Введение
Документационное обеспечение управления – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функцию управления документами. Управление документами – это совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения управленческих операций. В деятельности организации образуется организационно-распорядительная документация – это комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.
Организационно-распорядительные документы, образующиеся в организации, после завершения работы с ними, формируются в дела. Порядок формирования в дела входящих и исходящих документов, представляет собой порядок действий по группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Данная тема рассматривается в статьях Е.Н. Поповой «Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации», а также Н. Носаревой «Обработка исходящей и входящей корреспонденции».
Тема исследования: Порядок формирования в дела входящих и исходящих документов.
Цель исследования: изучить порядок формирования в дела входящих и исходящих документов в документационном обеспечении деятельности организации.
Объект исследования: документационное обеспечение деятельности организации.
Предмет исследования: порядок формирования в дела входящих и исходящих документов.
Задачи исследования:
1. Проанализировать и систематизировать научную, нормативную, методическую литературу по теме исследования.
2. Изучить порядок формирования в дела входящих и исходящих документов в документационном обеспечении деятельности организации.
3. Оформить документы.
Методы исследования:
– теоретические методы (индукция, дедукция, анализ и синтез, обобщение);
– эмпирические методы (метод документоведческого анализа, метод проектирования документов).
Порядок формирования в дела входящих и исходящих
Документов в документационном обеспечении
деятельности организации
Документационное обеспечение деятельности организации направлено на обеспечение управления организацией, включающую фиксацию, передачу и хранение информации об организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния, состоит из процессов документирования, документооборота, учета документов, контроля исполнения и хранения исполненных документов.
Целью документационного обеспечения деятельности организации является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению [18].
Документационное обеспечение деятельности организации решает такие задачи, как:
1. Создание и оформление документов в соответствии с требованиями нормативно–правовых актов;
2. Обеспечение регистрации всех видов документов;
3. Организация работы с документами с использованием информационно–коммуникационных технологий;
4. Использование систем электронного документооборота;
5. Организация единого порядка работы с документами;
6. Обеспечение контроля исполнения документов;
7. Хранение документов.
Нормативно–правовая база документационного обеспечения деятельности организации включает в себя:
– законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
– постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного попечения на федеральном уровне;
– правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств и др.);
– правовые акты органов представительной власти Республики Башкортостан и органов местного самоуправления;
– государственные стандарты на документацию и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
– нормативные документы по организации архивного хранения документов;
– локальные акты организации по организации делопроизводства.
В управленческой деятельности организации образуются организационно-распорядительные документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Существует четыре вида организационно-распорядительной документации: организационно-правовые документы, распорядительные, информационно-справочные, по личному составу [9, c. 80].
Организационно-правовые документы – это документы, регламентирующие деятельность организации, их структурных подразделений, а также конкретных должностных лиц. К ним относятся: устав, положение, штатное расписание, структура и штатная численность, должностная инструкция, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации, правила и памятки.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. К ним относятся: приказ, распоряжение. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Информационно-справочные документы – документы, сообщающие какие-либо сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязываются выполнять поручения. К ним относятся: акт, докладная записка, объяснительная записка, письмо, справка и доклад.
Документы по личному составу – это документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации. К документам по личному составу относятся: трудовой договор, приказ по личному составу, анкета, резюме, характеристика с места работы, командировочное удостоверение, личная карта, личные заявления, трудовая книжка и другие [9, c. 81 – 104].
Все организационно-распорядительные документы подлежат документированию. Документирование – это процесс создания и оформления документа, запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носителем документированной информации является материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде [4].
Средства документирования – это предметы или совокупность приспособлений, используемых для создания документа. Средства документирования бывают ручными, механическими (пишущие машинки), автоматизированными (персональный компьютер и программные обеспечения), средства копирования и размножения (сканеры, принтеры). Наиболее часто используемыми в организации средствами документирования являются: персональный компьютер, телефон, факс, уничтожитель бумаг, копировальный аппарат и принтер. При создании документов используется программное обеспечение Microsoft Office.
Microsoft Office – офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для оперативных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE-объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. В состав Microsoft Office могут входить:
1. Microsoft Office Word – текстовый редактор, с помощью которого можно создавать документы различной сложности.
2. Microsoft Office Excel – табличный редактор, в котором есть все нужные функции для создания электронных таблиц любой сложности.
3. Microsoft Office Power Point – популярное приложение для подготовки презентаций.
4. Microsoft Office Access – приложение для управления базами данных.
5. Microsoft Office Outlook – многофункциональное приложение, которое состоит их календаря, планировщика задач, записок, почтового клиента и адресной книги [19].
Организационно-распорядительные документы, образующиеся в организации, вступают в документооборот. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до момента завершения исполнения или отправки. Главное правило документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Электронный документооборот – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно [4].
Документооборот в организации – это система, состоящая из внутренних, входящих и исходящих документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен. Существуют семь принципов документооборота: прямоточность движения документов, ритмичность, пропорциональность, непрерывность, последовательность, параллельность, самостоятельность и ответственность. Целью документооборота является обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления [20].
