Прикладное программное обеспечение
Все имеющиеся на компьютере прикладные программы составляют прикладное программно обеспечение. Оно определяет на компьютере прикладную среду правила работы в ней. Прикладная среда всегда является «дружественной» по отношению любому человеку, овладевшем несложными приемами работы в ней. Прикладные программы могут работать на компьютере только при условии, что на компьютере уже установлена операционная система.
Каждая прикладная среда предназначена для создания и исследования определенного вида компьютерного объекта. Например, для создания графического объекта предназначена среда графического редактора, для работы с текстом — среда текстового процессора и т. д.
Комплекс прикладных программ в среде операционной системы Windows называют приложением. Нередко его называют также пакётом прикладных программ (ППП).
Наибольшей популярностью пользуются следующие группы прикладного программного обеспечения:
· текстовые процессоры — для создания текстовых документов;
· табличные процессоры (электронные таблицы) — для вычислений и анализа информации, представленной в табличной форме;
· базы данных — для организации и управления данными;
· графические пакеты — для представления информации в виде рисунков и графиков; »
· коммуникационные программы — для обмена информацией между компьютерами;
· интегрированные пакеты, включающие несколько прикладных программ разного назначения;
· обучающие программы, электронные учебники, словари, энциклопедии, системы проектирования и дизайна;
· игры.
Концепция электронного документа
Для эффективного управления процессами на предприятиях и в организациях необходима эффективная система электронного документооборота.
Документы являются основным информационным ресурсом предприятий и организаций.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятий и позволяет оперативно управлять производственными процессами на предприятии.
В настоящее время применяется как традиционное делопроизводство (на бумажных носителях информации), так и электронный документооборот. Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов делопроизводства.
Комплексное решение по организации электронного документооборота на предприятии обеспечивает система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО поддерживает как традиционную организацию делопроизводства, так и электронный документооборот.
FossDoc - Система электронного документооборота. Система электронного документооборота — типовое решение платформы FossDoc, предназначенное для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров и рода деятельности.
Основным понятием системы электронного документооборота является электронный документ.
Электронный документ – совокупность данных в памяти компьютера, которая включает текст, рисунки, таблицы, чертежи и т.д. и предназначена для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.
Статус электронного документа закреплен Постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 N 1494 "Об утверждении правил обмена электронными документами».
Электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
К обязательным реквизитам электронных документов относится электронная подпись. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) применяется для подписи электронных документов как физическими, так и юридическими лицами с целью придания документу юридической силы.
Понятие электронного офиса
К офисным задачам можно отнести следующие:
· делопроизводство;
· контроль исполнения документов;
· составление отчетов;
· поиск информации;
· ввод и обновление информации;
· составление расписаний;
· обмен информацией между отделами предприятия.
В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:
· обработка входящей и исходящей информации;
· сбор и последующий анализ данных;
· хранение информации.
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
· персональные компьютеры, объединенные в сеть;
· печатающие устройства;
· средства копирования документов;
· сканер;
· проекционное оборудование для проведения презентаций.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.
Информационные технологии виртуальных офисов основываются:
· на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;
· на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).
В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.
Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.
Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений.
Назначение интегрированных офисных пакетов — обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.