ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Деловые письма обычно затрагивают следующие стороны взаимоотношений деловых партнеров: установление деловых отношений с иностранными компаниями, обмен информацией в ходе выполнения обязательств при осуществлении сделки, организация деловых поездок и встреч, приглашение деловых партнеров и т.п. Кроме того, у любого человека может возникнуть необходимость написать личное деловое письмо коммерческой или государственной организации, если он является их клиентом. Такие письма могут выражать благодарность за отличное обслуживание, просьбу сообщить более подробную информацию о товарах, претензию к низкому качеству товаров или это может быть сопроводительное письмо, которое вы направляете с документами при поступлении на работу.
В зависимости от темы деловые письма могут содержать определенную информацию, просьбу, благодарность, извинение приглашение, поздравление, жалобу, подтверждение ранее достигнутых договоренностей или сопровождать документы, направляемые партнеру. Кроме того, в ходе делового сотрудничества партнеры обмениваются письмами относительно организации деловых поездок и подготовки переговоров. Исходя из вышеизложенного, можно выделить следующие виды писем:
1. письмо-просьба;
2. сопроводительное письмо;
3. информационное письмо;
4. письмо-извинение;
5. письмо-подтверждение;
6. письмо-приглашение;
7. письмо-благодарность и т.п.
Рассмотрим некоторые из них.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо необходимо при отправке документов, информационных или рекламных материалов Оно представляет собой ответ на просьбу выслать такие документ!
Например:
________________________________________________________________
General Manager 1st April 2002
MarGelt International Group
90/D Peregrine Tower, 89 Queensway
Hong Kong
Dear Sir
We thank you for your letter of 23rd of March and are pleasedtosend you a copy of our latest catalogue and a price list. Should you wish to obtain more detailed information about our products, don't hesitate to contact us. We will not fail to provide full] particulars as soon as possible.
Yours faithfully
J. Brown
Marketing Manager
Enc: 1. Catalogue — 1 copy
2. Price—list — 1 page
_________________________________________________________________
Начать сопроводительное пи сьмо можно следующими фразами:
1. We forward you... - Направляем Вам...
2. We are pleased to send you... - С удовольствием высылаем Вам...
3. We have pleasure in sending you... - Мы рады выслать Вам...
4. We are sending you enclosed with this letter... - Посылаем Вам с этим письмом...
5. We dispatch you under separate cover / by registered post / by parcel post /... Высылаем Вам отдельным пакетом / заказной почтой / бандеролью...
6. We enclose with this letter... - Прилагаем к письму...
7. In addition to our letter of... we... are sending you... - В дополнение к нашему письму от... направляем Вам...
8. We appreciate your letter of... and send you... - Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма... и высылаем Вам...
9. In reply to your letter we are sending you... - В ответ на Ваше письмо высылаем Вам...
10. Referring to your enquiry of... we send you... - Ссылаясь на Ваш запрос от... высылаем Вам...
11. In connection with your request we forward you... - В связи с Вашей просьбой направляем Вам...
12. Confirming our agreement we send you... - В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...
Письменные задания.
Задание 1. Подберите русские соответствия английским выражениям из приведенных ниже.
1. We are sending you enclosed with this letter...
2. In addition to our letter of... we... are sending you...
3. Referring to your enquiry of... we send you...
4. We forward to you...
5. We dispatch to you under separate cover...
6. We appreciate your letter and send to you...
7. In connection with your request we forward you...
8. We are pleased to send to you...
9. We enclose with this letter...
10. In reply to your letter we are sending you...
11. We have pleasure in sending you...
12. Confirming our agreement we send you...
a) В связи с Вашей просьбой направляем Вам...
b) С удовольствием высылаем Вам...
c) Высылаем Вам отдельным пакетом...
d) Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и высылаем Вам e) Ссылаясь на Ваш запрос от... высылаем Вам...
f) Направляем Вам...
g) Посылаем Вам с этим письмом...
h) В дополнение к нашему письму от... направляем Вам...
i) В ответ на Ваше письмо высылаем Вам...
j) В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...
k) Мы рады выслать Вам...
l) Прилагаем к письму...
Задание 2. Замените русские слова и выражения в скобках английскими эквивалентами.
1. (С удовольствием высылаем) you a copy of the contract form for your study.
2. (Выражаем удовлетворение) your letter of 15 June and send you the range of tours we offer.
3. (Мы рады выслать Вам) the samples of greeting cards we have in stock.
