Документы по внешнеторговым сделкам: коммерческий счет, транспортные документы, спецификации, сертификаты качества, страховые и другие.
Документы по международным расчетам
1) Паспорт сделки.
2) Переводной вексель (тратта).
3) Коносамент.
4) Коммерческий счет (инвойс).
5) Страховые документы.
6) Официальные сертификаты и лицензии.
1) Паспорт сделки - документ, содержащий сведения, которые необходимы для валютного контроля совершаемой внешнеторговой операции. Документ оформляется при осуществлении сделок резидентов с нерезидентами.
2) Переводной вексель (тратта) - оборотный документ, который представляет собой безусловное требование оплаты.
- Вместе с коносаментом он составляет основу для процедур по документарному инкассо.
- Вместе с коммерческим счётом экспортёра переводной вексель может использоваться для взимания платы с импортёра за товар.
Тратта выставляется трассантом (продавцом-экспортёром) на трассата (покупателя-импортёра) и требует осуществления оплаты в пользу трассанта определенной суммы в течение конкретного времени.
Тратта, подлежащая оплате по предъявлении, называется траттой на предъявителя, тогда как тратта, подлежащая оплате в будущем, называется срочной траттой.
Срочная тратта считается акцептованной, с юридической точки зрения, когда банк или покупатель пишет на ней «акцептована» с проставлением даты и подписи на лицевой стороне тратты. Тратта, акцептованная банком, называется банковским акцептом, тогда как тратта, акцептованная покупателем, называется акцептованной торговой траттой.
- Если продавец прилагает к векселю коносамент или другой транспортный документ, подобный вексель называется документированным векселем. Поступая так, продавец обеспечивает, чтобы покупатель не получил каких-либо прав на товар (посредством коносамента) до тех пор, пока не акцептует или не оплатит вексель.
Поскольку тратты являются переводными, они могут передаваться путем индоссамента третьей стороне, которая может стать законным держателем тратты.
3) Коносамент является центральным документом в традиционной экспортной сделке, связывающим договор купли-продажи, договоры о документарной оплате и договор перевозки, т. е. является правоустанавливающим документом.
Коносамент выполняет три основные функции:
- Договор коносамента предоставляет право на физически поставленный товар. Держатель коносамента может осуществлять контроль над товаром по отношению к перевозчику, но имеет ли он право собственности на товар или нет, зависит от договора купли-продажи и от права, применимого к договору.
- Коносамент свидетельствует о договоре перевозки. Коносамент должен содержать условия договора перевозки, прямо или со ссылкой на другой документ. В рамках документарных продаж продавец должен заключить и передать покупателю договор перевозки на «обычных» или разумных условиях. Следовательно, при условии, что коносамент не содержит никаких «необычных условий», он представляет собой договор перевозки, который предусматривается договором купли-продажи.
- Коносамент – это расписка, которая удостоверяет доставку товаров перевозчику для перевозки.Поэтому он содержит описание товара и указывает, что товар был погружен на борт в определённом количестве и без видимых повреждений (в исправном состоянии). Если перевозчик обнаруживает, что товар повреждён, на лицевой стороне коносамента делается отметка об этом. Такой коносамент больше не будет считаться «чистым» коносаментом, теперь он будет называться «нечистым» коносаментом или коносаментом с «оговорками». После этого коносамент больше не может являться приемлемым для представления в рамках документарного аккредитива.
Виды коносамента
- Оборотный – коносамент, свидетельствующий о том, что его владелец получает в полное распоряжение товар еще не прибывший в порт, то есть находящийся в пути. Такой вид документа о грузоперевозке можно заложить в банк, продать или купить.
- Необоротный – коносамент, по которому получатель груза/товара определяется заранее и не передает свое личное право на его получение 3-му лицу (типа транспортной накладной).
Коносаменты играют ключевую роль в обеспечении гарантии платежа по документарным аккредитивам.
В зависимости от того, кто будет получать товар/груз, коносамент может быть:
- Именной – получатель является юридическим лицом, на имя которого оформляется документ.
- Ордерный - отправитель или получатель могут сами определять («приказу отправителя» либо «приказу получателя») 3-е лицо, которому будет передан коносамент. В этом случае ставится передаточная надпись (индоссамент).
- Предъявительский – в порту назначения товар передается предъявителю документа.
В зависимости от вида/типа перевозки:
- Линейный (рейсовый) коносамент. Документ оформляется тогда, когда судно, на котором будет перевозиться товар, идет по определенному расписанию, останавливаясь в определенных портах и причалах.
