Перед составлением годовой отчётности проводится ряд подготовительных мероприятий:
1 Этап. Проверка соответствия данных первичных учетных документов данным бухгалтерского учета.
Проверяется, все ли имеющиеся документы нашли отражение в бухгалтерском учете. Все обработанные бухгалтерией документы проверяются на их соответствие утвержденным формам, проверяются подписи и печати. Если какие-либо документы на предприятии утеряны, делаются дубликаты с пометкой «КОПИЯ».
2 Этап. Проведение инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их составление и оценка. Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете. Расхождения, выявленные в результате инвентаризации, должны быть отражены бухгалтерскими записями в отчетные периоды, заключительными записями отчетного года.
Проводится инвентаризация основных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов, финансовых вложений, незавершенного производства, денежных средств, документов и бланков строгой отчетности. Особое внимание уделяется инвентаризации расчетов. Инвентаризационная комиссия путем сверки должна установить правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, кредитными и банковскими учреждениями, с бюджетными и внебюджетными фондами, с подразделениями, выделенными на отдельные балансы, по расчетам с работниками организации по оплате труда и т.д. Особое внимание уделяется правильности и обоснованности сумм дебиторской и кредиторской задолженности. Результаты инвентаризации расчетов подтверждаются актом сверки. В акте из общей суммы указывается сумма задолженности, подтвержденная дебиторами, сумма задолженности не подтвержденная дебиторами и сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности. Для дальнейшей работы по истребованию задолженности к акту составляют справку, в которой указывают наименование и адреса дебиторов, суммы задолженности, время возникновения и подтверждающие документы. По суммам, по которым истекли сроки исковой давности, в справке необходимо указать лиц, виновных в пропуске этих сроков. При несовпадении сальдо по расчетам должны быть указаны причины расхождения между организациями.
Расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в следующем порядке:
1) излишек имущества приходуется по рыночной цене на дату проведения инвентаризации - Дт сч. 10, 41, 50… Кт сч. 91-1;
2) выявленная недостача имущества в пределах норм естественной убыли списывается - Дт сч. 20, 23 Кт сч. 94;
3) выявленная недостача имущества сверх норм естественной убыли списывается на виновное лицо - Дт сч. 94 Кт сч. 10, 41, 50… и Дт сч. 73-2 Кт сч. 94;
4) если виновное лицо не установлено, то недостача списывается на расходы организации - Дт сч. 91-2 Кт сч. 94.
3 Этап. Проводится проверка записей на счетах бухгалтерского учета.
Для того, чтобы бухгалтерская отчетность соответствовала предъявляемым к ней требованиям в организации соблюдаются следующие условия:
- хозяйственные операции отражаются только на основании надлежаще заполненных документов;
- за отчетный период отражаются все произошедшие хозяйственные операции и результаты инвентаризации;
- данные аналитического и синтетического учета должны совпадать.
В течение всего периода на основании первичных учетных документов в учетных регистрах формируется вся информация об объектах бухгалтерского учета. Итоговые данные учетных регистров используются для составления Главной Книги.
4 Этап. Порядок исправления выявленных ошибок.
Способ исправления ошибочно сделанных записей в первичных документах или учетных регистрах зависит от момента их выявления и характера ошибки.
Корректурный способ применяется, когда ошибка сделана в одном регистре и обнаружена до подсчета итогов, т.е. до перенесения данных в Главную книгу. Данный способ предполагает зачеркивание тонкой чертой неправильных сумм или текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписывание правильных сумм и текста. Одновременно делается оговорка о сделанном исправлении и ее заверение подписью ответственного лица.
Способ дополнительной бухгалтерской записи применяется, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов в регистрах или Главной книге. Такой способ используют, когда операция не была отражена своевременно или при правильной корреспонденции счетов сумма операции оказалась меньше реальной. В этом случае составляется дополнительная бухгалтерская проводка на сумму операции или на разницу между правильной и отраженной суммой.
Способ сторнировочной записи применяется в том случае, когда в регистрах записана сумма больше, чем следовало, и если составлена и разнесена по счетам ошибочная бухгалтерская запись. Суть данного способа в том, что вначале неверная проводка повторяется красными чернилами (или красным цветом в компьютерной программе). При подсчете итогов в регистрах суммы, которые записаны красным цветом, вычитаются из общей суммы. Таким образом, неправильная запись аннулируется. После этого нужно составить новую проводку с правильной корреспонденцией счетов или правильной суммой.
В случае выявления ошибки, бухгалтер составляет бухгалтерскую справку, где фиксируется выявленная ошибка, отражается причина её возникновения, способ исправления. Бухгалтерская справка составляется в произвольной форме.
5 Этап. Закрытие счетов учета затрат, формирование себестоимости готовой продукции.
Составлению годовой отчетности, предшествует процедура закрытия счетов. Условно этот процесс можно разбить на следующие этапы:
1) отражаются все прямые затраты по дебету счетов 20, 23, 25, 26 с кредита счетов 10, 70, 69, 02 и т.д.;
2) счет 25 закрывается, сальдо на конец отчетного периода счет не имеет. Бухгалтерская запись на закрытие счета 25 - Дт сч. 20, 23 Кт сч. 25;
3) счет 26 закрывается, сальдо на конец отчетного периода счет не имеет. В данном случае возможны два варианта:
а) Дт сч. 20, 23 Кт сч. 26 – при калькулировании полной себестоимости;
б) Дт сч. 90 Кт сч. 26 – при калькулировании неполной (сокращенной) себестоимости;
4) при наличии производственного брака на счете 28 окончательные потери от брака списываются проводкой Дт сч. 20, 23 Кт сч. 28.
