IV. Функции Архива администрации

Положение

Об архиве администрации сельского поселения «Шеинский наслег»

МР «Сунтарский улус (район)» Республики Саха (Якутия)

 

I. Общие положения

 

1.1. Положение об архиве администрации сельского поселения «Шеинский наслег» (далее – администрация) разработано в соответствии с примерным положением архива органи­зации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42 и зарегистрированного в Минюсте России 15 августа 2018 г. (регистраци­онный № 51895).

1.2. Архив администрации создается на правах структурного подразделения, осущест­вляю­щего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия), документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, а также подго­товку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив МР «Сунтар­ский улус (район)», источником комплектования которого выступает администрация.

1.3. Администрация разрабатывает положение об Архиве администрации. Положение об Архиве администрации подлежит согласованию на предмет соответствия его Пример­ному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежа­щих хране­нию в Архиве администрации.

Администрация, как источник комплектования муниципального архива МР «Сунтар­ский улус (район)», согласовывает положение об архиве администрации с экспертно-прове­рочной комиссией Министерства культуры и духовного развития РС(Я) (далее – ЭПК), му­ниципальным архивом в случае наделения его соответствующими полномо­чиями.

После согласования положение об Архиве администрации утверждается постановлением главы администрации.

1.4. Архив администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным зако­ном от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законо­дательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федера­ции, Республики Саха (Якутия) в сфере архивного дела и делопро­изводства, правилами ор­ганизации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов в государственных органах, орга­нах местного самоуправления и организациях[1], локаль­ными нормативными актами муници­пального органа, актами Министерства культуры и духовного развития РС(Я) и настоящим положением.

 

II. Состав документов Архива администрации

2.1. Архив администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) ад­ми­нистрации – предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения[2] (при их наличии);

г) фонд пользования (архива)[3] (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива админи­страции.

 

III. Задачи Архива администрации

 

3. К задачам Архива администрации относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Поло­жения.

3.2. Комплектование Архива администрации документами, образовавшимися в дея­тельности администрации.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) на постоянное хранение в муниципальный архив МР «Сунтарский улус (район)».

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации и своевременной передачей их в Архив адми­нистрации.

 

IV. Функции Архива администрации

 

4. Архив администрации осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности админи­страции, в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве администра­ции.

4.3. Представляет в муниципальный архив МР «Сунтарский улус (район)» учетные све­дения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов в соответствии с поряд­ком государственного учета документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия)[4].

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив ад­министрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации описи дел по­стоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по лич­ному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не под­лежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных доку­ментов;

б) на утверждение ЭПК Министерства описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Министерства описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Министерства акты об утрате документов, акты о неисправимых поврежде­ниях архивных документов;

д) на утверждение главы администрации описи дел постоян­ного хранения, описи вре­менных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых поврежде­ниях архивных документов, утвержденные (со­гласованные) ЭПК Министерства.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) на по­стоянное хранение в муниципальный архив МР «Сунтарский улус (район)».

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия), а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

4.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов Архива администрации.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных докумен­тов.

4.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архив­ные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов Архива администрации.

4.14. Создает фонд пользования Архива администрации и организует его использова­ние.

4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации.

4.16. Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации в составлении номенклатуры дел, форми­ровании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации в подготовке докумен­тов к передаче в Архив администрации.