Системы подготовки текстовых документов можно разбить по функциональному наполнению на следующие классы:
· текстовые редакторы;
· текстовые процессоры;
· настольные издательские системы.
Текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, т. е. изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл (ASCII — American Standard Code for Information Interchange — Американский стандартный код для обмена информацией).
Текстовые редакторы позволяют:
♦ набирать текст, удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;
· вставлять группы строк из других текстов, обнаруживать все вхождения определенной группы символов;
· сохранять набранный текст, печатать текст на разных тинах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.
К этой же категории относятся Турбо-редакторы, которые предоставляют удобные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на языках программирования (например, Паскале).
Текстовый процессор — это система подготовки сложных текстовых документов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами — разметкой.
С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии документа его образу на экране.
Среди функций текстовых процессоров можно выделить:
· форматирование текста, при этом изменения, вносимые пользователем, сразу находят отражение в документе;
· возможность предварительного описания структуры будущего документа, в этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, гарнитура и размер шрифта, расположение заголовков, междустрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. д.;
· возможность автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;
· возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;
· возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;
· возможность автоматического составления оглавления и указателя.
Настольные издательские системы (НИС) не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Настольные издательские системы, по сути, являются инструментом верстальщика. Они предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов.
НИС отличаются от текстовых процессоров тем, что имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во всех НИС реализованы функции, отсутствующие в большинстве текстовых процессоров, например, сжатие и растяжение строк; вращение текста, обтекание рисунка текстом по произвольному контуру и т. д.
Существуют НИС профессионального уровня и НИС начального уровня. Системы первой группы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress, PageMaker. Такие дорогие и сложные в освоении системы вряд ли целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.
Системы второй группы обычно используются для создания информационного бюллетеня или простого рекламного буклета. Пакеты данной категории ориентированы на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. К НИС начального уровня можно отнести Microsoft Publisher, Pageplus.
Приложения Microsoft Office 2007проектировались для совместной работы, поэтому имеется возможность объединить текст из Word с таблицами Excel и формулами из Mіcrosoft Equation 3.0 и так далее. Существует несколько способов использования данных, созданных одним приложениям, в другом приложении.
Для совместного использования данных приложениями Microsoft Office применяются следующие технологии: статическое копирование; внедрение и связывание объектов.
Импорт данных. При импорте данные из документа источника (созданного в одном приложении) копируются в документ получатель (созданный в другом приложении). Копирование осуществляется при помощи фильтров, которые представляют собой программу, которая преобразует данные из одного формата в данные другого формата. Приложения Microsoft Office 2007 имеют большой набор различных фильтров.
Связывание и внедрение (OLI) - один из эффективных способов обмена данными между приложениями Microsoft Office. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ.
Связанный объект – это данные (объект), созданные в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.
Внедренный объект – это данные (объект), вставленные в файл. Внедренный объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан.
Копирование, связывание и внедрение можно осуществлять при помощи буфера обмена. Для этого необходимо данные скопировать в документе - источнике, а затем в документе - получателе выполнить команду Правка - Специальная вставка и выбрать параметр Связать или Вставить.
Второй способ связывания и внедрения объектов осуществляется при помощи диалогового окна "Вставка объекта", которое вызывается командой Объект в меню Вставка.