Потребность в описании (моделировании) бизнес-процессов возникает, как правило, в том случае, когда руководству компании требуется достаточно четкая и прозрачная картина функционирования своего бизнеса, целостное видение которой позволит осуществлять дальнейшее эффективное развитие. Для того, чтобы сформировать эту картину, необходимо ответить на следующие вопросы:
· Как устроен бизнес компании.
· Какие бизнес-процессы выполняются для получения результатов.
· Кто из руководителей и как за них отвечает.
· Где возникают сложности в работе и основные проблемы.
· Как от существующей модели перейти к перспективной системе бизнеса.
Получив и проанализировав информацию о том, какие бизнес-процессы в компании выполняются, и кто за них отвечает, можно сформировать наглядное описание того как устроен бизнес и определить резервы, заложенные в существующей системе.
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.
очевидные выгоды, которые получает компания в итоге реализации работ по описанию и моделированию бизнес-процессов:
1. Уже на этапе описания бизнес-процессов неизбежно происходит оптимизация моделей – устраняется дублирование функций, исправляются пробелы в системе документооборота, определяются исполнители утерянных функций.
2. В описания моделей закладываются наилучшие показатели выполнения операций и наиболее передовой опыт успешных сотрудников, что позволяет стандартизировать работу всего коллектива и существенно повысить эффективность работы бизнеса в целом.
3. Общее принятие правил и принципов выполнения бизнес-процессов позволяет сформировать единое понимание качества выполнения работ у руководителей и сотрудников.
4. Доступные для изучения сотрудниками компании описанные бизнес-процессы представляют собой внутрикорпоративную базу знаний – новые сотрудники быстрее обучаются и понимают то, что от них требуется, значительно сокращается количество ошибок при выполнении первичных операций работающим персоналом.
5. Модели бизнес-процессов формируют базис системы показателей эффективности работы подразделений и каждого из сотрудников в отдельности.
6. Сотрудники, зная, что выполняемые ими процессы прозрачны, понятны и контролируются, выполняют свою работу более добросовестно.
На сегодняшний день существует несколько общепризнанных в мировой практике моделей и технологий описания бизнес-процесса (наиболее распространенные IDEF, SADT, ARIS), каждая из которых изначально создавалась для применения в определенной сфере или отрасли. Однако все они схожи в принципах описания результатов – это построение однозначно понимаемой, логически обоснованной и функционально оптимизированной последовательности операций, итог выполнения которых приводит к заданному и заранее предсказуемому результату.
При описании каждой самостоятельной операции обязательно должно быть определено:
· Краткое описание каждой операции.
· Событие или действие определяющее начало операции.
· Предельное время выполнения операции.
· Входящая информация или ресурсы требуемые для исполнения операции.
· Результат, получаемый на выходе.
· Ответственный исполнитель и участники операции.
С точки зрения выполнения данной работы, необходимо отметить, что описание бизнес-процессов является одним из наиболее трудоемких видов работ и требует не только больших затрат времени, но и глубокого и вдумчивого подхода к анализу процессов. Непосредственное описание бизнес-процессов можно проводить, используя различные общедоступные инструменты (например: EXCEL, BPWin, ARIS, MS Visio), при этом главное, чтобы полученные в результате работы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов. В этом случае немаловажной является квалификация руководителя проекта и аналитиков, которые должны иметь достаточный уровень образования в сфере экономики предприятия и менеджмента и достаточный опыт реализации подобных проектов.
Наш опыт и опыт наших специалистов говорит о том, что описание тотально всех процессов предприятия на нижнем уровне детализации (т.е. доведенное до первичных документов) является некорректно поставленной задачей. Ни одна группа сколь угодно увлеченных такой задачей специалистов не довела ее до конечного результата. Глубину описания, на наш взгляд, необходимо варьировать в зависимости от поставленных задач проекта и специфики конкретного процесса.
Именно поэтому, мы стараемся осуществлять комплексный и системный подход к данному типу проектов, для того чтобы результат нашей работы был актуален во времени и имел реальную ценность для собственников и руководителей компании.