Тема 6.7. Информационно-справочные документы
Лекция
Назначение и классификация справочно-информационных документов (докладная записка, протокол, справка, акт, служебное письмо). Особенности текста справочно-информационных документов и состав реквизитов.
Практическое занятие
Оформление Протокола, Акта, Справки
ЗАДАНИЕ:
Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению ОРД. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.
Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть выполнены в соответствии с ГОСТ и представлены преподавателю для проверки.
Задание 1
При помощи приложения 1 и 2 составить акт ревизии кассы предприятия ТОО "Спартак" № 15 от 14.03.20. Основанием является приказ директора
№ 165 от 13.03.20.
В состав комиссии, проводящей ревизию, входят: Председатель - зам. директора С.Н. Козлов Члены комиссии: 1. Гл. бухгалтер Н.М. Рогова
2. Ст. бухгалтер З.А. Орлова
3. Бухгалтер О.И. Учаева Присутствовали: зам. гл. бухгалтера Г.Н. Королев
кассир В.И. Максимова
Ревизия была проведена в период с 14.03.20 В результате проведенной ревизии установлено:
по 16.03.20
1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 14.03.20 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 5000 руб.
2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 4800 руб. Недостача денег в кассе - 200 руб.
3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира В.И. Максимовой
Акт составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. - в дело № 05-11 2-й экз. -директору предприятия
3-й экз. - гл. бухгалтеру
В приложении объяснительная записка кассира В.И. Максимовой на 1 л. в 1 экз. (саму объяснительную записку писать не нужно, необходимо в тексте акта сделать пометку о наличии приложений)
Оформить гриф утверждения: директор А.А. Беркут, дата утверждения 18.03.20.
Оформить реквизит "отметка о направлении документа в дело"
Исполнитель В.А. Алукин дата 25.03.20.
Задание 2.
Составить объяснительную записку на имя заведующего отделением о причине опоздания на 1-ю пару 17.03.20. В тексте указать причину опоздания.
Задание 3.
Составить докладную записку от 18.03.20. написанную начальником управления В.О. Ильиным, адресованную Генеральному директору ОАО
«Перевозки» Т.П. Данилину о переводе на должность.
Причиной, послужившей составлению докладной является реорганизация структуры Управления и укрупнение отделов в результате чего происходит перераспределение функций сотрудников.
Начальник управления Ильин просит перевести старшего экономиста СТ. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенные отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.
Используйте приложения 3 и 4.
Теоретический материал
Протокол - справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:
· постоянные реквизиты "единого" бланка:
· эмблема;
· наименование организации;
· наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
· переменные реквизиты "единого" бланка:
· дата;
· регистрационный номер;
· место составления или издания документа (место; где состоялось заседание)
· заголовок;
· текст;
· отметка о наличии приложения;
· подписи.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например: 19-20.09.99.
Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже.
Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.
Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).
Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников. Например:
Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)
или
Присутствовали: 120 чел. (регистрационный лист прилагается)
Приглашенные:
или
Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?». Например:
Повестка дня:
1. О проекте производства продукции совместно с...
Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.
2. Об участии в отраслевой выставке...
Доклад (кого?) должность Фамилия И.О.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени (поддержал, опроверг, поставил под сомнение, одобрил, возразил, отметил, подчеркнул и т.п.).
Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.
Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).
После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них. Например:
Фамилия И.О. - как будет осуществляться переподготовка специалистов?
Фамилия И.О. -...
Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на
вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.
На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня принимает или решение (РЕШИЛИ:) или постановление (ПОСТАНОВИЛИ:). Постановляющая часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20).
Подписывают протокол председатель и секретарь собрания. Например:
Пример оформления протокола
ЗАО «Заря»
ПРОТОКОЛ
_________№_________
Москва
Заседания совета директоров
Председатель - Иванов И.И.
Секретарь - Петров П.П.
Присутствовали: Васильев В.В., Михайлов М.М., Романов P.P., Сидоров С.С.
Приглашенные: заместитель директора по производству Кузнецов К.К.,
начальник отдела маркетинга Марков М.М.
Повестка дня:
1.О реализации проекта производства изделия АА-11.
Доклад заместителя директора по производству Кузнецова К.К.
2. Об участии в специализированной выставке.
Доклад начальника отдела маркетинга Маркова М.А.
1. СЛУШАЛИ:
Кузнецова К.К. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Васильев В.В. - сообщил о необходимости провести модернизацию оборудования.
Романов Р.Р. - предложил составить список необходимого оборудования и изучить предложения поставщиков.
Сидоров С.С. - предложил составить план замены оборудования и проводить модернизацию поэтапно.
РЕШИЛИ:
1.1. Приступить к производству изделия АА-11.
1.2. Поручить производственной службе разработать и представить на утверждение план модернизации оборудования.