- Фрахтовый или чартерный коносамент. Документ оформляют для перевозок, которые осуществляются нерегулярно. Оформляется коносамент согласно договору фрахта, сторонами которого выступают грузоотправитель или фрахтователь, а также перевозчик – фрахтовщик. Последний за определенную плату предоставляет грузоотправителю часть или все судно или несколько судов для одного или нескольких рейсов для транспортировки груза.
В зависимости от того, есть ли у грузоперевозчика пояснения по количеству и качеству товара или замечания отсутствуют, коносамент может быть:
- «Чистый» – когда упаковка не повреждена и сам товар не испорчен. Общее качественное и количественное состояние товара соответствует информации в коносаменте.
- «Не чистый» коносамент – это документ с оговорками, который оформляют, если обнаружены дефекты на таре или упаковке товара или есть другие замечания по части качества груза.
В зависимости от общей схемы перевозки:
- Прямой коносамент – документ, который оформляют в том случае, если доставка груза осуществляется из одного порта до другого.
- Сквозной коносамент – документ, оформляющийся по мультимодальной схеме перевозки. Это значит, что товар будет перегружаться из одного транспорта в другой, где морская перевозка занимает лишь часть маршрута следования груза.
В зависимости от сроков доставки товара от продавца грузоперевозчику оформляется:
- Бортовой коносамент – документ, который оформляют, если груз уже перегружен на судно.
- Коносамент для погрузки/разгрузки на борт судна – документ оформляют на груз, который предназначен для погрузки на судно, но еще не погруженный и находится под охраной.
Правила работы с коносаментом
- Отправитель или его доверенное лицо составляют погрузочный ордер. В нем указывается: марка, наименование, количество товара, вид упаковки, информация о порте отправителя, данные на него и получателя, а также точное наименование судна.
- Осуществление погрузки товара на борт судна подтверждается штурманской распиской.
- Как только судно отправится, грузополучатель оформляет коносамент взамен штурманской расписки, после чего он отправляет оригиналы документа получателю товара.
- Получатель груза по коносаменту получает товар, предъявляя оригинал документа, который предварительно выслал ему отправитель.
4) Коммерческий счет (инвойс).
Инвойс переводится как счет, документ (сопроводительная грузовая документация), который получает покупатель от продавца на определенный товар.
Инвойс на товар и проформа инвойс включают:
• название отправителя;
• адрес продавца;
• дата инвойса;
• номер инвойса;
• описание на товар;
• описание упаковки;
• как обозначен товар на упаковке;
• цена инвойса;
• условия поставки и порядок расчетов, которые должен выполнить покупатель.
Цена инвойса проставляется на основании коммерческого контракта. Отгрузочный инвойс может служить накладной на товар, которая следует вместе с ним, как документ, подтверждающий его происхождение. Оформление инвойса – факт, устанавливающий, что покупатель должен оплатить товар на условиях контракта. Этот документ готовится экспортёром. Так как с данными в коммерческом счёте будут сравниваться данные в других документах (например, документарном аккредитиве), важно, чтобы все детали были точными и правильными. Неточный счёт может оказаться фатальным для сделки с документарным аккредитивом. Часто информация, содержащаяся в счёте, требуется покупателю для получения импортных лицензий, выполнения таможенных формальностей и соблюдения норм валютного контроля. В связи с такой необходимостью покупатель часто запрашивает предварительную форму коммерческого счёта, которая называется счёт-проформа.
Счет-фактура инвойса - главный документ на декларируемый товар, подтверждающий стоимость. Данные, которые содержит коммерческий инвойс — это та основа, которая служит базой для определения величины сборов таможни за экспортируемый/импортируемый товар, а также НДС (должен уплатить покупатель). В отечественных сделках документ, который бы копировал инвойс, отсутствует.
Учитывая это, можно сделать вывод, что предприятия РФ используют документ транспортный инвойс только при сделках, в которых покупатель или продавец являются иностранными компаниями. Если же попытаться найти образец инвойса в российской практике, то наиболее близким к нему является такой документ, как «счёт на оплату», который получает покупатель.
Инвойс, заполненный по всем правилам, а также 5 копий этого документа должны прилагаться к отправлению. При этом, одна из копий инвойса должна как документ сопровождать товар. Отгрузочный инвойс, а также транспортную накладную помещают в клейкий карман для авиаотправлений. Специалисты рекомендуют положить документ контракт инвойс (дополнительную копию) внутрь отправления.
Бизнесмены, которые принимают решение участвовать в международных торговых сделках (как покупатель или продавец), должны отдавать себе отчет о существующих рисках. Для их предотвращения уже на первых стадиях оформления необходимы прочные знания в области теории и правил заполнения документа инвойс.