Таким образом, на счете 20, 23 будут учтены все прямые и косвенные затраты на производство продукции (работ, услуг). Конечный остаток по счетам 20, 23 показывает сумму незавершенного производства. В зависимости от выбранного варианта учета готовой продукции, фактическая себестоимость списывается бухгалтерскими записями:
- при нормативном методе учета затрат Дт сч. 40 Кт сч. 20;
- при фактическом методе учета затрат Дт сч. 43 Кт сч. 20.
6 Этап. Реформация баланса
1) Выявление финансового результата от продажи продукции (работ, услуг). Закрытие счета 90 «Продажи».
На счёте 90 «Продажи» накапливается информация о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации, а также для определения финансового результата по ним.
Записи по субсчетам 90-1 «Выручка», 90-2 «Себестоимость продаж», 90-3 «НДС» и др. производятся накопительно, в течение отчётного года. Так, на счёте 90-1 в конце каждого месяца будет кредитовое сальдо, на счете 90, субсчетах 2-7 – дебетовое сальдо. Сальдо по дебету и кредиту ежемесячно сопоставляются. В конце каждого месяца на счете 90 выявляется финансовый результат – прибыль (убыток), кредитовый оборот счета 90 субсчета 1 сравнивают с дебетовым оборотом счета 90 по субсчетам 2-7. Выявленный результат представляет собой прибыль (убыток) от продаж за месяц. Если выручка (кредитовый оборот) превышает затраты (дебетовый оборот), то в учетном месяце получена прибыль, отражаемая проводкой Дт сч. 90-9 Кт сч. 99. Если выручка (кредитовый оборот) меньше затрат (дебетовый оборот), то организацией получен убыток - Дт сч. 99 Кт сч. 90-9. По окончанию отчетного года (31 декабря) все субсчета к счету 90, кроме субсчета 9, закрываются внутренними записями:
- субсчет «Выручка» – Дт сч. 90-1 Кт сч. 90-9;
- все остальные субсчета – Дт сч. 90-9 Кт сч. 90-2-7.
2) Выявление финансового результата от прочих операций, не относящихся к обычным видам деятельности. Закрытие счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Записи по субсчетам 91-1 «Прочие доходы» и 91-2 «Прочие расходы» производятся накопительно в течение года. Ежемесячно кредитовый оборот по счету 91-1 сопоставляется с дебетовым оборотом счета 91-2, полученное сальдо отражают на счете 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов». Записи на субсчетах 91-1, 91-2, 91-9 производятся накопительно в течение отчетного года, то есть все субсчета счета 91 в течение года не закрываются. На счете 91-1 будет всегда кредитовое сальдо, 91-2 – дебетовое. В конце каждого месяца на счете 91 выявляется финансовый результат – сальдо прочих доходов и расходов. Для этого сравнивают кредитовый оборот счета 91-1 и дебетовый оборот счета 91-2. Выявленный финансовый результат отражают на специальном счете 91-9. Если сумма прочих доходов (кредитовый оборот) превышает сумму прочих расходов (дебетовый оборот), то получена прибыль от прочей деятельности, что отражается на счетах следующим образом: Дт сч. 91-9 Кт сч. 99. Если сумма расходов (дебетовый оборот) превышает сумму доходов (кредитовый оборот), то получен убыток, отражаемый проводкой Дт сч. 99 Кт сч. 91-9. По окончанию отчетного года все субсчета закрывается внутренними записями:
- субсчет «Доходы» Дт сч. 91-1 Кт сч. 91-9;
- субсчет «Расходы» Дт сч. 91-9 Кт сч. 91-2.
3) Выявление чистой прибыли (непокрытого убытка). Закрытие счёта 99 «Прибыли и убытки».
Счет 99 «Прибыли и убытки» предназначен для обобщения информации, о формировании конечного финансового результата деятельности организации. Записи на счетах 99 ведут накопительно в течение года. В конце каждого месяца финансовый результат от продажи продукции, сальдо счетов 90 и 91 переносятся на счет 99. Кроме того, на счете 99 отражаются:
- условный расход (доход) по налогу на прибыль Дт сч. 99 Кт сч. 68 (Дт сч. 68 Кт сч. 99);
- штрафы, пени, неустойки за нарушение оплаты расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами Дт сч. 99 Кт сч. 68, 69;
- постоянные налоговые обязательства Дт сч. 99 Кт сч. 68 и постоянные налоговые активы Дт сч. 68 Кт сч. 99.
Сопоставление дебетового и кредитового оборота по счету 99 позволяет определить конечный финансовый результат отчетного периода – прибыль (убыток). В конце отчетного периода, 31 декабря, при составлении годовой отчетности счет 99 закрывается:
- нераспределенная прибыль Дт сч. 99 Кт сч. 84;
- непокрытый убыток Дт сч. 84 Кт сч. 99.
На 1 января следующего года по счету 99 сальдо быть не должно.