Требования к оформлению служебного письма.
Деловое письмо — обобщённое название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами и учреждениями.
Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, которое составляет большую часть входящий и исходящих документов любого учреждения.
Письма – корреспонденция.
Классификация:
по тематическому признаку:
- деловые (служебные) — письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и др. виды деятельности организации (письма, содержащие просьбу, приглашение, напоминание, подтверждение, отказ, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).
- коммерческие - составляемые при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения (запросы, предложения (оферта), рекламации (претензии) и т.д.).
на основе функционального критерия:
- требующие ответа (просьбы, требование, запрос, представление).
- не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).
- инициативное письмо.
- ответное.
по принципу адресности:
- обычные.
- циркулярные (направляются из одного источника в несколько адресов (подчинённых организаций).
по содержанию и назначению:
- инструкционные – указание или разъяснение.
- гарантийные – по выполнению каких-либо обязательств оплаты или сроков; оформляется с реквизитами 10 и 25, подписью директора и гл. бухгалтера.
- информационные – полезная информация, просьба или предложение.
|
|
- рекламационные – письма- претензии по качеству.
- запросы – просьба о представлении информации.
- приглашение.
- извещения и повестки.
- письма-заказы или заявки.
- сопроводительные письма – дополняют пояснения.
по характеру исполнения:
- исходящие – отправляемые.
- входящие – поступающие.
по структуре текста письма:
- простые – малообъёмный документ по одному вопросу.
- сложные – многоаспектные документы по нескольким вопросам.
Деловой этикет.
Для составления письма требуются знания многих терминов словаря деловой переписки, поскольку хорошие взаимоотношения с партнёрами складываются с соблюдением этикета переписки, который должен строго соблюдаться.
Деловой этикет – это порядок, установленный в деловом общении. Этикет в письме – это:
- форма изложения текста:
- формулы обращения (в начале письма указываются ИО руководителя; если впервые, то можно опустить)
- в конце письма должны быть заключены формулы вежливости.
- в тексте присутствуют местоимения - «мы» или «вы»; «я» или «он» – исключены.
- своевременность дачи ответа – установлен срок 3-5 дней; если невозможно сразу дать полный ответ, то о сроке дачи ответа сообщается адресату.
- текст письма составляется в спокойной манере, без резких, вычурных и слащавых выражений.
- письма должны быть аккуратны - без помарок и грамматических ошибок по русскому языку.
Правила оформления.
При подготовке писем учитываются следующие стадии:
1. Изучение существа вопроса.
2. Сбор необходимых сведений.
3. Составление проекта письма (черновик).
|
|
4. Согласование при необходимости.
5. Подписание.
Проекты писем готовятся ответственными лицами по поручению руководителя. Оформляются только на
бланках формата А4 и А5. Письма оформляются на бланках для писем в 2-х экз., один из которых после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а др. (копия) хранится в деле. В адресате могут указываться не более 4 адресов.
Письмо должно быть простым и не превышать одной машинописной страницы.
Основные реквизиты: 08, 09, 12, 11, 13, 15, 18, 20, 21 (если они имеются), 22, 27.
Наименование вида документа в письме не указывается (искл. - гарантийное письмо).
Структура служебного письма:
1.начинается с обращения
Например: Уважаемый господин (госпожа), господа! Уважаемые коллеги!
Сокращения г-н, г-жа не рекомендуется использовать!!!!
2.в первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения и др. факторы, послужившие основанием для составления настоящего документа.
Например: ввиду срочности заказа...
в подтверждении нашей договорённости...
в порядке оказания технической помощи...
в связи с проведением совместных работ...
в связи с указанием министерства...
в связи с возникшей необходимостью...
в ответ на Вашу просьбу...
3.во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.
4.в конце текста, перед подписью, необходимо написать: С уважением..., С надеждой на плодотворное сотрудничество... и т.п.
ЗАДАНИЕ:
Составить письмо-ответ на приглашение о семинаре в ОАО «Росинтер», на основании резолюции, оформленной ранее на письме-приглашении от ОАО «Росинтера».
|
|
Для выполнения задания необходимо использовать следующие реквизиты: 03, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 18, 20, 22, 27, 30.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №4
Тема: « ИСД. Письмо »
ЗАДАНИЕ:
Российская фирма «Менты и К» приглашена японской фирмой «Якудза» и американской компанией The Best Cops на ознакомительную выставку оружия и амуниции для полицейских.
После посещения выставки, российская фирма отправила письмо американской фирме с просьбой выслать партию титановых наручников. Американская фирма отправила наручники, но российская компания осталась недовольна, поскольку вместо титановых американцы поставили алюминиевые наручники.
Составьте письмо-претензию от российской фирмы.
Все недостающие необходимые для оформления письма данные, не обозначенные в задании, включаются самостоятельно произвольно каждым студентом в ходе составления и оформления конкретного письма.
Для выполнения задания необходимо использовать следующие реквизиты: 08, 09, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 22, 24, 27, 28, 30.