4. (В ответ на Ваше письмо) we are sending you information about the services our bank offers to corporate clients.
5. We are sending you (с этим письмом) a draft resolution of the annual meeting.
6. We (направляем Вам) our latest illustrated catalogue as you requested.
7. (В дополнение к) our letter of 4 November (высылаем Вам) you a list of the products we have launched on the market.
8. (Ссылаясь на Ваш запрос) of 25 January we send you the results of the expertise.
9. We dispatch to you (бандеролью) a set of the textbooks you ordered last month.
10. (В связи с Вашей просьбой) we forward you information about require-ments for admission to our College.
Задание 3. Вставьте соответствующие предлоги в следующие предложения. Переведите предложения на русский язык.
1. We send... you enclosed... this letter some... our brochures with details of the summer tours to Greece.
2. We dispatch... you... registered post... a copy... a catalogue for the latest models of our products.
3. We enclose... this letter some information, which we hope you will find useful.
4. In connection... your request we forward you... a list of the documents required... application for the vacancy... a manager in our company.
5. We are sending you... separate cover samples of stationary goods we offer for export.
6.We appreciate your letter... 31 October and are sending you the price list for the range of books available in our stock.
7. In reply... your enquiry of 12 June we send you the address and the working hours... our office in Spain.
8.... addition to our letter of 4 September we are sending you the names and other information... the delegation to assist the meeting.
9. Referring... our agreement... the last week we are forwarding you further information about our agents in Hong Kong.
10. We are pleased to sеnd... you the application forms... the post of a shop assistant.
Задание 4. Переведите на английский язык следующие тексты сопроводительного письма.
1. С удовольствие посылаем Вам бандеролью каталог на последние модели нашей продукции.
2. Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма от 20 мая и высылаем Вам новую спецификацию.
3. В приложении направляем Вам 2 экземпляра контракта.
4. В ответ на Ваш запрос от 13 апреля на 5 компьютеров мы с удовольствием посылаем Вам с этим письмом наши предложения.
5. Ссылаясь на нашу договоренность, мы направляем Вам отдельной посылкой образцы наших товаров.
6. Согласно Вашей просьбе высылаем Вам заказной почтой иллюстрированные проспекты на интересующие Вас модели обуви.
7. В связи с Вашим запросом направляем спецификацию на товары, предлагаемые для экспорта.
8. В подтверждение нашего телефонного разговора высылаем с этим письмом подробную информацию о выставке, которая состоится осенью в Москве.
Задание 5. От имени менеджера по маркетингу ответьте на письмо, приведенное выше в качестве примера письма-просьбы. Используйте следующий план:
а) поблагодарите мистера Алекса Ронга за письмо;
б) сообщите, что в приложении к письму вы направляете иллюстрированный каталог на весь ассортимент бытовых электроприборов, выпускаемых вашей фирмой, и прейскурант.
в) выразите надежду на то, что эта информация будет ему полезна.
Информационное письмо
Информационное письмо содержит некоторое сообщение, предназначенное партнеру, и раскрывает суть конкретного дела, представляющего интерес для обеих сторон. Чаще всего такие письма пишут на этапе выполнения взаимных обязательств и информация такого письма может носить как положительный, так и отрицательный характер. Соответственно вводится такая информация фразами, выражающими отношение корреспондентов к развитию событий, а именно: удовлетворение, радость или сожаление. Очень часто в информационном письме содержится ссылка на предшествующую переписку, переговоры или запрос информации.
Например:
________________________________________________________________
Dear Mr Stern
Subject: Summer Tours to Greece
In reply to your letter of 2 Mar. this year we would like to inform you that our company organises 10 days and 14 days tours this summer. We enclose with this letter leaflets with detailed programmes of excursions and sightseeing and a price list. As you will see we offer both group and individual programmes. The prices include accommodation in a first class hotel, meals and excursions.
We would like to draw your attention to special discounts on the basic price we offer for groups of more than 18.
We look forward to receiving your bookings.
