Требования к оформлению реквизитов ОРД

ДИДАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ

по дисциплине «Документационное обеспечение управленческой деятельности»

(раздел «Документирование»)

 

для специальностей СПО 120714 Земельно-имущественные отношения,

080109 Финансы

г. Челябинск

Содержание:

1.	Реквизиты ОРД. Состав и требования к оформлению реквизитов
2.	Практическая работа №1 «Оформление реквизитов ОРД»
3.	Организационные документы (ОД). Правила оформления некоторых видов ОД
4.	Практическая работа №2 «Оформление штатного расписания»
5.	Распорядительные документы (РД). Правила оформления некоторых видов РД
6.	Практическая работа №3 «Составление и оформление приказа по основной деятельности»
7.	Информационно-справочные документы (ИСД). Деловое письмо. Правила оформления
8.	Практическая работа №4 «Составление и оформление служебного письма»
9.	ИСД. Правила оформления докладной, объяснительной и служебной записок
10.	Практическая работа №5 «Составление и оформление докладной записки»
11.	ИСД. Документы коллегиальных органов
12.	Практическая работа №6 «Составление и оформление протокола»
13.	Кадровая документация. Требования к оформлению некоторых видов кадровых документов
14.	Практическая работа №7 «Оформление документов при приёме на работу»

РЕКВИЗИТЫОРД

согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УС ОРД»

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 установлены следующие реквизиты документов:

 

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов ОРД

согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УС ОРД»

01 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот-

ветствии с ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000.

 

02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с

правовыми актами субъектов Российской Федерации.

При угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием автора документа. При продольном – в центре верхнего поля.

Диаметр герба – не больше 20 мм.

Изготавливается только типографским способом на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности, и являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.

 

03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках

организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблема организации или товарный знак – это символы, признаки, изобразительные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающее представление об адресате, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя.

Организации и предприятия, занимающиеся самостоятельной хоз. Деятельностью помещают на своих бланках эмблему. Как правило, она представляет собой графически оформленные начальные буквы названия организации либо рисунок, которые отражают главное направление деятельности предприятия.

Продольное - на верхнем поле бланка посередине листа. Угловое – на левом поле бланка документа. Центрируется по отношению к реквизиту 08 и ее размеры не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом 08.

Не воспроизводят, если на бланке помещен реквизит 01 или 02.

04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и орга-

низаций (ОКПО).

Если организация зарегистрирована в госстандарте, то она получает код по классификатору.

Является элементом электронной идентификации и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи.

Например, ОКПО 45464501

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (при регистрации).

Например, ОГРН 106870308957

06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например, ИНН 6164064572

КПП 817020002

07 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой

документации (ОКУД) на документах, имеющих унифицированную форму, название которых включено в классификатор управленческой документации.

 

Например, ОКУД 0301001

08 Наименование организации, являющейся автором документа (предприятие или должностное лицо), имеющее право подписи на документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Варианты оформления:

1. если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование организации, то его можно приводить и на бланке, которое помещают ниже полного (в скобках).
2. если есть вышестоящая организация, которой та непосредственно подчиняется, то она указывается над наименованием организации – автором документа.
3. если есть наименование организации на иностранном языке, то его воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и располагают ниже наименования на русском языке. Чаще всего на практике это бланки с продольным расположением реквизитов на 2-х языках на одном уровне.
4. на внутренних документах в качестве автора указывается наименование структурного подразделения, где он был подготовлен.
5. наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации

.

09 Справочные данные об организации указываются только в служебных письмах.

Включают в себя: почтовый и телеграфный адрес; номера телефонов, факсов, телексов, номера счетов в банке, e-mail, р/сч и другие сведения по усмотрению организации.

Последовательность написания адреса регулируется «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвер. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2004 г.:

«название улицы – номер дома – номер квартиры – название населенного пункта (город, поселок и т.п.) – название области, края, авт. округа (обл), республики – название страны (для международных почтовых отправлений) – почтовый индекс»

 

Особенности:

1. используются общепринятые сокращения
2. в конце строки отсутствуют знаки препинания
3. между частями двойного номера дома ставится знак «/»
4. литера пишется слитно с номером дома
5. в номерах телефонов дефисом (или пробелом) отделяют справа налево по 2 цифры

 

10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть

определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов,

предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Пишется после наименования организации прописными буквами во всех документах, кроме писем (искл. Гарантийное письмо).

 

11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата

заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более

организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также

оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

 

Особенности:

1. начиная с 2000 г. обозначение года оформляется четырьмя цифрами
2. при цифровом способе оформления даты буквы не используются
3. при обозначении определенного промежутка времени, указываемого в годах, приводится двойное «г» (точка между буквами не ставится)
4. при оформлении даты не используются римские цифры (ими обозначают кварталы, название конференций, крупных общественных мероприятий и т.д.)
5. праздничные даты, оформляемые словесным способом, пишутся с прописной буквы

Проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно

дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о

корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер – это условное цифровое (реже – буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации документа.

Присваивается каждому исх., вх. и вн. документу при получении или отправлении (регистрации).

Значение:

1. свидетельство того, что документ прошел все стадии обработки
2. подтверждает официальный характер документа и его законность
3. обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и качественный контроль исполнения.

 

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа – это реквизит, который помещается только на бланке для писем, заполняется при оформлении письма-ответа и помогает сотрудникам организации, получившей письмо подобрать копию того документа, на который прислан ответ, с тем, чтобы приложить его к полученному ответу и затем все документы представить ответственному лицу.

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Сведения в реквизит вносятся из поступившего документа.

14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его

определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 Адресат - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Указываются на исх. документах.

Располагаются в верхнем правом углу – при угловом расположении и справа под реквизитами бланка – при продольном расположении.