Опыт коммерческой деятельности в совокупности с хорошей ориентацией в движении цен мирового рынка позволяют бизнесменам составлять точные прогнозы на получение прибыли. Но для того, чтобы гарантировать успех, этого может оказаться недостаточно. Возьмем пример, который не является единичным.
Бизнесмен, выступающий как покупатель, точно рассчитал все расходы, издержки и пошлины, которые необходимо уплатить. Бизнес-план по сделке рассчитан на месячный срок, в течение которого покупатель должен реализовать импортированный товар оптом с минимальной наценкой. Принимая во внимание ограниченность собственных финансовых средств, покупатель оформляет кредит под 2% в месяц.
Казалось бы, покупатель все рассчитал точно, кроме одного – вероятности затягивания операции. Неправильно оформленная инвойс спецификация, или другой документ, могут задержать товар при оформлении на таможне на целый месяц. В результате неправильно оформленный инвойс свел на нет все усилия, которые приложил покупатель. Вместо прибыли покупатель может понести убытки, связанные с процентами по кредиту.
Пример инвойса, который стал причиной провала просчитанной операции, говорит о необходимости точного знания покупателем правил, по которым оформляется такой документ.
Особые требования к оформлению документа
Товар, включенный в документ инвойс на экспорт, должен быть описан с максимальной полнотой. Из такого описания должно быть понятно:
• Какой товар?
• Из каких материалов произведен товар?
• Как может использоваться данный товар?
• В каком количестве?
Например:
| Если отправление включает следующие элементы | Что следует указать в описании инвойса |
| Биологические образцы | · Происхождение; · Цели экспорта (тестирование и др.); · Вариант перевозки (в сухом льду и др.); · Период хранения. Коммерческий инвойс может сопровождаться разрешительной копией или включать номер, который имеет разрешительный документ. |
| Химические вещества | Форма TSCA: "Заявляю, что все химвещества в отправлении не подлежат контролю, который определен TSCA". Или: "Заявляю, что химвещества в отправлении удовлетворяют нормам или постановлениям по TSCA, и никакие химвещества не предлагаются мной для ввоза в нарушение TSCA или других применимых норм TSCA". Следует учесть, что внесение в инвойс только названий химвеществ будет недостаточным (К примеру, «крем увлажняющий косметологический»). |
| Часы (настольной или настенной конструкции) | Ценность (цена) таких комплектующих, как: а) подвижный механизм; б) корпус; в) гальванические пары; г) камни (при наличии). |
| Подарки | Раздел описания на товар в транспортной накладной для авиаперевозок (AWB) содержит термин «Unsolicited gift». Необходимо включить полное описание на весь подаренный товар, а также указать его стоимость. Если стоимость будет превышать 100$, то товар подлежит таможенному оформлению таможней государства получателя с оплатой платежей (для некоторых государств ограничения по стоимости подарков могут меняться). |
| Текстиль | · состав (к примеру, хлопок 90%; полиэстер 10% и т.д); · способ изготовления ткани (вязаная или тканная); · целевой потребитель (изделия для мужчин, детей, женщин и др). Для образцов изделий из текстиля необходимо сделать пометку: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE». |
Правила проверки инвойса
В случае, когда коммерческий инвойс, входит в комплект документов сопровождения на товар, покупатель должен:
1. поверить наличие оригинала документа инвойс и его пяти копий;
2. проверить описания на товар, которые содержит оформленный инвойс. При отсутствии или неполном описании необходимо внести правки в документ;
3. проверить, содержит ли коммерческий инвойс объявленную стоимость товара, выраженную в денежных единицах определенной страны;
4. проверить, содержит ли документ инвойс разбивку объявленной ценности на каждый товар. Кроме того, инвойс должен содержать общую объявленную ценность;
5. покупатель должен проверить, содержит ли документ инвойс подпись грузоотправителя.
5) Страховые документы. В рамках документарных продаж продавец обязан обеспечить страхование в пользу покупателя. Заявление на открытие аккредитива обязательно отражает данное обязательство по страхованию, а продавец должен будет предоставить страховой документдля того, чтобы получить платёж. В зависимости от ситуации необходимый документ может являться страховым полисом (или факультативным полисом – для разовых поставок), генеральным соглашением (на постоянные или неоднократные поставки) или страховым сертификатом (указывающим объём страхового покрытия в соответствии с генеральным соглашением). Оговорки Института лондонских страховщиков устанавливают покрытие, необходимое в соответствии с Инкотермс 2000. Как правило, они прилагаются к полисам и точно указывают охватываемые риски и исключения из страхового покрытия.