Yours sincerely
Kate Molton
Manager
Encl.: leaflets — 5 pages
________________________________________________________________
Следующие выражения могут быть использованы во вступительном абзаце информационного письма:
1. We are writing to inform you... — Сообщаем Вам, что...
2. We are pleased/glad to tell you that — Рады сообщить Вам, что …
3. We send for your consideration... – Посылаем на Ваше рассмотрение...
4. We are happy to tell you... — С удовольствием сообщаем Вам, что …
5. We regret to inform you that... — С сожалением сообщаем, что …
6. We would like to let you know that … - Ставим Вас в известность, что …
7. We would like to advise you that... - Сообщаем к Вашему сведению, что..
8. We would like to notify you that... - Доводим до Вашего сведения, что...
9. We have found it necessary to inform you that... - Считаем необходимым поставить Вас в известность, что...
Если информационное письмо направляется в ответ на запрос информации или является продолжением начатых ранее переговоров или переписки по данному вопросу, то часто используются следующие фразы:
1. In reply to your letter of... this year we would like to inform you... - В ответ на Ваше письмо от... этого года сообщаем Вам, что...
2. At your request we are sending you... - По Вашей просьбе мы высылаем Вам...
3. Referring to your letter we would like to inform you that... - Ссылаясь на Ваше письмо, мы бы хотели сообщить Вам, что...
4. Further to our letter of... - В дополнение к нашему письму от...
5. With reference to the enquiry of... - Ссылаясь на запрос от...
6. We refer to your Order No.... and are glad to inform you... - Мы ссылаемся на Ваш заказ №... и рады сообщить Вам, что...
7. We thank you for your letter dated... and write to tell you... (wish to inform you...)... - Благодарим за Ваше письмо от... и сообщаем Вам, что...
Задание 1. Подберите русские соответствия английским выражениям из приведенных ниже.
1. We are writing to inform you...
2. Referring to your letter we would like to inform you that...
3. With reference to the enquiry of 4 July...
4. We are happy to tell you...
5. We would like to advise you that..
6. In reply to your letter of 2nd Mar, this year we would like to inform you...
7. At your request we are sending you...
8. Further to our letter of 3 April...
9. We thank you for your letter dated 5 May and write to tell you (wish to inform you...)
10. We would like to let you know that...
11. We have found it necessary to inform you that...
12. We are pleased/glad to tell you that...
13. We send for your consideration...
14. We refer to your Order No. 222 and are glad to inform you...
15. We regret to inform you that...
16. We would like to notify you that...
a. В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем Вам, что...
b. По Вашей просьбе мы высылаем Вам...
c. В дополнение к нашему письму от 3 апреля...
d. Благодарим за Ваше письмо от 5 мая и сообщаем Вам, что...
e. Ставим Вас в известность, что...
g. Рады сообщить Вам, что...
f. Считаем необходимым поставить Вас в известность, что...
h. Посылаем на Ваше рассмотрение...
i. Мы ссылаемся на Ваш заказ № 222 и рады сообщить Вам, что...
j. С сожалением сообщаем, что...
k. Доводим до Вашего сведения, что...
I. Сообщаем Вам, что...
m. Ссылаясь на Ваше письмо, мы бы хотели сообщить вам, что...
n. Ссылаясь на запрос от 4 июля...
о. С удовольствием сообщаем Вам, что...
р. Сообщаем к Вашему сведению, что...
Задание 2. Замените русские слова и выражения в скобках английскими эквивалентами.
1. (В ответ на) your letter of 2nd Mar. this year we would like to inform you that the date of negotiations you offer is acceptable.
2. (Рады) to tell you that we have reserved the accommodation as you requested.
3. (По Вашей просьбе) we are sending you the details of the alterations in engine model TX-34.
4. (Ссылаясь на) your letter I would like to inform you that I have to postpone my visit to Moscow due to personal circumstances.
5. We send for your (рассмотрение) a draft contract for exportation of file cabinets to your country.
6. (В дополнение к) our letter of 3 April we are sending you a copy of registration form.
7. With reference to the (запрос от) 4 July we would like to inform you that the delivery schedule is being considered by our Forwarding Agent.
8. (Мы ссылаемся на) your Order No.222 and are glad to inform you that the first lot of the dictionaries has been printed and is ready for dispatch.
9. (С сожалением) to inform you that we cannot fulfil your order this month.
10. (Считаем необходимым) to inform you that the goods delivered by your company do not correspond to the quality stipulated in the Contract.
Задание 3. Вставьте соответствующие предлоги в следующие предложения. Переведите предложения на русский язык.
1. We refer... your Order No. 392 and are glad to inform you that the whole range... the toys has been manufactured and is ready... dispatch.
2. According... your request we are sending you the details... the alterations... the delivery schedule.
3.... reply... your letter I would like to inform you that the date... my arrival... London is 15 April.
