Номенклатура дел. Систематизация документов и формирование дел: конспект
План занятия:
1. Понятие «номенклатуры дел»
2. Принципы составления номенклатуры дел
3. Содержание номенклатуры дел
Понятие «номенклатуры дел»
Для обеспечения информационно-справочной работы по документам в текущем делопроизводстве и в целях определения порядка их дальнейшего хранения производится систематизация документов в дела.
| Определение: | дело – учетная единица, применяемая в делопроизводстве. |
Систематизация документов в дела закрепляется в таком виде документа, как номенклатура дел.
В номенклатуру дел включаются все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел включаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. Дела общественных органов или организаций (например, профсоюзной), действующих на общественных началах, включаются в номенклатуру дел организации, при которых они созданы.
В номенклатуру дел включаются незаконченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники нормативных актов, брошюры, справочники, информационные листы, реферативные журналы и аналогичные материалы.
Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (2009). Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января. Таким образом, номенклатура дел подготавливается ежегодно.
| Определение: | номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. |
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел создается для однотипных организаций и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Индивидуальная номенклатура дел составляется для конкретной организации службой делопроизводства. В случае если имеется примерная номенклатура дел, то при составлении индивидуальной используют примерную номенклатуру дел, но выбирают только те заголовки дел из нее, которые фактически образуются в деятельности конкретной организации.
| Запомните! | Номенклатура дел организации подразделяется на сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурного подразделения. Они отличаются порядком оформления. |
Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Составленные номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел организации, которая обязательно утверждается руководителем организации. Таким образом, номенклатура дел структурного подразделения является составной частью сводной номенклатуры дел, поэтому не требует дополнительного утверждения.
Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом на секретаря или делопроизводителя. Номенклатура дел структурного подразделения может составляться ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
Формы номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти, представлены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Другие организации при составлении номенклатуры дел используют формы, представлены в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
От того, насколько грамотно и ответственно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, при подготовке их к дальнейшему хранению, зависит в первую очередь сохранность документов.
Номенклатура дел конкретной организации составляется на основании:
· Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
· Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
· Ведомственных перечней;
· Типовых и примерных номенклатур дел;
· Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень НТД), утвержденный приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 (ред. от 28.04.2011).
· Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень ТУП)
| Определение: | ведомственный перечень - перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли |
Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 утверждены Методические указания по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения в федеральных органах власти (Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности»).
Ведомственные перечни могут использоваться и другими организациями в качестве справочников межотраслевого значения при определении сроков хранения документов, относящихся к специальным систем документации (налоговых, финансовых, медицинских и т.п.). Ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г. также могут применяться в настоящее время в качестве справочников межотраслевого значения при условии подтверждения установленного срока решением экспертной комиссии организации.
В субъектах Российской Федерации активно разрабатываются примерные номенклатуры дел для однородных организаций (отделов ЗАГС, «служб одного окна», отделов образования, нотариата и т.п.), которые в основном являются источниками комплектования муниципальных архивов.