужные для работы в течение длительного времени, сбрасывать в архив. Для архива можно использовать как определенные каталоги жесткого диска, так и другие носители электронной информации, например, дискеты или специальные устройства (например, стример), если они имеются.
7. Пользоваться средствами сортировки и быстрого поиска, доступными из различных программ (как физически, так и в соответствии с имеющимися навыками).
8. Всегда заполнять Сводки документов, содержащие полезную информацию о документе: заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, а также статистическую информацию: имя автора, время создания и обработки, объем и т. д. Это позволит всегда получать полную информацию о документе.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рассмотрев в данной работе основные этапы подготовки документов на компьютере и организацию работы с ними, можно сказать следующее:
- компьютер стал основным средством составления и редактирования документов, что позволяет выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом, значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа;
- подготовка к составлению документа на компьютере состоит из нескольких этапов, которые основываются на изучении и сборе данных по конкретному документу. Без этой предварительной работы невозможно составить собственный документ;
- многие документы существуют в памяти компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и используются при документировании повторяющихся ситуаций. Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами;
- при составлении и редактировании документа на компьютере используются специальные программы Microsoft Word, Word Perfect, ChiWriter, TeX, Multi-Edit, BASIC, Pascal, таблицы диаграммы. Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТом.
Таким образом, компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Издательство ПРИОР, 1999. - 224 с.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с.
3. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. М.: ИНФРА-М, 1999. - 575 с.
4. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве) - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез, 1999.—208с.
5. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — М.: ЗАО Юстицинформ, 2005.- 192с.
6. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). — СПб.: Питер, 2005. —240 с.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; 2004. – 320 с.