4. We send... your consideration a draft contract... importation... sports equipment to our country.
5. We very much regret to inform you that our company does not offer any special tours... winter vacations... the groups... college students.
6.... addition... our letter of 1 October we are glad to tell you that we have acquired the licence... export... bicycles.
7. We have found it necessary to inform you that the quantity... shoes delivered... your company does not correspond... the quantity stated... our Order.
8.... reference to the inquiry... 2 November we would like to let you know that we offer special discounts... the basic price... groups of more than 18.
9. Referring... your letter I regret to inform you that I will not be able to visit Moscow... December due to personal circumstances.
10. … reply... your application letter we are glad to offer you a personal interview... 10 December... 10 a.m.... further information, please, contact our Resource Manager.
Задание 4. Напишите информационные письма по предложенным ситуациям. Начните письмо одной из фраз, соответствующих содержанию письма. В заключительном абзаце укажите, каких действий вы ждете от партнера.
1.В ответ на письмо Вашего партнера сообщите, что Ваша фирма отгрузила теплоходом "Golden Fish" партию велосипедов.
2. В дополнение к телефонному разговору проинформируйте Вашего партнера в Нью-Йорке, что делегация Вашей фирмы вылетает из Москвы 29.02.02 рейсом 345, и попросите организовать встречу и размещение в гостинице.
3. Сообщите Вашему партнеру в Лондоне, что сегодня авиапочтой Вы выслали ему образцы интересующих его изделий.
4. Поставьте в известность Вашего партнера в Ливерпуле, что Вы не в состоянии выполнить его заказ в этом месяце.
5. Сообщите Вашему партнеру в Техасе, что Вы готовы обсудить вопрос импорта детских игрушек в Россию.
6. Сошлитесь на письмо Вашего партнера от 14 апреля и сообщите, что, к сожалению, Вы не сможете в ближайшие дни выслать ему Ваш последний каталог на интересующие его изделия.
7. Сошлитесь на переговоры, проведенные в прошлом месяце в Москве относительно поставки велосипедов новой модели, и уведомите, что график поставки будет сообщен не позднее следующей недели.
8. Сошлитесь на телефонный разговор с управляющим компании и сообщите, что Вы готовы обсудить вопрос об организации десятидневного тура в Грецию для группы из 18 человек.
Письмо-извинение
Иногда возникают обстоятельства, которые не позволяют вам выполнить данное обещание. В таких случаях нужно написать вежливое письмо и объяснить причину нарушения взятых обязательств или допущенных ошибок, а также заверить корреспондента, что подобные ошибки не будут допущены впредь. Тон письма должен быть искренним и доброжелательным.
Например:
________________________________________________________________
Dear Sir,
We thank you for your letter of 21 November concerning operating instructions for knitting machines.
We regret that we are unable to supply you with operating instructions and specification sheets in Russian, As you know it is our first experience of exporting knitting machines to Russia. At the moment we are taking measures to get all the necessary documentation translated into Russian as soon as possible.
We are very sorry about the inconvenience. Be assured that we shall provide you with the papers you need as soon as they are at our disposal.
Yours faithfully,
В письмах-извинениях могут быть использованы следующие фразы:
1. We thank you for your enquiry but regret to inform you that … - Благодарим Вас за заказ, но, к сожалению, вынуждены сообщить, что …
2. We very much regret that we are unable to … - К нашему большому сожалению, мы не можем …
3. We regret to advise you that …- С сожалением сообщаем, что …
4. We are sorry that … - Сожалеем, что …
5. We are sorry about … - Сожалеем о …
6. We must apologize for … - Мы должны извиниться за …
7. Please accept our apologies for … - Примите, пожалуйста, наши извинения за …
8. I sincerely regret that … - я искренне сожалею, что …
9. We wish to offer our sincere apologies for … - Хотим принести наши самые искренние извинения за …
10. I offer an apology for … - приношу извинения за …
Задание 1. Подберите русские соответствия английским выражениям из приведенных ниже.
