Из произведений античной литературы известно, что уже в те времена существовал этикет делового письма. Так, письма античного периода должны были начинаться с имени отправителя, затем следовали имя адресата, потом приветствие, сопровождавшееся приятными пожеланиями, и только затем шел текст.
С годами видоизменялись категории морали и нравственности, этические нормы и формы выражения, что не могло не коснуться этикета письменной речи, особенно деловой.
Каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток, прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего.
Качество делового текста составляет следующее:
мысль;
внятность;
грамотность;
вежливость;
лаконичность.
Мысль - это содержание письма, документа. Его формулируют ясно, четко.
Внятность - доступность текста для понимания. Фразы должны быть просты, выражать суть дела.
Грамотность - уметь писать без ошибок, пользоваться разговорным стилем письма, избегать многосложных непонятных слов и выражений, при надобности пользоваться словарями, энциклопедиями, руководством по грамматике, стилистике или услугами редакторов.
Вежливость (корректность) - тон, стиль письма должны соответствовать статусу адресата. Тон задается выбранными словами, официальностью или неофициальностью стиля.
Лаконизм - краткость и четкость в выражении мысли. Желательно писать короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы. Объем письма - не более 1,5 страниц отпечатанного текста. Лаконичные письма характеризуют авторов как хороших собеседников, владеющих искусством общения.
Деловая переписка является разновидностью официальной переписки, поэтому стиль письма и его оформление должны основываться на правилах, определяемых международной практикой и условностями.
Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность написания фамилии адресата и указания его должности, ранга или титула.
Деловые письма желательно писать на бланке организации. Чем официальнее бланк, тем официальнее тон письма.
Конверт. Мы перешли на мировую практику написания адреса, начиная с имени. Полагается писать сначала инициалы, потом фамилию. Сейчас перед инициалами часто пишут Г-ну или Г-же. Если вы знаете должность, то лучше ее указать. Например, возможны следующие варианты: Г-ну И.И. Иванову, Генеральному директору…; Генеральному директору… Г-ну И.И. Иванову; И.И. Иванову, Генеральному директору….
В деловом письме обязательно должны присутствовать:
обращение,
личная подпись,
дата,
адрес,
комплимент.
Обращение. Уже сложились формы обращения в официальной письменной речи, одной из которых является «Уважаемый». Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение.
Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает несколько личный характер. Включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.
Подпись - удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце письма. Некрасиво и невежливо вместо подписи ставить одну букву с точкой.
Дата должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.
Адрес отправителя - полная фамилия, титул и адрес помещаются либо в левом верхнем углу листа, либо внизу страницы ниже даты письма и воспроизводятся на конверте.
Комплимент - это выражение вежливости, которым заканчивается любое письмо. Например, «Искренне Ваш», «С глубоким уважением», «С уважением» и т. д.
Эти формы обеспечивают уважение служебного положения, как отправителя, так и адресата. Всякое изменение этих форм (неправильное обращение, отсутствие комплимента в конце письма или отсутствие титула, должности в адресе и др.) может быть воспринято, как намеренное игнорирование этикета или недостаточное уважение. В неясных случаях эти формы могут видоизменяться, но всегда следует помнить что есть люди, которые очень щепетильны в данных вопросах.
Деловое письмо должно иметь безупречный внешний вид. Все виды официальной и деловой корреспонденции печатаются на компьютере, на бумаге высшего качества машинной резки. При печатании текста не допускаются исправления, сам текст должен красиво располагаться по всему листу, ширина левого края не менее 2 см. Конверты для писем должны быть соответствующего размера и качества.
Однако как бы ни важны были форма и атрибуты вежливости, приоритет все же принадлежит содержанию.
Доброжелательный тон должен пронизывать весь текст письма. Если в письме содержится негативная информация, она должна располагаться в середине письма.
Деловое письмо должно быть составлено на языке официальной пере-писки, которая характеризуется отсутствием избыточной информации, предельной рациональностью построения предложений, ясностью и четкостью изложения, учетом особенностей адресата и возможной реакцией с его стороны.
Если вы пишите человеку, которого не знаете, необходимо постараться узнать его имя. Если все попытки, зайдут в тупик, можно использовать такой прием обращения: «Специалисту в области…».
Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:
? письмо должно быть написано на языке той страны, куда оно направляется, или на английском языке. Во избежание ошибок и неточностей может быть приложен русский вариант письма;
? в международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»);
? каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами;
? исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, они допустимы лишь на экземпляре, который остается у отправителя. Подчеркивание фраз или абзацев в письме означает сомнение отправителя в уме получателя, в его способности отличить главное от второстепенного, поэтому оно не допускается.
? резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.
? письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать;
? на срочный запрос необходимо дать ответ до истечения трех дней. На письмо - до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней;
? в случае отказа приносят извинения. Отсутствие ответа в срок, рассматривается как отрицательный ответ и может привести к разрыву отношений;
? поздравления, благодарности, соболезнования, так же как заявления пишутся от руки.
Структура делового письма
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:
экономия времени отправителя и адресата;
гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.
Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
Обращение
Преамбула
Основной текст
Заключение
Подпись
Приложения
Дадим краткую характеристику каждому элементу.
Обращение
Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Запомните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Преамбула
Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Основной текст
Далее в двух - четырех абзацах должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
Заключение
Деловой письмо реквизит
Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Подпись
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.