Как долго хранить кадровые и налоговые документыИП.
Вам придется длительное время хранить любые кадровые документы и бумаги, на основании которых считались налоги, а также страховые взносы. Ведь запросить бумаги могут проверяющие из трудовой или налоговой инспекции, ФСС, Росалкогольрегулирования и других ведомств.
Ø Сроки хранения документов.
По большинству документов сроки хранения нужно считать с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП их составил.Для большинства документов сроки предусматривает Переченьтиповых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
| Документы | Срок | С какой даты считать срок |
| Кадровые бумаги | ||
| · Трудовые договоры, · Личные карточки, · Дела работников, · Приказы о приеме и увольнении, премиях, командировках. | § Зависит от того, когда составили документ: ü 75 лет, если до 2003 года, ü 50 лет — если позже 2003 года. | § С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ. |
| · Штатное расписание. | § Постоянно | § С даты составления документа. |
| · Журналы учета рабочего времени. | § 5 лет | § С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал. |
| · График отпусков. | § 1 год | § С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график. |
| Документы для расчета налогов и страховых взносов | ||
| · Декларации, · Налоговые регистры (по расчету ЕНВД, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ), · «Первичка», · Акты сверки с ФНС. | § 5 лет | § Срок по регистрам, «первичке» и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2018 года. § Сроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года. |
| · Книги учета по УСН и патенту. | § Постоянно, пока работает предприниматель | § С даты, когда ИП составил Книгу. |
| · Индивидуальные карточки по расчету взносов. | § 6 лет | § С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку. |
| · Отчеты по страховым взносам. | § Постоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формам | § С 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2018 года. Он закончится 31 декабря 2022 года. |
| · Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи). | § 5 лет | § С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП с амортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года. |
| · Договоры и соглашения по сделкам. | § 5 лет | § С даты, когда договор или соглашение прекратили действовать. |
Давайте разберемся, какие документы требуют проверяющие:
I. Трудовая инспекция
Проверяющие потребуют документы, на основании которых Вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж. Это:
ü договоры со штатными сотрудниками,
ü зарплатные ведомости,
ü приказы,
ü личные карточки и другие кадровые документы.
II. Налоговая инспекция
Налоговики вправе во время камеральных проверок изучить декларации, а также документы на вычеты НДС и льготы. А во время выездных проверок ИФНС запрашивает любые документы по деятельности ИП:
ü регистры по расчету налогов,
ü «первичку»,
ü книги учета по УСН или патенту,
ü договоры с контрагентами,
ü индивидуальные карточки по расчету взносов, т.к. ФНС проверяет и страховые взносы.
III. ФСС РФ
Фонд вправе изучить:
ü отчетность по взносам на травматизм,
ü больничные,
ü приказы на «детские» отпуска,
ü иные документы на пособия.
IV. Росалькогольрегулирование
Готовьтесь представить товаросопроводительные документы на алкоголь, если индивидуальный предприниматель торгует пивом. На их основании вы заносите записи в ЕГАИС.
Ø Штрафы за документы, которых нет у ИП.
Если у Вас отсутствуют документы, по которым не истекли сроки хранения, проверяющие оштрафуют ИП. Также инспекторы могут начислить недоимку и пени, если не окажется документов, подтверждающих расчет налогов.
| Проверяющий орган | Размер штрафа, за отсутствие документов |
| ИФНС | § от 300 до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, § 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ. |
| ФСС | § от 300 до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудовая инспекция | § от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | § от 20 000 до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Ø Как избавиться от документов, по которым истекли сроки хранения.
§ Вы можете уничтожить просроченные документы самостоятельно — сжечь, измельчить в шредере, порвать или передать на переработку сторонней фирме. Электронные документы просто удалите в компьютере или на Вашем сервере.
§ Назначьте приказом ИП экспертную комиссию, которая решит, что уничтожать. В комиссию обычно входят ИП, секретарь, бухгалтер, кадровый работник.
§ Комиссия отбирает документы с истекшими сроками хранения и составляет акт о выделении дел к уничтожению. Акт составляйте не ранее 1 января года, следующего за тем, в котором истек срок хранения.
§ Оформите акт о выделении документов к уничтожению в произвольном виде или по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
§ Если документы на уничтожение отдаете сторонней фирме, то составьте акт приема-передачи. Укажите в акте на уничтожение дату передачи, вес и количество просроченных бумаг.
§ Если от документов Вы избавляетесь самостоятельно, то по результатам оформите акт об уничтожении.
Ø Сдача документов в архив.
§ Если ИП снимается с учета, документы нужно сдать в муниципальный архив.
§ Если бизнесмен прекращает деятельность, то документы, по которым не истек срок хранения, необходимо сдать в архив:
ü кадровые документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП.
ü отчетность, «первичку», договоры сдайте в частную архивную компанию.
Обратите внимание: Сроков передачи документов в архив нет. И архивы предъявляют разные требования к оформлению документов, например к форме описи сданных дел. Поэтому узнайте заранее, как подготовить документы для архива, куда Вы обращаетесь.
§ Налоговики вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение 4 (четырех) лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.