1. We are sorry that …
2. I sincerely regret that …
3. I offer an apology for …
4. We regret to advise you that …
5. Please accept our apologies for …
6. We thank you for your enquiry but regret to inform you that …
7. We must apologize for …
8. We wish to offer our sincere apologies for
9. We very much regret that we are unable to …
a. Примите, пожалуйста, наши извинения за …
b. К нашему большому сожалению, мы не можем …
с. Мы должны извиниться за …
d. Хотим принести наши самые искренние извинения за …
е. С сожалением сообщаем, что …
f. Приношу извинения за …
g. Благодарим Вас за заказ, но, к сожалению, вынуждены сообщить, что …
h. Сожалеем, что..
i. Я искренне сожалею, что …
Задание 2. Замените русские слова и выражения в скобках английскими эквивалентами.
1. (С сожалением сообщаем) that at present these instruments are not available for sale.
2. (К нашему большому сожалению) we are unable to accept new orders for the delivery of equipment within the time specified by you.
3. We thank you for your enquiry dated September 12 but (к сожалению, вынуждены сообщить) you that our hotel is under repair till the end of the year.
4. (Сожалеем, что) there was a delay in sending you information concerning the meeting to be held next month. Which was entirely beyond our control.
5. We wish (принести наши самые искренние извинения за) the inconvenience caused to you through a clerical error.
6. (Я искренне сожалею) that the catalogue for a new collection you got interested in is out of print.
7. (Мы должны извиниться за то, что) a clerical error the documents were not attached to the letter. They were sent by a separate cover.
8. (Примите, пожалуйста, наши извинения за) the delay in shipping this order. This was due to unforeseen circumstances.
9. (Мы искренне сожалеем, что) we cannot accept your invitation.
10. (Приносим извинения за) answering your inquiry in time. However your order is being dealt with and will be sent without further delay.
Задание 3. Составьте тексты писем-извинений из следующих фраз. Сделайте необходимые преобразования. Переведите предложения на русский язык.
1. Please / accept/ our apologies/ the delay/ answer/ your inquiry/ concerning/ the annual meeting/ shareholders.
2. …/ thank you/ your invitation/ regret/ inform you/ we/cannot/ accept/ it.
3. …/ be sorry/ the inconvenience/ caused/ you/ a clerical error.
4. …/ very much regret/ we/ be/ unable/ provide with/ you/ the information/ you/ require.
5. …/ wish/ offer/ our/ sincere apologies/ not answer/ your letter/ in time.
6. …/ be sorry/ the consular department/ tail/ arrange/ your visa/ in time.
Задание 4. Переведите на английский язык следующие тексты письма-извинения.
1. Мы приносим искренние извинения за причиненное Вам беспокойство.
2. Примите, пожалуйста, наши извинения за ошибку, которая, мы надеемся, не причинила Вам беспокойства.
3. Мы очень сожалеем, что не могли ответить ранее на Ваше письмо от 5 мая.
4. Мы искренне сожалеем о задержке в отправке информации. Эта задержка произошла из-за того, что наш офис был загружен срочной работой.
5. К большому сожалению, мы не можем выслать вам наш последний каталог, так как он еще находится в печати.
6. искренне сожалеем, что некоторых моделей в настоящее время нет в продаже. Эти модели помечены в нашем каталоге буквой V.
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение направляют в двух случаях:
1) Если отправитель хочет сообщить, что им получено письмо, какие-либо информационные материалы (каталоги, прейскуранты, рекламные проспекты, и т.п.) или документы. В этом случае используется глагол «to acknowledge» в значении «подтверждать получение чего-либо, сообщать о получении чего-либо».
Такие письма обычно начинают фразами:
1. We acknowledge with thanks receipt of your letter... - С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма...
2. We thank you for your letter of... - Благодарим Вас за Ваше письмо от...
3. We have received your fax... - Подтверждаем получение Вашего факса...
4. Please acknowledge receipt of... - Просим подтвердить получение...
Пример 1
________________________________________________________________
The Secretary 16th March 2001
International Travel Inc.
12, High Street
Detroit, Michigan 43217
USA
Annual meeting report
Dear Secretary
I acknowledge with thanks receipt of the report on the annual meeting of the shareholders of International Travel Inc.
I hope it will not take me long to study it and send you back my comments to it.
Yours faithfully
Anne Ralf
________________________________________________________________
2) Если отправитель хочет сообщить, что предварительная договоренность, достигнутая в личной беседе, по телефону или на переговорах остается в силе. В этом случае используется глагол «to confirm» в значении «подтверждать, окончательно согласовать, ратифицировать ранее достигнутые договоренности».
Наиболее часто в таком письме-подтверждении используются следующие фразы:
1. We confirm by this letter our telephone conversation concerning... - Этим письмом подтверждаем наш телефонный разговор...