Максимальный набор информационных элементов: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, указание должности получателя, инициалы и фамилия (по современным требованиям, этикету – сначала инициалы, потом фамилия), почтовый адрес (в последовательности Правил оказания услуг почтовой связи).

Каждая из этих частей располагается с новой строки от одной и той же границы. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания между строками – точки и запятые - не ставятся. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

 

Варианты оформления:

1. если документ адресован на имя организации или структурного подразделения, то наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
   
   

	Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
	Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину
или
	АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

1. если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

	Администрации районов Московской области для внутренних документов указывается лишь название структурных подразделений или должность руководителя, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности, например: Директору школы М.М. Сухановой

1. в состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
   
   При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
   

	Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

16 Гриф утверждения документа – реквизит, который указывает на нормативно-правовой характер содержания документа.

После подписания некоторых вдов документов (план, устав, перечень, положение, правила, инструкции, штатное расписание и т.д.), требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.

Документ утверждается 2-мя способами:

1. должностным лицом (должностными лицами) или вышестоящим руководителем. В этом случае, указывается глагол «УТВЕРЖДАТЬ» в 1 л. ед. ч., должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись	В.А. Степанов
Дата

 

1. специально издаваемым документом (распорядительным документом – постановлением, решением, приказом и т.д.). Включает в себя слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), в зависимости от вида документа, да также наименование утверждающего документа в Тв. пад., его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 14
УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 82

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (на месте реквизита 15 в бланке письма).

17 Резолюция – поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки исполнения документа.

Текст резолюции в полном его варианте должен содержать следующие структурные части:

1. кому поручается – должность, инициалы и фамилия исполнителя;
2. что поручается – характер и порядок решения вопроса;
3. срок исполнителя;
4. личная подпись руководителя и дата подписания.

 

Например:
	Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 Заголовок к тексту – краткое содержание текста документа, грамматически согласованное с наименованием вида документа.

Особенности:

1. не должен превышать 5 строк, длиной в 28 знаков;
2. точка в конце заголовка не ставиться;
3. составляется ко всем документам, за исключением писем, оформляемых на бланках формата А5 и писем с небольшим текстом;
4. отражает самую главную информацию;
5. согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:
   
   о чем (о ком)?, например:
   
   Приказ о создании аттестационной комиссии;
   
   чего (кого)?, например:
   
   Должностная инструкция ведущего эксперта.
   

19 Отметка о контроле обозначает, что срок исполнения документа контролируется службой ДОУ.

Обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20 Текст документа – основная содержательная часть документа.

Составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21 Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в основном тексте документа. Оно является частью текста и оформляется после основного текста.

Оформляют следующим образом:

1. Если приложение упомянуто в тесте, то

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

2. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

	Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
		2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

	Приложение 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 251

 

22 Подпись – обязательный реквизит любого документа, придающий юридическую силу и подлинность документу.

Это собственноручная подпись уполномоченного должностного лица на первом экземпляре документа.

В состав реквизита "Подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия; пробел между инициалами и фамилией не делается; оформляется без скобок и косых линий строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А. Борисов

Примечание: не вкл. дату, поскольку дата подписания документа проставляется на документе в 11 реквизите.

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО "Партнер"	Личная подпись	Н.А. Федоров

Варианты оформления:
1. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

 

Личная подпись

Н.А. Федоров

2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В. Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В. Марьяш

1. При подписании документа несколькими лицами равных должностей (распоряжение, гр-пр договоры, трудовые договоры и др.) их подписи располагают на одном уровне, например:
   

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г. Демидов	Личная подпись	К.И. Игнатьев

 

1. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
   

5.Документ, оформленный не на бланке организации

Исполнительный директор ЗАО "Партнер"

Личная подпись

Н.А. Федоров

1. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
   

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

1. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого требуется на документе, документ обычно подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, при этом обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Косая черта перед указанием должности или предлог «за» - является ошибкой.

Перед наименованием должности можно написать от руки «И.о.» (исполняющий обязанности) и расписаться.

8. В ряде случаев допустимо использовать факсимиле (приглашение, извещения, справки и т.д.), за безусловным исключением документов финансового характера.

23 Гриф согласования документа - способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа.

Способы оформления (зависит от характера согласования):

1. При согласовании с конкретным должностным лицом пишется слово СОГЛАСОВАНО (заглавными буквами, без кавычек), указывается должность лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись	А.Г. Грязнова
Дата

1. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
   

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 430-162

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 10

Гриф согласования относится к так называемому внешнему согласованию.

24 Виза согласования документа – форма внутреннего согласования в пределах одной организации.

Визируется ответственным исполнителем и руководителем подразделения, где готовился проект документа (с зам. руководителя, с фин. службой, с юристом и т.д.).

Виза показывает, что должностное лицо ознакомлено с содержанием документа и выразило отношение к нему.

При оформлении визы необходимо указывать подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

 

По образцу визы согласования оформляется отметка об ознакомлении с документом (ознакомительная виза).

Согласованный документ отправляется на подписание.

 

25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и хорошо читался.

Иногда это место помечают буквами «МП» или «Место для печати».

 

26 Отметка о заверении копии, когда необходимо заверить не сам документ, а его копию или часть документа (выписку).

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С. Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 Отметка об исполнителе используется для оперативной связи адресата с составителем документа для выяснения возникших вопросов.

Исполнитель – это тот работник, который составлял текст документа.

Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, либо фамилию исполнителя документа и номер его телефона (если в др. город – добавляется междугородний год). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело, для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала.

Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

Например,

Отправлено письмо 01.04.2003 №1

В дело №01-17 за 2003 год

Личная подпись

Дата

 

29 Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Например:

КАНЦЕЛЯРИЯ Дата № _____

 

30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

C:/Приказы/125