По организационному и правовому признакам различают четыре группы международного страхования:
- Прямые международные договорные операции. В этом случае держатель полиса из одного государства оформляет страховой договор со страховой компанией из другой страны. Заключение таких договоров может осуществляться как с головным офисом страховой компании, так и с брокерами.
- Прямые страхования предполагают заключение страховых договоров непосредственно за рубежом. Эти случаи имеют место при отсутствии национального рынка страхования, при явных финансовых преимуществах (более высокие объемы покрытия, лучшие тарифы и т.д.), а также в ситуациях юридического принуждения (на основании контрактов по условиям СИФ), или обязательного страхования экспортера в зарубежной страховой компании, определенной импортером.
- Посреднические страхования включают оформление договоров дочерними предприятиями страховых компаний, которые являются самостоятельными юр. лицами за рубежом.
- Перестрахование. В эту группу входят договоры страхования одного страховщика всех обязательств или их части в другой страховой компании, которая является перестраховщиком.
Сферы международного страхования
- Транспортное страхование. Международная практика транспортного страхования играет важную роль не одну сотню лет. Родоначальником страховых соглашений в этой сфере стали морские страхования.
- Морское страхование – включает соглашения по страхованию груза, фрахта, кораблей, а также ответственности владельцев судов перед третьими лицами.
Основанием для оформления договора при страховании судов служат такие условия, как «страхование с ответственностью за гибель и повреждение», «с ответственностью за гибель судна, включая расходы по спасению», «с ответственностью за повреждение судна» и так далее.
Страхование фрахта – оформление страховых договоров на оплату за перевозку грузов. В таких договорах страхователем могут быть собственники груза, владельцы судов или обе стороны вместе. Подобные страховые условия обычно являются составной частью страхования грузов.
Оформление договора страхования груза — «карго» — производится на отдельную транспортировку указанного груза, или временной период. Международная транспортировка грузов морским путем осуществляется на стандартных условиях, которые описывают правила страхования грузов.
Условия морских перевозок определены международными правилами Инкотермс-2010. Цель таких правил состоит в установлении единых международных норм по трактовке основной терминологии, используемой в международныхконтрактах купли-продажи. В список самых употребляемых терминов входят:
- CIF - стоимость, страхование и фрахт - включает обязанность продавца по транспортировке (погрузке) груза в порт отгрузки, его оплате, фрахту и страхованию морских рисков;
- FOB - франко-борт – включает обязанности продавца по погрузке товара на борт судна, обязанности покупателя по фрахту и страхованию груза на время перевозки. Ответственность за груз переходит к покупателю с момента пересечения борта судна;
- FAS - франко вдоль борта судна - включает обязанности продавца и покупателя на условиях FOB. Однако ответственность за груз переходит к покупателю после доставки груза на причал к борту судна;
- CAF - стоимость и фрахт - включает обязанности продавца по заключению за свой счет договора морской перевозки и доставке груза на борт судна, обязанности покупателя по страхованию груза.
- Автотранспортное страхование. Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств по «Зеленой карте», которое представляет собой договор страховых операторов нескольких государств о взаимопомощи по возмещению убытков. Название «Зеленая карта» происходит от цвета первого полиса, который удостоверяет такие правоотношения в области страхования.
- Аналогично гражданской ответственности автовладельцев, в системе МС существует такое страхование, как ответственность воздушных перевозчиков за вещи, сданные пассажирами в багаж; за вред, нанесенный третьим лицам, а также ответственность морских и речных перевозчиков, предусматривающая страхование столкновений судов, либо нанесение ущерба экологии загрязнением нефтью.
- Страхование финансово-кредитной сферы. Субъекты международной экономической деятельности подвержены разнообразным рискам, которые могут быть связаны с такими факторами, как:
- корректировка стоимости продукции после оформления договора;
- отказ импортирующего предприятия принимать продукцию, при котором наибольшие риски возникают при сделке по документарному инкассо;
- финансовые махинации и злоупотребления, курсовые колебания;
- потеря покупателем платежеспособности;
- инфляционные и дефляционные процессы.
В перечне рисков внешнеэкономической деятельности особое место занимают убытки, связанные с колебаниями соотношения стоимости валюты займа к платежной валюте в период между получением кредита и приходом средств по международному контракту.
Документы, которые оформляют в рамках международного страхования
Договор страхования – является основным документом, на котором базируется весь комплекс взаимодействий страхователя и страховой компании. В нем определены такие моменты, как страховые суммы (премии), предметы (объекты) договора, формы возмещения ущерба, обязательства (права) страховщика/клиента, а также другие важные вопросы.