2. We are writing you to confirm our preliminary agreement regarding... -Этим письмом подтверждаем нашу предварительную договоренность относительно...
3. In confirmation of our fax transmitted this morning we... - В подтверждение нашего факса, переданного сегодня утром, мы...
4. We would be grateful if you would confirm... - Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы подтвердили...
5. In receipt of your letter of... we write to confirm that... - Ваше письмо от... нами получено. Настоящим письмом подтверждаем, что...
Пример 2
________________________________________________________________
January 15, 2001
Mr George Frank, Marketing Manager
Steels Inc.
1356, Sweet Ave.
New York, N.Y.
USA
Dear Mr Frank:
Further to our telephone conversation about the launch of a promotion campaign of our products we are writing to confirm that we agree to start it in June after you have received all necessary samples.
Yours truly,
Kate Wilful, Marketing Manageress
_______________________________________________________________
Задание 2. Подберите русские соответствия английским выражениям из приведенных ниже.
1. We acknowledge with thanks receipt of your letter... -
2. We have received your fax... -
3. In receipt of your letter of... we write to confirm that... -
4. In confirmation of our fax transmitted this morning we... -
5. We thank you for your letter of … -
6. We confirm by this letter our telephone conversation concerning... -
7. We would be grateful if you would confirm... -
8. We are writing you to confirm our preliminary agreement regarding... -
9. Please acknowledge receipt of our latest catalogue sent to you... –
a. Благодарим Вас за Ваше письмо от …
b. Просим подтвердить получение нашего последнего каталога, высланного Вам...
с. С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма...
d. Этим письмом подтверждаем наш телефонный разговор...
e. Этим письмом подтверждаем нашу предварительную договоренность относительно...
f. В подтверждение нашего факса, переданного сегодня утром, мы...
g. Подтверждаем получение Вашего факса...
h. Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы подтвердили...
i. Ваше письмо от... нами получено. Настоящим письмом подтверждаем, что...
Задание 2. Замените русские слова и выражения в скобках английскими эквивалентами.
1. We (с благодарностью подтверждаем) receipt of your letter about the results of the experiment made at our request.
2. (В подтверждение) of our fax transmitted this morning we regret to inform you that we have to cancel our visit due to unforeseen circumstances.
3. (Настоящим письмом подтверждаем) our telephone conversation concerning technical features of the equipment we are going to order.
4. We would be grateful if you would (подтвердить) the details of the flight reservation.
5. We are writing you (подтвердить предварительную договоренность) regarding the date of our meeting. It remains without any changes, i.e.: the 31st of May.
6. Please (подтвердите получение) of our fax concerning viza arrangements for a group of 10 tourists sent to you yesterday.
Задание 3. Вставьте соответствующие предлоги в следующие предложения. Переведите предложения на русский язык.
1. We have received your cheque... $ 2,000 enclosed... your letter.... the 15th June.
2. We acknowledge... thanks receipt... your catalogue... Computers.
3. We are grateful... your letter.... yesterday's date... which you sent us your catalogue... office furniture.
4. We confirm... this letter our telephone conversation concerning the time... our delegation visit... Greece.
5.... confirmation... our fax transmitted this morning we are glad to inform you that your order has been accepted.
6.... receipt... your letter of 20 May we write to confirm that we agree to the alterations... the agenda... the meeting.
Задание 4. Составьте текст писем-подтверждений из следующих фраз. Сделайте необходимые преобразования. Переведите предложения на русский язык.
1. We thank/ letter/ regarding/ new export regulations.
2..../ acknowledge/ receipt/ latest specification/ send/ you/ 18th February.
3. We are/ write/ acknowledge/ receipt/ your letter/ dated November 29/ enclosing/ copy/ draft contract/ delivery/ special tools.
4..../ writing/ you/ confirm/ telephone/ agreement/ regarding/ delivery terms.
5. We/ receive/ invitation/ reception/ official opening/ International Book Fair/ 6th May.
6. We/ confirm/ telephone conversation/ this letter/ send/ agenda/ next meeting/ share holders.
7. We/ grateful/ you/ confirm/ date/ negotiations.
8.... confirmation/ our/ fax/ transmit/ yesterday/ we/ confirm/ general manager/ our/ company / leave / Ottawa / 19th June/flight 352.
9.... receipt/ your/ letter/ dated 7th March/ we/ write/ confirm/ we/ require/ technical report/ next/ month.
