Отчет по учебной практике № 1
По дисциплине: «Компьютерная подготовка управленческих документов. »
Выполнил ст.гр. 14СД:
Лапшенков В.В.
Проверил преподаватель:
Золотова Т.А
2015 г.
Задание № 2.
Принять и зарегистрировать поступившую корреспонденцию (журналы, регистрации входящие документации).
Регистрировать поступившие письма необходимо в день их поступления в организацию. Каждый день в офисы поступает огромное количество писем, конвертов, электронных сообщений, в том числе и «спамов», буклетов и других бесполезных бумаг. Естественно, все это регистрировать не обязательно. Почту, которая не имеет никакого отношения к деятельности организации, нужно отфильтровывать, а вот документы, поступившие в адрес компании, так сказать, «по делу», необходимо отсортировать на не подлежащие и подлежащие регистрации.
Список документов, поступающих сразу же в подразделения, минуя журнал регистрации, как правило, находятся вне инструкции по делопроизводству.
Согласно же общим правилам, не нужно регистрировать следующие документы:
1.Рекламные материалы и коммерческие предложения;
2.Поздравительные телеграммы и письма;
3.Приглашения на участие в различных выставках, форумах, каких-либо мероприятиях;
4.Личная корреспонденция;
5.Различные печатные издания;
6.Анонимные письма, а также письма от юридических лиц, которые не имеют подписи, печати или же других реквизитов, идентифицирующего отправителя;
7. Бухгалтерская и административно-хозяйственная документация.
Исключения составляют официальные приглашения на какие-либо совещания, а также документы, отмеченные в последнем пункте, которые поступили с сопроводительным письмом. Остальные бумаги, которые относятся к деятельности организации, и которые требуют их рассмотрения, заносятся в журнал регистрации входящих документов.
По причине того, что многие письма попадают в офис многократно, то необходимо следить, чтобы данные об одном и том же документе не повторялись. Именно так и звучит одно из важнейших правил относительно содержания журнала – каждое письмо должно быть зарегистрировано только один раз. Следующее правило гласит, что регистрационный номер документа обязательно должен быть уникальным. Не допускается регистрация нескольких документов под одним номером.
Содержание документа
Теперь нужно рассмотреть вопрос о том, как же заполняется журнал регистрации входящих документов. Определенного бланка, предусмотренного нормативными актами, журнал регистрации входящей документации не имеет. Здесь предприятие имеет право устанавливать любую форму данного журнала.
Однако, присутствуют некоторые требования, которые важно соблюдать:
1.Заводить нужно единый журнал для всех документов подлежащих регистрации;
2.Нумерация документов в журнале сквозная, и начинается каждый год заново.
Количество столбцов каждая организация выбирает произвольно, но есть некоторые столбцы, которые должны присутствовать обязательно:
1.Регистрационный номер документов;
2.Входящая дата документов;
3.Краткая информация об отправителе документа;
4.Название или же содержание документа;
5.Адрес – лицо или подразделение, которому адресовано данное письмо.
Задание № 3.
Направить корреспонденцию в структурные подразделения организации (маршрутные схемы документов).
1.Ответственные за делопроизводство структурных подразделений таможенного органа получают корреспонденцию из ОДО.
2.Документы, полученные из ОДО, в структурном подразделении повторно не регистрируются. Учет их рассмотрения, ознакомления и исполнения ведется по РКК (приложение 27), с которыми документы поступают в структурное подразделение, и в базах данных КПС "УКИД-Р".
Основные реквизиты поступивших документов, в т.ч. приказов, распоряжений, решений коллегии и др., ответственные за делопроизводство структурных подразделений вносят в базы данных самостоятельно.
3.На рассмотрение руководству структурного подразделения передаются документы без РКК, которые на этот период помещаются в раздел картотеки "У руководства".
4.Руководители структурных подразделений таможенного органа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
5.При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первую очередь (например, присланные для согласования).
6.После рассмотрения руководством ответственные за делопроизводство структурных подразделений переносят его резолюцию в электронную карточку базы данных и передают исполнителю документ под расписку в РКК: документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления или на следующий день; срочные документы - немедленно.
7.Если резолюцией руководства определены несколько исполнителей, то передача документа осуществляется только через ответственного за делопроизводство структурного подразделения с соответствующей отметкой в РКК (приложение 27) и электронной карточке базы данных.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством таможенного органа или структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.
9.Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.
10.Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех указанных в резолюции должностных лиц ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметку в РКК (приложение 27) и в электронной карточке базы данных. РКК возвращается в ОДО вместе с документом. На документы, исполненные без составления письменного ответа, ответственный за делопроизводство структурного подразделения переносит все отметки об исполнении в РКК входящего документа и представляет ее в ОДО не позднее установленного срока исполнения документа.
11. Исполненный документ передается ответственному за делопроизводство структурного подразделения, который подшивает его в соответствующее дело.
Задание № 4.