Для вызова Excel необходимо нажать кнопку Пуск, активизировать меню Программы и щёлкнуть левой кнопкой мыши по значку Microsoft Excel.
Для работы с ранее созданным файлом, содержащим электронную таблицу MS Excel, можно вызвать табличный процессор, дважды щёлкнув левой кнопкой мыши на имени файла, содержащего электронную таблицу.
Для завершения работы Excel следует дать команду Файл—Выход или закрыть его окно любым другим способом. Если изменённая электронная таблица не была предварительно записана в файл, на экране появится диалоговое окно с сообщением «Сохранить изменения в файле?» и кнопками Да, Нет, Отмена. Первая из них используется для записи изменений в файл и завершения работы Excel. Вторая — для завершения работы Excel без записи изменений. Третья — для отказа от выхода из табличного процессора.
Окно Excel
Окно Excel состоит из следующих компонентов (рис. 3.5):
Ø строка заголовка, где содержится значок программы, название программы, имя файла, с которым пользователь работает в данный момент, а также кнопки управления окном;
Ø меню, содержащее команды Excel;
Ø панели инструментов, содержащие управляющие элементы, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам;
Ø строка ввода (формул), предназначенная для ввода, редактирования и отображения данных в текущей ячейке, включая формулы;
Ø рабочее поле ¾ фрагмент текущего рабочего листа с ячейками ЭТ, ограниченный слева и сверху рамками с нанесенными на них номерами строк и именами столбцов;
Ø ярлычки рабочих листов ЭТ;
Ø строка состояния для отображения информации о текущем состоянии (режиме работы) табличного процессора.
Ø горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки, предназначенные для перемещения по текущему листу.
Рис. 3.5. Схема окна Excel
Технология работы в Excel
Работа пользователя с ЭТ осуществляется в соответствии с поставленной задачей и состоит из следующих основных этапов:
Ø создание ЭТ;
Ø графическое представление данных;
Ø оформление и печать выходных данных.
Наряду с этим Excel имеет ряд дополнительных возможностей: обработка связанных таблиц, консолидация данных, создание сводных таблиц, работа со списками, выполнение статистического анализа, моделирование, программирование и др.
Обобщенная схема технологии работы в Excel приведена в приложении 2.
Основные режимы работы Excel
Основными режимами работы Excel являются: режим готовности, режим ввода данных, командный режим, режим редактирования.
Режим готовности — режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для ввода, редактирования или выполнения какой-нибудь другой операции.
Как только начинается ввод данных в ячейку ЭТ, происходит переход из режима готовности в режим ввода данных. После окончания ввода данных Excel переходит из режима ввода данных в режим готовности. Подобная смена режимов работы происходит до тех пор, пока не будут введены все необходимые данные в ячейки ЭТ.
Работа с окнами, рабочими листами, построение диаграмм, создание макросов, оформление и печать выходных документов выполняются в командном режиме.
Режим редактирования дает возможность вносить изменения в содержимое ячеек без полного повторения набора с клавиатуры. В этом режиме содержимое текущей ячейки отображается в строке ввода (формул) и доступно для внесения изменений (появляется текстовый курсор).
Контрольные вопросы
1. Что такое электронная таблица (ЭТ)?
2. Раскройте понятия: строка, столбец, ячейка, блок ячеек.
3. Что такое адрес ячейки?
4. Какая ячейка называется текущей (активной)?
5. Чем абсолютная адресация отличается от относительной?
6. Что может быть содержимым ячейки ЭТ?
7. Каковы правила записи формул?
8. С какими основными объектами работает Excel?
9. Назовите функциональные возможности Excel.
10. Какова структура окна Excel?
Практическая часть
1. Вызвать Excel.
2. Изучить структуру окна программы Excel.
3. Ознакомиться со справочной системой Excel.
4. Завершить работу Excel.
[1] В качестве разделителя аргументов могут использоваться различные символы в зависимости от настроек Excel и/или Windows.
[2] Ранг числа — порядковый номер числа относительно других чисел в списке аргументов.
[3] Для переключения режимов абсолютной и относительной адресации можно использовать [F4].