Особенности письменной деловой коммуникации
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую переписку.
В основе письменных отношений физических и юридических лиц лежит обмен информацией, представленной в документированной формой.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация, причем информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, которые называются реквизитами.
Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа. Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но оно четко определено правилами составления документа, государственным стандартом - ГОСТом.
Документы, составленные в письменной форме, нередко представляются более официальными, чем распоряжения, отданные устно. Они позволяют сохранить информацию в неизменном виде, оперировать сложной информацией, а также представлять одинаковый материал многим адресатам.
Работа организации, независимо от уровня подчиненности и формы собственности, невозможна без документирования. При этом в каждой организации можно выявить комплекс документов, необходимых и достаточных для нормальной работы. Этот комплекс выделяется по следующим критериям:
круг вопросов, решаемых в процессе деятельности;
количество уровней принятия решений;
объем и характер компетенции организации;
принцип решения вопросов (коллегиальность или единоначалие).
На сегодняшний день в процессе повседневной деловой переписки может обращаться более 20 различных (прежде всего по функциональному назначению) видов документов. Ниже приведены определения наиболее распространенных видов документов, образующих деловую переписку.
Письмо - обобщенное название документов, создаваемых по широкому кругу вопросов и предназначенных для передачи документированной информации от автора документа к его получателю.
Записка - письмо, предназначенное для передачи информации исключительно внутри организации.
Телеграмма - документ, переданный и принятый по каналам электросвязи.
Факсимильное сообщение - документ, переданный и принятый с помощью телекоммуникационных технологий передачи изображений электрическими сигналами. Исторически факсимильная связь включалась в состав телеграфной связи и является разновидностью электросвязи.
Телефонограмма - документ, переданный и принятый по каналам телефонной связи.
Электронное письмо - документ, переданный и принятый по каналам информационной сети, соединяющей компьютеры участников электронной переписки.
Справка - документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов, событий и т.п.
План - документ, включающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий с указанием сроков их выполнения и исполнителей.
Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении заданий, мероприятий (их отдельных этапов), представляемый руководителю предприятия, либо в смежную (вышестоящую) организацию.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений, а также проведения некоторых мероприятий (например, испытаний).
Акт - документ, подтверждающий установленное группой лиц (например, комиссией) состояние дел и утверждаемый их руководителем (например, председателем комиссии).
Приказ - изданное руководителем организации управленческое решение. Документ, содержащий нормы, обязательные для исполнения структурными подразделениями (должностными лицами) в процессе повседневной деятельности.
Распоряжение - изданное от имени и с ведома руководителя компании управленческое решение. Документ, регламентирующий отдельные вопросы повседневной деятельности и имеющий обязательную силу для определенных категорий должностных лиц или конкретных работников.
Указание - письменное разъяснение, более детально истолковывающее порядок тех или иных действий подчиненных, определенных в содержании других документов.
Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального руководства.
Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации деятельности компании (структурного подразделения в ее со-ставе).
Наставление, руководство, инструкция, правило - документы, регламентирующие отдельные стороны деятельности компании (ее структурных подразделений, а в отдельных случаях - некоторых категорий должностных лиц).
Подготовка документов, образующих деловую переписку, должна производиться в соответствии с определенными требованиями. Эти требования закрепляются в законодательных, нормативно-правовых и издаваемых на их основе локальных нормативных актах, а также организационно-распорядительных и методических документах организации. Указанные требования распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов в составе деловой переписки.