10. We/ confirm/ Trade Delegation/ arrive/ Moscow/ 13 August/ flight 352/ We/ would ask/ make reservations/ hotel/ three single rooms/ five days.
Задание 5. Переведите на английский язык следующие тексты письма-подтверждения.
1. Подтверждаем получение Вашего письма от 15 мая, за которое мы Вас благодарим.
2. Мы получили Ваше письмо от 22 мая, посланное Вами в ответ на наш факс от 21 мая.
3. Благодарим Вас за Ваше письмо от 15 января, копию которого мы послали нашим агентам на рассмотрение. Мы сообщим Вам их решение через несколько дней.
4. Подтверждаем с благодарностью получение документов на товар, отгруженный Вами по контракту № 1026.
5. Ваше письмо от 12 ноября относительно размещения делегации в гостинице нами получено.
6. Просим подтвердить получение нашего последнего прейскуранта, направленного Вам с письмом от 25 декабря 2001 года.
7. Просим подтвердить получение нашего приглашения принять участие в Международной книжной ярмарке.
8. В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося вчера вечером, сообщаем, что представитель нашей фирмы вылетает в Лондон для переговоров 30 августа, рейс 352.
9. Подтверждаем дату открытия выставки.
Письмо относительно подготовки деловой поездки
При организации и подготовке деловых поездок для знакомства с работой компании вашего партнера, проведением переговоров, участием в международных выставках, конференциях, семинарах необходимо решать такие вопросы, как заказ авиа и железнодорожных билетов, встреча гостей и размещение их в гостинице. Все это может потребовать переписки с вашим партнером или с соответствующими организациями. Ниже приводятся образцы писем, направляемых в таких случаях.
Пример 1. Просьба об организации визита и бронировании мест в гостинице
_____________________________________________________________
Dear Mr Green
Further to our telephone conversation I am writing to confirm that the Managing Director of KNOT Ltd Mr Brite will be arriving in Deli 2 May at 9.30. a.m. on East Airlines flight EA 767. I would be grateful if you could book a single room for him for four nights (from 2 to 6 May) in a first-class hotel near your office. Besides, I shall be glad to have details of their charges.
Please let me know about the arrangements of Mr Brite's visit in more detail.
Looking forward to your early reply.
Sally Knight
Head of Administration
________________________________________________________________
Пример 2. Ответ на просьбу об организации визита
______________________________________________________________
Dear Ms Knight
We have received your letter concerning Mr Brite's visit to Deli.
We are glad to let you know that we have reserved accommodation for him as you requested. I will meet Mr Brite at the airport and take him to the hotel. As to the hotel charges, you will find detailed information in the brochure attached to this letter.
Besides, I am sending you with this letter a detailed programme of Mr Brite's visit to Deli.
Yours sincerely
Peter Chase,
Deputy Marketing Director
Encl.: 1) brochure — 1 copy
2) programme — 1 copy
________________________________________________________________
Пример 3. Бронирование авиабилета
______________________________________________________________
Dear Mr Green
I am writing to inform you that there have arisen some changes in Mr Brite's itinerary and I need your assistance.
During his stay in India Mr Brite would like to take an opportunity of visiting a new contact in Lahore, Pakistan. In this connection I would like to ask you to make a reservation of one business-class seat for a one-way flight to Lahore departing Deli in the afternoon on 6 May.
Please let me know by return if such reservation is possible so that I can make necessary changes in Mr Brite's air travel booking here. Thank you in advance for your assistance.
Yours sincerely
Sally Knight
_______________________________________________________________
Выражения, используемые в письмах об организации визитов:
1. We thank you for your letter and have pleasure in reserving accommodation as required. - Благодарим Вас за письмо и с удовольствием зарезервируем номера, как Вы просите.
2. This is to confirm that we have booked a single room from.... to... - Настоящим подтверждаем, что мы забронировали одноместный номер с... по...
3. I thank you for your letter and confirm the booking made by you for... days from... to... inclusive. - Благодарю Вас за письмо и подтверждаю сделанный Вами заказ на... дня с... по... включительно.
4. Please let me know if you will be able to accommodate a group of... persons at your hotel. - Сообщите, пожалуйста, сможете ли Вы разместить в Вашей гостинице группу из... человек.
5. I would ask you to inform me whether I can receive this accommodation from... to... - Сообщите, пожалуйста, сможете ли Вы принять этот заказ на период с... по...
