Информация как базовая категория информационно-аналитической деятельности
Содержание информационно-аналитической деятельности: общие понятия и определения
Базовые понятия категории «информация»
С понятием информации мы сталкиваемся ежедневно. Информация происходит от латинского informatio - разъяснение, осведомление, изложение - совокупность каких-либо сведений, передаваемых людьми устно (в форме речи), письменно (в виде текста, таблицы, рисунков, чертежей), либо другим способом (например с помощью звуковых и световых сигналов, электрических и нервных импульсов, перепадов давления и температуры) [16
Существует много определений понятия "информационно-аналитической деятельности". Распространенными являются такие, что направлены на сферу управления. Специалисты рассматривают информационно-аналитическую деятельность как процесс в сфере управления, представляет собой процесс поиска, сбора, переработки и представления информации в форме, пригодной для ее использования; как информационно-аналитическую работу в двух аспектах - информационную работу и аналитическую работу; как системное получение, анализ и накопление информации с элементами прогнозирования по вопросам, касающимся деятельности учреждения
Средствами аналитической работы И.М. Кузнецов считает законы и методы мыслительной деятельности, а также другие технические средства, на основе и с помощью которых осуществляется обработка фактических данных с более высоким качеством [40].
Рис. 6. в Составляющие ИАД
Таким образом, технология аналитической работы предполагает получение нового знания (выводной информации), которое обеспечивает сложный процесс исследования.
Учитывая различные подходы к определению информационно-аналитической деятельности по отношению к любой управленческой сферы, сформировано следующее обобщенное определение: информационно-аналитическая деятельность - это совокупность информационных процессов (сбор, поиск, переработка информации), необходимых для качественного и эффективного процесса управления.
По мнению специалистов, прогресс человечества в сфере информационной деятельности проявился в сокращении времени на передачу, обработку сообщений и подготовку информации для принятия управленческих решений; прогресс человечества неразрывно связан с интенсификацией информационных процессов. Поскольку информационная деятельность, которая проявлялась в снижении стоимости обработки и передачи сообщений, создавала условия для лучшей организации материального производства и жизнедеятельности общества в целом [41].
Основные принципы и методологические аспекты информационно-аналитической работы: 1) формирование цели исследований; 2) создание понятийного аппарата; 3) обеспечение достаточной информированности; 4) раскрытие значения фактов; 5) установление причин и последствий; 6) учет исторического развития и национального характера; 7) определение тенденций развития; 8) обеспечение высокого уровня достоверности; 9) формирование выводов и рекомендаций; 10) наличие обратной связи.
Таким образом, информационно-аналитическая работа оказывается важной составляющей труда управленческого персонала, является предпосылкой принятия эффективных управленческих решений.
В частности, функция анализа данных наиболее ярко проявляется в следующих направлениях деятельности органов государственного управления [9]: производство управленческих решений (т.е. перевод социальной информации в содержание нормативных актов, обеспечивающих управление); реализация управленческих решений (т.е. трансформация нормативно-правовых императивов в запланированное социальное поведение людей); контроль последствий реализации управленческих решений (т.е. отслеживание адекватности изменений в социуме тем целям и задачам, ради которых принималось управленческое решение).
Внутриорганизационная информация в контексте принятия управленческих решений.
Для обеспечения успешного развития любой организации необходимо рационально построенное управление, основанное на качественной информации. Получение качественной и актуальной информации возможно через правильную организацию процессов сбора и анализа управленческой информации. Руководителю любой организации необходимо обладать достаточной и необходимой информацией о состоянии дел в управляемой системе, особенно в государственном управлении.
“Информацию в государственном управлении следует рассматривать как совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль”
Внутриорганизационная информация формирует систему представлений, необходимых при принятии решения и предназначенных для того, чтобы донести в концентрированной форме сигнал о комплексе взаимоотношений других организаций. Организация добивается этого, сводя сигналы воедино в рамках двух типов процедур.
Первый тип- кодификация, т. е. перевод совокупности установленных и отобранных данных на язык, доступный для всех участников. Кодификация определяет требуемое качество и выполняет двойную функцию - обобщить относящиеся к делу данные в форме, доступной пониманию участников, и уменьшить число данных, облегчив тем самым их использование.
Второй тип- организационные схемы, которые нацелены на то, чтобы представить саму структуру организации и, следовательно, дать образ отношений между участниками. Такие схемы могут быть представлены в виде:
• "дерева" (описывает структуру с многочисленными иерархическими уровнями и их взаимосвязями);
• сетевой схемы, представляющей отношения между участниками вне критериев иерархии, в частности по взаимозависимости их функций; • системы отношений взаимного сцепления (построенных как звенья в цепи), где структурные группировки сформированы в зависимости от сходных признаков участников, например от их местоположения.
Информационные аспекты разработки и принятия управленческих решений
Принятие решения можно рассматривать как процесс целенаправ-ленного преобразования исходной информации о состоянии и об условиях функционирования объекта управления в информацию о наиболее рациональном пути достижения этим объектом желательного состояния в будущем. Обеспечение принятия решения полной и надежной информацией в нужное время — центральная и наиболее сложная проблема организации управления. Количество, содержание и своевременность получения информации определяют качество принимаемых решений и в конечном счете эффективность деятельности организации. Жизнедеятельность любой социально-экономической системы осуществляется через информационный обмен между ее элементами и подсистемами. В контексте системного подхода организацию можно рассматривать как структуру, состоящую из решающих звеньев и коммуникаций для передачи между ними информации. Структура организации, распределение функций, полномочий и от-ветственности во многом определяются возможностями коммуникаций, методами сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации.
Информация может быть представлена в следующих основных ас-пектах:
1) семантическом - отражающем смысловое содержание или значение информации;
2) прагматическом - с точки зрения достижения целей управления;
3) аксиологическом - отражающем ценность информации для само-управляемой системы;
4) семиотическом - где рассматриваются способы отражения конк-ретной информации в определенной знаковой системе;
5) синтаксическом - с точки зрения техники, способа передачи информации;
6) коммуникативном - отражающем информационные связи в системе.
Наиболее общим является прагматическое рассмотрение информации, так как при этом анализируется ее полезность с точки зрения органа управления. Для построения оптимальных систем управления необходимо введение непротиворечивых количественных оценок информации в представленных выше аспектах.
Универсального метода оценки прагматической информации не существует. Но может быть использован следующий подход. В процессе развития на систему воздействуют различные силы - возмущения (например, аварии, ошибки планирования и управления, непредполагаемое поведение исполнителей и др.). Возмущения дезорганизуют работу системы. Полная дезорганизация, т.е. хаос, будет в том случае, если система находится в состоянии полной неопределенности, равновероятно принимая различные состояния. Информация рассматривается как объект, устраняющий неопределенность, измеряется количеством неопределенности, которую она устраняет. Мерой неопределенности служит показатель энтропии.
Информация, как и любой ресурс, для конкретной задачи имеется лишь в ограниченных количествах, является дорогостоящим ресурсом и, следовательно, предметом деловой активности и целенаправленной деятельности. Состояние информации определяет качество решения.
При неполной информации приходится принимать решения с риском или с неопределенностью. В первом случае есть представление о вероятности события, во втором — вероятности наступления событий неизвестны. При полной информации решение принимается с высокой степенью определенности и уверенности. Однако на практике не бывает полной информации и абсолютно определенного (без риска) решения. Внутри хозяйственной единицы участвующие в ее деятельности лица информированы неодинаково.