Систематизацией документов на практике является их классификация путём группировки в определённые предметные комплексы, так называемые «дела». Этот процесс трудоёмкий, но именно он помогает значительно упростить работу с большим количеством документов, превратив поиск нужного документа из время затратной процедуры в простейшую.Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
1.распределение исполненных документов по делам;
2.расположение документов внутри дела;
3.оформление обложки дела.
Дела хранятся в местах их формирования до передачи в архив организации – завершающего этапа работы с документами в технологии документационного обеспечения. Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Гос архива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.
Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы; если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света).
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.
Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.
1.этап составления номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.
2.этап подготовки документов к сдаче в архив организации.
3.этап уточнения ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.
Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, её функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.
При экспертизе ценности документов необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения.
Практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел:
1.постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации;
2.длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;
3.временного хранения (до 10 лет);
4.подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).
Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации. На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме; дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).
Систематизации документов необходима при организации любого архива, в том числе и электронного. Классифицирование документов, номенклатура дел, индексирование – все это довольно сложные процессы, требующие профессионализма и навыков. В пределах архивного фонда учётно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учёт, поиск и использование.
Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описями.
Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учётом следующих признаков:
1.структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2.хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
3.функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);
4.номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5.корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
6.географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7.авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. Сочетание структурного и хронологического признаков даёт два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.
Исходя из этого основной задачей систематизации документов является упорядочивание папок с документами в наиболее удобной для сотрудников компании последовательности: либо в хронологическом порядке, либо по видам документов. При выборе методики систематизации необходимо соотнести затраты на подготовку к архивному хранению с затратами на хранение и сопутствующие мероприятия: копирование, доставка, изъятие и уничтожение документов.
«ПроАрхив» предлагает услуги по упрощённой и комплексной систематизации. Упрощённая предполагает систематизацию по одному критерию: годам, датам или видам документов и выполняется очень быстро, не требуя много места в офисе или в архиве для упорядочения документов. Комплексная подразумевает упорядочение папок с документами по годам, а внутри года – по типам или видам документов (переписка к переписке, банковские к банковским и так далее). Затем документы внутри года и типа систематизируются по месяцам или датам документов.
Задание № 9.
1. Подпись;
2. Номенклатура дел;
3. Регистрационная картотека;
Подпись — уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приёмов, служащая для идентификации человека.
Подписью называют чей-либо росчерк на бумаге, который является положительной, отрицательной или подтверждающей резолюцией какого-либо ответственного лица.
Неразборчивая подпись. | Бумаги для подписи. | Отправить документы на подпись. | Подпись на приказе, на чеке. | Чья-либо подпись недействительна. | Подпись руководителя и главного бухгалтера.
2. Подписью называют фамилию, которая поставлена кем-либо под каким-либо текстом. Собственноручная, чужая подпись.
3. Если кто-либо собирает подписи, то это означает, что этот человек просит других людей росчерком подтвердить внесение их фамилий в ведомость, лист и т. п.
4. Подписью называют короткую именную или посвятительную надпись под чем-либо, на чём-либо.
Подпись под рисунком. | В уголке картины была углем выведена подпись: Леруа.
Номенклатура дел.
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Номенклатура дел -"Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке52. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел -документ многоцелевого назначения.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документов.
Классификационная схема номенклатуры может быть использована
как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел используется вместо описи как
учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со 1 сроками хранения до 10 лет включительно.
Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".
Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений. Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что "Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел пи (системе) и являются нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер"55. Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах. Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.
Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.). Затем содержание заголовка уточняя данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за которой откладываются документы и т.п. Понятие "дело" "Основные правила (боты ведомственных архивов" предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу".
Например, "Личное дело Петрова Петра Петровича'' или
"Дело о поджоге зернохранилища в поселке Ивановское Петровского района".
Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" употребляется термин "документы"58. В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Например: "Документы о строительстве нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)";
"Документы к протоколам заседания Ученого Совета за 1996/97 уч. год (справки, докладные записки, проекты решений)".
В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название, например:
"Переписка с фирмой "Софтоп" о поставке принтеров и расходных материалов".
Если в деле переписка с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента, например:
58 -Основные правила работы ведомственных архивов". - М.: Главархив СССР, 1986, п.2.1.20. В "Основных правилах работы государственных архивов СССР". -М.:Главархив СССР, 1984 п. 4.1.14 вместо термина "документы" употребляется понятие "материалы". Примеры: Материалы по внедрению законченных научно-исследовательских работ в производстве синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.); Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.
"Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары".
В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например:
"Переписка об организации факультета повышения квалификации при университете".
В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), так как переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело, т.е. группировка дела ведется по географическому признаку.
Например; "Переписка со школами Заречного района об участии в дне открытых дверей"
или "Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".
Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:
"Годовой отчет по основной деятельности кафедр факультета за I семестр",
"Месячные отчеты об отгрузке товаров" и т. д. В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть 'указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).
Например: "Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36", "Ведомость №... по счетам...",
"Ведомости затрат на производство по ф. № 12".
В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.
Например: "Приказы директора банка за 1999 г.", "Протоколы Правления за 1999 г".
В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например таких:
"Переписка по общим вопросам", "Руководящие материалы", "Разная переписка", "Дела с отчетностью" и т.д.
Подобные заголовки недопустимы.
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.
Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные организации учреждения и органы, функционирующие на общественных началах, также составляют отдельные номенклатуры дел.
Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01,02,03,04,...).
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в 11ределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, следовательно, повторяется из года н год. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся а номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет).
Например, "Переписка с машиностроительным заводом о поставке оборудования для строительства 2-й очереди метро".
Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного подразделения 02, то индекс данного дела будет 02-07.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел, В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.
Пятая графа "Примечания" заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т,п.
Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.
Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй - в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий - в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.
Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.
Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел,
Номенклатура -достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреждениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенклатуру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.