6. I shall appreciate your early reply with details of your charges. - Буду признателен Вам за незамедлительный ответ с указанием стоимости номеров в Вашей гостинице.
7. I would like to reserve a return flight to... departing... at... - Я бы хотел заказать авиабилет до... и обратно, вылет из... в... часов.
8. I would like to make a reservation for a one-way flight to... - Я бы хотел заказать авиабилет до...
9. I would like to book a round - trip ticket to... - Я бы хотел забронировать авиабилет до... и обратно....
Задание 1. Подберите русские соответствия английским выражениям из приведенных ниже.
1. Please let me know if you will be to accommodate a group of 10 persons at your hotel.
2. I thank you for your letter and confirm the booking made by you for 3 days from 15 to 18 July inclusive.
3. I| would like to reserve a return flight to Warsaw departing Moscow at 3.50 p.m.
4. I shall appreciate your early reply with details of your charges.
5. This is to confirm that we have booked a single room from... to...
6. I would like to make a reservation for a one-way flight to London.
7. I would ask you to inform me whether I can receive this accommodation from 7 to 9 April.
8. I would like to book a round-trip ticket to Deli.
9. We thank you for your letter and have pleasure in reserving accommodation as required.
а. Благодарим Вас за письмо и с удовольствиемзарезервируемномера,как Вы просите.
b. Сообщите, пожалуйста, сможете ли Вы разместить в Вашей гостинице группу из 10 человек.
c. Сообщите, пожалуйста, сможете ли Вы принять этот заказ на период с 7 по 9 апреля.
d. Благодарю Вас за письмо и подтверждаю сделанный Вами заказ на 3 дня с 15 по 18 июля включительно.
e. Я бы хотел забронировать авиабилет до Дели и обратно.
f. Буду признателен Вам за незамедлительный ответ с указанием стоимости номеров в Вашей гостинице.
g. Я бы хотел заказать авиабилет до Варшавы и обратно, вылет из Москвы днем в 3.50.
h. Я бы хотел заказать авиабилет до Лондона.
i. Настоящим подтверждаем, что мы забронировали одноместный номер с... по...
Задание 2. Замените русские слова и выражения в скобках английскими эквивалентами.
1. We thank you for your letter and have pleasure in (заказать номера) as required.
2. This is to confirm that we (забронировали) a single room from 10 to 18 March in our hotel.
3. I thank you for your letter and confirm the booking made by you tor 2 days from 5 to 8 January (включительно).
4. Please let me know if you will be able (разместить) a group of 10 persons at your hotel.
5. I would ask you to inform me whether I can receive this (заказ) trom 7 to 9 April.
6. I shall appreciate your early reply with details of your (стоимость номеров).
7. I would like to reserve (авиабилет до Пекина и обратно) (вылет из Москвы) at 3.50 p.m.
8. I would like to make a reservation for (авиабилет до Лондона). ]
9. (Я бы хотел заказать) a round-trip ticket to Deli.
Задание 3. Вставьте соответствующие предлоги в следующие предложения. Переведите предложения на русский язык.
1. Please let me know if you will be able to accommodate a group... 20 persons... your hotel.
2. This is to confirm that we have reserved a single room... 10 to 20January.
3. I would like to book a round-trip flight... London departing Moscow... 5.50 p.m.
4. I shall appreciate your early reply... details... your charges.
5. I thank you... your letter and confirm the reservation made... you... 5 days from 10 to 14 September inclusive.
6. I would like to make a reservation... a one-way flight... New York.
7. We thank you for the letter and would like to confirm the booking... two business-class seats we made... 1 of March.
8. I would like to book a round-trip ticket... Deli.
9. I would ask you to inform me whether I can receive this accommodation... 19... 29 October.
10. We thank you... your letter and have pleasure... reserving accommodation as required.
Задание 4. От имени секретаря компании составьте письмо по организации визита директора по маркетингу для проведения переговоров с вашим партнером в Нью- Йорке. Используйте следующий план:
а) напишите заголовок письма;
б) сообщите о дате прибытия директора и попросите встретить его в аэропорту;
в) попросите заказать одноместный номер в гостинице на три дня.
г ) кроме того, сообщите, что директор планирует продолжить деловую поездку и попросите забронировать для него авиабилет бизнес-классом до Бостона и обратно;
д ) поблагодарите вашего партнера за помощь в организации визита.