2. СЛУШАЛИ:
Маркова М.А. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Михайлов М.М. - отметил, что выставка является достаточно дорогостоящим мероприятием. Принимать участие целесообразно только в том случае, если на стенде будут представлены образцы новой продукции.
Васильев В.В. - гарантировал, что образцы продукции будут изготовлены в срок. Считает, что необходимо разработать план маркетинговых мероприятий.
Сидоров С.С. - предложил подготовить пакет презентационных материалов.
РЕШИЛИ:
2.1. Принять участие в специализированной выставке.
2.2. Поручить отделу маркетинга
2.2.1. Подготовить пакет презентационных материалов.
2.2.2. Обеспечить тиражирование рекламных материалов.
2.2.3. Разработать и представить на утверждение план маркетинговых мероприятий.
Приложение 1. Текст доклада Кузнецова К.К. на 3 л. в 1 экз.
2. Текст доклада Маркова М.А. на 2 л. в 1 экз.
Председатель И.И. Иванов
Секретарь
Теоретический материал
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Текст состоит из двух частей: первая - описательная, в которой излагаются факты или события, и вторая часть - где идет изложение конкретных выводов, просьб, предложений. Бывают инициативные и ответные, внешние и внутренние.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, адресат, подпись.
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. Отражают основную деятельность или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Бывают внешние и внутренние. Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, приложения, подпись, печать.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, отметка о приложении, подпись, гриф утверждения. Текст состоит из трех частей: вводной, констатирующей, выводов.
Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе: председатель, члены комиссии: в алфавитном порядке, должность, фамилии, инициалы.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, после текста указывают количество экземпляров акта и место их нахождения. Дата акта соответствует дню актируемого факта. Акт подписывают председатель и члены комиссии.
ОБРАЗЕЦ АКТА
НАИМЕНОВАНИЕ OPI АНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ
Справочные данные (при необходимости)
АКТ должность,
00.00.0 № 00 подпись И.О.Фамилия
Место издания дата
Краткое содержание события или факта
Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное
указание, послужившие основанием для составления акта
Составлен комиссией:
Председатель: Наименование должности И.О.Фамилия
Члены комиссии: Наименование должности И.О.Фамилии
(располагаются в алфавитном порядке)
Присутствовали: Наименование должности И.О.Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта.
Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Составлен в ___ экземплярах:
1 -й - кому (куда);
2-й - кому (куда)
и т.д.
Приложение: Наименование приложения если, оно есть
Председатель подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии подпись И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
Присутствовали подпись И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
Приложение 1
Макет акта
Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕ или ведомства (при необходимости)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
АКТ
00.00.0000 №
Город
Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже
Основание Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через 1 интервал)
Составлен комиссией
Председатель Наименование должности И.О. Фамилия
Члены комиссии Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)
Присутствовали Наименование должности И.О.Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются также через запятую.
Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. При необходимости указать количество экземпляров:
Составлен в двух экземплярах: 1-й-кому (куда);
2-й - кому (куда).
Председатель Подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия
Приложение 2
Образец акта
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
АКТ
10.10.2015 № 7
г. Тула
Установление фактической производительности технологической линии
Основание Приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.2015 № 108
Составлен комиссией
Председатель Главный технолог управления Д.М. Петров
Члены комиссии Руководитель лаборатории С.И. Макаров, старший инженер лаборатории Ю.В. Симаков
Присутствовал Главный инженер завода № 1 М.П. Радин
В период с 10.10.2015 по 12.10.2015 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1.
Линия принята в эксплуатацию в декабре 2008 года со средней производительностью 88 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели.
В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн. листов в год.
Составлен в трех экземплярах: 1-й - Главасбесту;
2- й - НИИпроектасбесту; 3-й - заводу № 1.
Председатель Д.М.Петров
Члены комиссии С.И.Макаров Ю.В.Симаков
Присутствовал М.П. Радин В дело 00-00
Подпись дата
Макет докладной записки
Приложение 3
Наименование министерства Наименование должности адресата с
или ведомства включением наименования организации в дательном падеже
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И.О. Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №
Место издания Заголовок к тексту,
выраженный отглагольным существительным в предложном падеже, начинается предлога О
Машинописный текст докладной записки печатают через 1,5 интервала. Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения..." Текст состоит из двух частей.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть, после текста.
Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.
2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.
Наименование должности лица,
подписавшего документ И.О.Фамилия
В дело 00-00 Подпись Дата
Приложение 4
Образец докладная записка
Контрольно-ревизионный Генеральному директору
отдел объединения
И.И. Иванову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.04.2015
Москва
О назначении документальной ревизии в магазине № 000
При инвентаризации товарных фондов магазина № 15 09.04.2015 обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 000 с 01.01.2015 по 09.04.2015.
Заместитель
начальника отдела Подпись П.А. Кодин