В системе документооборота организации выделяют три основных документопотока: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы.
Входящие документы – это вся та документация, которая поступает на адрес компании, как через обычную почту, так и через электронную. Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, обращения юридических и физических лиц, договоры, информационные, благодарственные, сопроводительные и прочие письма.
Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией, как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие–то входящие документы и запросы. Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие документы организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации.
Внутренние документы – это документы, образующиеся в процессе повседневной деятельности предприятия и не покидающие его пределов. Эти документы перемещаются между должностными лицами и структурными подразделениями организации. Устав, правила внутреннего распорядка, приказы, положения относятся к внутренним документам [15].
Организационно-распорядительные документы, образовавшиеся в управленческой деятельности организации, подлежат регистрации. Регистрация – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о нем в регистрационно-учетную форму. В качестве регистрационных форм используются бумажные и электронные регистрационные журналы, а в системах электронного документооборота используются регистрационно-контрольные карточки. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Для документов, не подлежащих регистрации, в организации создается специальный перечень. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются только один раз: входящие – в день поступления; исходящие и внутренние – в день подписания или утверждения [8, c. 131 – 140].
Принятые и зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководителю организации, который проставляет резолюцию с указанием исполнителей, поручением и сроками исполнения документа. Исполнение документа – это подготовка проекта ответного документа, его согласование с исполнителями. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов созданных в организации и поступивших в нее. Работа по контролю за исполнением документов включает проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов [12, c. 74 – 81].
После завершения исполнения документы формируются в дела для текущего хранения. Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности [12, c. 85].
Основным видом работ, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, она служит планом распределения документов после их исполнения и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. Номенклатура дел может служить основанием для упорядоченного распределения, хранения и поиска как бумажных, так и электронных документов [4].
Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам; расположение документов внутри дела; оформление обложки дела. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в обратном хронологическом порядке. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся [8].
На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и сокращенное. Под ним пишется название структурного подразделения. Ниже указывается индекс дела по номенклатуре дел. Далее заголовок дела, который переносится из номенклатуры дел на обложку дела без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела и номер статьи в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков их хранения.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку по номенклатуре дел, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:
1. Помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
2. Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3. Помещать приложения вместе с основными документами;
4. Группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5. Группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения [6].
При формировании в дела входящих или исходящих документов, нужно учитывать, что документ должен быть исполнен и на нем нужно проставить отметку о направлении в дело. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля. Отметка о направлении документа в дело включает в себя: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату [3].
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д. [6].
Исполненные входящие документы списываются в соответствующее дело по номенклатуре дел. Документ на бумажном носителе помещается в дело, в журнале регистрации ставится отметка о списании этого документа в дело. Списание документа в дело – обеспечительная мера, предотвращающая утерю документов. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования [14, c. 92 – 93].
Срок хранения документов – это временные рамки, определенные законодательством и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения. Сроки хранения могут быть временными и постоянными.
Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается хранить в скоросшивателях, без заверительных надписей. По общему правилу, срок хранения входящих документов в организации – пять лет. Исходящие документы, как и входящие, хранятся пять лет, но для отдельных документов этот срок может быть увеличен. Важные деловые письма можно хранить десять лет и более. Основания для такого длительного хранения документов должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации. По истечении срока хранения входящей и исходящей документации все документы и письма уничтожают, о чем составляется акт об уничтожении документов. Документы постоянного срока хранения (более 10 лет) организация обязана сохранять в течение всего периода существования и потом сдаются в архив.
На оформленные дела составляются описи дел – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления, их систематизация внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Опись на дела постоянного срока хранения составляются ежегодно и являются основой для составления сводной описи дел [6].
Все документы, передаваемые в архив, проходят экспертизу ценности. Экспертиза ценности документа – изучение документа на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав архивного фонда. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения, дел с документами по личному составу, а также о выделении дел к уничтожению [21].
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка, в которой указывается причина их отсутствия.
Таким образом, документационное обеспечение деятельности организации осуществляется на основе нормативно-правовых и методических документов, имеет цели, задачи, охватывает все процессы делопроизводства: документирование, документооборот, регистрация документов, контроль исполнения документов, хранение документов, передача документов в архив. В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела для текущего хранения. Порядок формирования в дела входящих и исходящих документов, представляет собой порядок действий по группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Оформление документов
Формирование входящих и исходящих документов в дела начинается с правильного оформления обложки дела и реквизитов на входящих и исходящих документах. Прежде чем формировать документы в дело, необходимо оформить на документе реквизит «Отметка о направлении в дело». Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля. Отметка о направлении документа в дело располагается в левой части нижнего поля первого листа исполненного документа и включает в себя: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.
На обложке дела указываются: наименование организации; наименование структурного подразделения организации; номер дела (тома) по номенклатуре дела; заголовок дела; дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело); срок хранения дела.
Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов дела, наименование дела оформляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. В заголовках дел, содержащих копии документов указывается их копийность.
На обложках дела обязательно указывается дата дела. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа.
Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.
Изучив нормативно-правовые основы, а также научную литературу по теме исследования, рассмотрев документационное обеспечение управления организации как сферу деятельности, проанализировав порядок формирования в дела входящих и исходящих документов, был подготовлен следующий пакет документов:
1) Обложка дела для поступающих документов.
2) Обложка дела для отправляемых документов.
3) Входящий документ с указанием отметки о направлении его в дело «Поступающие документы».
4) Исходящий документ с указанием отметки о направлении его в дело «Отправляемые документы».
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНФОРМСВЯЗЬ»
(ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»)
01-20
ПОСТУПАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
за 2021 г.
Срок хранения 5 лет ст. 182 г
ПУБЛИЧНОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ИНФОРМСВЯЗЬ»
(ПАО «ИНФОРМСВЯЗЬ»)
01-19
ОТПРАВЛЯЕМЫЕ ДОКУМЕНТЫ
за 2021 г.
Срок хранения 5 лет ст. 182 г
Заключение
В работе над исследованием была изучена и проанализирована следующая литература: учебное пособие Басакова М.И. «Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения)», Алексеевой Т.В. «Документационное обеспечение управления», статьи Поповой Е.Н. «Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации» из журнала «Делопроизводство» и Носаревой Н. «Обработка исходящей и входящей корреспонденции» из журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии», Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Документационное обеспечение деятельности организации осуществляется на основе нормативно-правовых и методических документов, имеет цели и задачи, охватывает все этапы делопроизводства: документирование, документооборот, регистрация документов, контроль исполнения документов, хранение документов, передача документов в архив. В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела для текущего хранения. Порядок формирования в дела входящих и исходящих документов, представляет собой порядок действий по группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Формирование входящих и исходящих документов в дела начинается с правильного оформления обложки дела и реквизитов на входящих и исходящих документах. Для того чтобы показать порядок формирования входящих и исходящих документов в дела, были оформлены следующие документы: обложка дела поступающих документов, обложка дела отправляемых документов, входящий и исходящий документы с отметками о направлении их в дела.
Таким образом, цель исследования – изучить порядок формирования в дела входящих и исходящих документов – достигнута, задачи решены.
Список литературы
1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» с изм. и доп.: от 27.07.2006 №149-ФЗ: СПС «ГАРАНТ»
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ: СПС «ГАРАНТ»
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Введ. 01.07.2018 [Электронный ресурс]
4. ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
5. Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» от 02.03.2020 №24
6. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
7. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ других архивных документов организаций от 30.11.2015 №073
8. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): учебное пособие/ М.И. Басаков. – 2-е изд. стер – М.: КНОРУС, 2016. – 216 с.
9. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие/ Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, А.В. Санкина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2021. – 304 с.
10. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учебное пособие/ С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. М.: Флинта, 2018. – 295 с.
11. Корнеев И.К. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего и профессионального образования/ И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2020. – 384 с.
12. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие/ Т.В. Алексеева – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2016. – 220 с.
13. Носарева Н. Обработка исходящей и входящей корреспонденции/ Н. Носарева// Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №1. – 2012. с. 54 – 78.
14. Попова Е.Н. Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации/ Е.Н. Попова// Делопроизводство. - №3. – 2018. с. 92 – 101.
15. Входящие, внутренние и исходящие документы:[Электронный ресурс]/ infopedia.su, 2016. Режим доступа: https://infopedia–su.turbopages.org/infopedia.su/s/6x9d64.html
16. Порядок формирования различных категорий документов в дела [Электронный ресурс]/Студопедия, 2015. Режим доступа: https://studopedia.
ru/8 134603 pravila–formiovania–razlichnih–ktegoriy–dokumentov–v–dela.html
17. Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция [Электронный ресурс]/pro–document.ru, 2014. Режим доступа: https://pro–document.ru/registratsiya–documentov–vhodyashhaya–i–ishodyashhaya–korrespondentsiya/
18. Понятие, задачи и функции документационного обеспечения управления - Характеристика документационного обеспечения управления: [Электронный ресурс]/Studwood. Режим доступа: https://studwood.ru/747119/ menedzhment/ponyatie_zadachi_funktsii_dokumentatsionnogo_obespecheniya_upravleniya
19. Информационные технологии в делопроизводстве [Электронный ресурс]/Works.Doklad.ru. – Режим доступа: https://works.doklad.ru/
view/HV2a1Oeqnyg.html
20. Организация документооборота в организации [Электронный ресурс]/ Делопроизводство компании. Режим доступа: https://www.telenir
.net/delovaja_literatura/deloproizvodstvo_kompanii/p4.php#metkadoc6
21. Сроки хранения исходящей и входящей корреспонденции [Электронный ресурс]/Справочник секретаря и офис-менеджера, 2019. Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/210747-qqq-16-m12-23-12-2016-srok-hraneniya-vhodyashchey-i-ishodyashchey-dokumentatsii