Номенклатура дел может быть построена по структурной, производственно-отраслевой и функциональной схеме.
Названия разделов и подразделов в схеме номенклатуры дел, как правило, соответствует утвержденной структуре организации. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать службу ДОУ (канцелярия, секретариат, управлении делами и т.п.). После структурных подразделений, указанных в порядке значимости располагаются органы и подразделения организации, действующие на общественных началах. Построенная таким образом сводная номенклатура дел - номенклатура дел структурного типа, т.е. построенная в соответствии со структурой организации, например:
Номенклатура дел структурного типа
Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечания |
01- Общий отдел | ||||
01-01 | …….. | |||
02 - Финансовый отдел | ||||
02-01 | ……. | |||
03 - Отдел кадров | ||||
03-01 | …. |
В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схеме, ее разделами и подразделами являются управленческие функции, которые располагаются в ней в порядке значимости. За ними располагаются разделы, характеризующие деятельность организации на общественных началах и деятельность его общественных организаций, например:
Номенклатура дел производственно-отраслевого типа
Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечания |
01 - Организация управления | ||||
01-01 | …. | |||
02 - Бухгалтерский учет и отчетность | ||||
02-01 | ….. | |||
03 - Кадровое обеспечение | ||||
03-01 | …. |
Номенклатура дел функционального типа
|
Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечания |
01 - Руководство | ||||
01-01 | …. | |||
02 - Прием, учет, подбор и расстановка кадров | ||||
02-01 | ….. | |||
03 – Контроль в сфере информационных технологий | ||||
03-01 | …. |
Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение 5 лет, но подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации, внесения новых заголовков дел. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года (в течении пяти лет) она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Каждая статья номенклатуры дел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и номер статьи по перечню, примечания.
Содержание номенклатуры дел
Рассмотрим более подробно каждую из граф статьи номенклатуры дел.
Графа «Индекс дела». Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации или конкретного структурного подразделения для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс дела включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 02-01 может означать, что 02- Отдел кадров, 01- порядковый номер дела в номенклатуре этого года.
|
Графа «Заголовок дела». Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее - заголовки дел организационной документации. После них - заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа - заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.
При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещенных в дело. Заголовок должен быть сформулирован коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Рассмотрим эти признаки.
Номинальный – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данной дело, например: «Акты о получении и расходовании государственных субсидий», «Протоколы собрания Совета директоров».
Предметно-вопросный – указывает, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например: «Переписка с ФНС России по вопросам проведения аттестации государственных служащих».
|
Корреспондентский – указание в заголовке для дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банком «Империал» по вопросу выдачи кредита».
Авторский – указание автора документов, помещенных в дело, например, «Приказы генерального директора по основной деятельности».
Хронологический – указание (для переходящих дел) за какой период времени документы, например, «Годовой отчет Московского института юриспруденции за 2014/2015 учебный год».
Географический – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по вопросу…».
Некоторые заголовки с небольшими изменениями и дополнениями составитель номенклатуры дел может быть взят из Перечня.
Заголовок дела в Перечне | Заголовок конкретного дела |
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией | Переписка с Росимуществом о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией |
Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, «Переписка с вузами Московской области по вопросу распределения молодых специалистов», «Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Тюменской области по вопросам социальной защиты населения».
В некоторых заголовках указывается род заводимого дела (дело, переписка). Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. ФИО».
Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например:
«Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».
Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале - переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:
«Переписка с компанией «Маяк» по вопросам..,
«Переписка с компанией «Норильский Никель»…,
«Переписка с компанией «Оптима»…
или
«Переписка с предприятиями Ростовской области»…,
«Переписка с предприятиями Тульской области»….,
«Переписка с предприятиями Хабаровского края» и т.д.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», затем в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:
«Документы (планы, списки, доклады») о проведении конференций.
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например, «Документы к приказам по основной деятельности».
Графа «Количество дел». В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела. Одно дело может содержать от одного до 250 листов или быть шириной не более 3-4 см. Дела до 10 лет срока хранения могут быть шириной до 10 см.
Графа «Срок хранения дела и номера статей по перечню». Четвертая графа заполняется на основании Перечней документов с указанием сроков хранения
В данной графе указывают срок хранения и номера статей по перечню. Эта графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:
· временного хранения (до 10 лет включительно);
· долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
· постоянного срока хранения.
Запомните! | Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя. |
Отметка «ЭПК», проставленная в Перечнях к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.
Отметка «До минования надобности» (ДМН) означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).
В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения и свыше 10 лет срока хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации. Не допускается объединять в одно дело документы с различными сроками хранения.
Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:
· государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
· негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.
Если организации не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом — не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.
Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.
Графа «Примечания». Если в процессе деятельности организации возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например, судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе "Примечание" пишут "переходящее". При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.
В конце календарного года к номенклатуре дел структурного подразделения заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в ней отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения и количество переходящих дел.
Также итоговая запись составляется к сводной номенклатуре дел организации, которая направляется в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.