Страховое соглашение может быть оформлено в виде обычного или генерального договора. Последний вариант используется для страхования стандартизированных рисков.
Правила страхования – включают обычные страховые условия по определенному страховому продукту.
В них содержатся пункты, не входящие в основное страховое соглашение, но являющиеся обязательными для выгодополучателя в том случае, когда в основном документе определено действие таких правил, а сами они приложены к полису страхования, либо размещены на его обратной стороне. Фирма страхователь получает возможность опираться на страховые правила при отстаивании своих прав, если ссылка на них присутствует в страховом полисе.
Разработка страховых правил производится фирмой страховщиком. Страховой полис – документ, удостоверяющий наличие принятия страхового риска. Он включает сроки действия соглашения, определяет его объект (важно для генерального страхового договора) конкретизирует риски, размеры выплат и премий. В полисе также представлены важнейшие положения страхового договора. Этот документ удостоверяет сам факт заключения страхового договора и подлежит строгой отчетности.
Каждому страховому полису присваивается отдельный номер, нанесенный типографской печатью. Стороны получают по одному экземпляру того документа.
Страховой акт - описывает факт и причины страховых случаев. В этом документе отражаются объемы и виды ущерба, полученного в страховых случаях, расчеты сумм возмещения. На основании страхового акта принимается решение о выплате. К нему прилагается полный набор документации, служащей основанием для признания определенного факта страховым случаем, оценочные акты, заявления-претензии к виновнику (если такой установлен) для перехода прав требований компенсации. Кроме того, к акту прилагаются извещения страхователя.
Извещение о страховом случае предоставляется лицом, заключившим договор страхования в страховой фирме в случае наступления страхового случая. Такой документ направляется в письменной форме в сроки, определенные страховым договором (как правило, от 3 до 5 суток с даты наступления страхового случая). Страховое извещение должно содержать данные лица, заключившего договор страхования, номер полиса, описание события, которое привело к страховому случаю, заявляемую сумму возмещения. Страховая фирма, основываясь на полученном извещении, фиксирует ущерб и определяет резервы убытков, которые были заявлены, но не урегулированы. После этого страховщик расследует обстоятельства, приведшие к страховому случаю, и оценивает причиненные в результате этого убытки.
Заявление о выплате страхового возмещения – включает требования владельца страхового полиса по страховому обеспечению, основанные на предъявленном документарном подтверждении страхового случая, его обстоятельств и суммы полученного убытка. Такое заявление передается владельцу страхового полиса после проведения экспертизы по оценке убытков, а также после того, как собрана вся предусмотренная документация, которая требуется для акта.
5) Официальные сертификаты и лицензии. Самым важным из них является сертификат происхождения, который удостоверяет происхождение товара и обычно выдаётся местной торговой палатой продавца. Свидетельства об осмотре, которые подтверждают качество товаров, как правило, выдаются инспектирующими организациями.
Самыми известными из них являются «SGS» (Швейцария) и «Bureau Veritas» (Франция).
Международные сертификаты можно получить в таких организациях:
ВТО — Всемирная торговая организация, это название имеет с 1 января 1995 года. Крупнейшая сертификационная организация. Ранее имела название Генеральное соглашение по тарифам и торговле – ГАТТ.
ИСО, ISO — Международная организация по стандартизации. Международные сертификаты этой системы в России стали популярны в начале 21 века с усилением процессов вхождения в мировой рынок.
МЭК — Международная электротехническая комиссия – это некоммерческая организация по стандартизации в области электрических, электронных, и других смежных технологий. Многие стандарты МЭК разрабатывает совместно с ISO. Международные сертификаты, оформленные на соответствие МЭК «на слуху» у специалистов, связанных с этими областями деятельности.
ЕЭК ООН — Европейская экономическая комиссия ООН;
МТЦ — Международный торговый центр;
СЕЕ — Международная комиссия по сертификации соответствия электрооборудования;
ЮНКТАД — Конференция ООН по торговле и развитию;
ИЛАК — Международная конференция по аккредитации испытательных лабораторий и другие.
Россия последние годы интенсивно осуществляет процессы, связанные с гармонизацией своих национальных стандартов с международными требованиями: мировыми и европейскими.
Принято считать, что в некоторых областях деятельности существует 100% совпадение национальных стандартов с международными нормативами. Но в областях, где законодатели уверены, что процесс гармонизации может повредить безопасности России приведение требований к мировым стандартам производиться не будет.
Импортное лицензирование - это административные процедуры, требующие для ввоза товара на таможенную территорию страны-импортера представления уполномоченному органу управления заявления или другой документации (отличной от требуемой для таможенных целей) в качестве предварительного условия осуществления импортной операции.