Учёт кассовых операций: внутренний и внешний аудит

Кассир или работник, с которым заключен договор о матери­альной ответственности, должен в своей работе руководствоваться Правилами ведения кассовых операций. Руководствуясь этим документом, директор или заинтересованное лицо может легко проконтролировать данные операции и порядок их учета.

Прием в кассу наличных денег главный бухгалтер оформляет приходными кассовыми ордерами, в которых фиксируются основания для принятия денег в кассу. Суммы в документах, являющихся основаниями (чек из чековой книжки, авансовый отчет, справка-заявление, выписка из протокола собрания, договоры), должны обязательно совпадать с суммами приходных кассовых ордеров, а также с суммами в квитанциях к ним, выданных лицу или организациям, вносящим денежные средства в кассу. Прове­ряется наличие печати и подписи руководителя, разрешающего прием денег в определенной сумме. Указанные в расходных кассовых ордерах суммы должны совпадать с суммами оснований на выдачу средств.

Реквизиты имеющихся кассовых ордеров должны соответствовать информации о них, находящейся в Журнале регистрации этих документов, заполняемом бухгалтером до передачи кассовых до­кументов кассиру.

Кассовые операции проверяются по Кассовой книге, пронумерованной, прошнурованной, опечатанной и заверенной под­писями. В ней фиксируются все поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводятся остатки денежных средств в кассе. Так как кассир ведет Кассовую книгу в 2 экз. под копирку (2-й, отрывной, экземпляр служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых докумен­тах должны отсутствовать малейшие подчистки, помарки, а в кас­совых ордерах — и оговоренные исправления, которые в них не допускаются.

Для контроля учета кассовых операций руководитель может сверить суммы поступающих и расходуемых денежных средств по каждому отчету кассира с суммами, зафиксированными в бухгал­терских регистрах. Каждому кассовому отчету соответствует одна строка журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса». В ведомости фиксируются поступления денежных средств (приходные кассовые ордера), в журнале-ордере — выдача денег (расходные кассовые ордера). Проверке также может быть подвергнута ариф­метика (полная или частичная) при подсчете оборотов (сумм поступивших или выданных денег).

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. При этом следует помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отче­там), с указанием «до инвентаризации на... (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписку, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступив­шие на их ответственность, оприходованы, выбывшие — списа­ны в расход.

В процессе ревизии, согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Минфином России 13.06.1995 г., при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, век­сельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). При этом проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности производится по ви­дам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и ко­нечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризационная комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (приложение 23). При обнаруже­нии ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Кроме того, инвентаризации подлежат также ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

При автоматизированном ведении Кассовой книги проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Учредители предприятия, вышестоящие организации, а также аудиторы в соответствии с заключенными договорами при произ­водстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей.

Ответственность за обеспечение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований порядка ведения кассовых операций, а в бюджетных организациях эти проверки осуществляются соответствующими финансовыми органами.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных проверок кассовой дисциплины недостатков, а также условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

АКТ О ПРОВЕРКЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ КАССЫ(форма КМ-9)

Применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.

Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир - операционист (продавец, официант, приемщик заказов), - в двух экземплярах.

Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.