Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном их порядке.
Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно.
Номенклатура дел может быть индивидуальной (конкретной), примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения (сводная номенклатура дел).
Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил:
В дело подшивают только исполненные документы;
В дело подшивают подлинники документов и заверенные копии документов;
Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующих ГОСТов;
В дела не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии;
Документы разных сроков хранения группируют в отдельные дела;
В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные дела, учебная документация;
Приложения большого объема подшивают в отдельные дела, небольшие приложения подшивают вместе с документами, к которым они относятся;
Документы, касающиеся решения одного вопроса, подшивают в одно дело (например, копию письма-ответа подшивают за письмом-запросом);
В дело помещают не боле 250 листов (30-40 мм толщиной). В случае большего количества документов заводят второй том этого же дела;
Документы внутри дел располагаются в хронологическом, нумерационном, предметно-вопросном, алфавитном порядке.
Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.
Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов.
Таблица 4
| Критерии оценки происхождения документа | Критерии содержания документа | Критерии внешних особенностей документа |
| Значение учреждения или лица в жизни общества Значимость событий (явлений предмета), отраженных в документе Время и место образования документа | Значение имеющейся в документе информации Повторяемость документной информации Целевое значение документа Разновидность документа | Подлинность Наличие резолюций, виз, пометок на документе Внешний вид Форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности Физическое состояние документа |
Таким образом, экспертиза ценности документов - сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документов еды.
В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.
Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ представляет собой «систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения». Различают два типа перечней:
с указанием сроков хранения;
подлежащих постоянному хранению.
Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:
типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;
примерные для однородных организаций, например для коммерческих банков;
ведомственные - по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).
Типовой перечень унифицирует сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности. Такие типовые документы во всех учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения, например личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.
Однако в типовых перечнях невозможно привести все документы, отражающие специфические особенности той или иной отрасли. И только ведомственный перечень содержит полную информацию о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства (Госстандарта РФ, например) или одной отраслевой системы (например, отрасли социальной защиты населения). Такая информация систематизирована в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности всех учреждений, организаций, предприятий отрасли (ведомства) и для специфических документов разработаны свои сроки хранения. Типовая документация входит составной частью в такие перечни со сроками хранения, приведенными в типовом перечне.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, который уже значительно устарел.
Перечни документов, подлежащих постоянному хранению, разработаны только одного вида - типовые. К ним в первую очередь относится Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, который ориентирован только на документы государственных учреждений и не отражает появление в стране организаций различных форм собственности, новых видов и разновидностей управленческих документов. Очень своевременным является появление нового перечня для негосударственных коммерческих предприятий, представляющего собой справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Этот перечень выпущен как в традиционной, так и в электронной форме - содержит на дискете программу просмотра и выбора статей для формирования перечня управленческих документов конкретной организации.
Любой перечень состоит из основной части и вспомогательного аппарата. Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и пронумерованных в порядке сквозной валовой нумерации.
Каждая описательная статья в перечне включает в себя:
порядковый номер;
наименование видов и разновидностей документов;
сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня;
примечания, уточняющие сроки хранения документов.
Классификационная схема - систематизированный список наименований отраслей, вопросов деятельности, отраженных в документах, - построена по функционально-отраслевому принципу.
Вспомогательный аппарат перечня включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов и др.
Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в дела разных организаций. Для того чтобы избежать поступления на архивное хранение одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях предусмотрены следующие звенья:
высшие органы государственной власти и управления;
центральные органы власти и управления;
органы власти и управления субъектов федерации;
учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).
В некоторых ведомственных перечнях в качестве приложений иногда включаются примерные списки учреждений ведомственной системы, сгруппированных по звеньям перечня.
Таким образом, перечни документов значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, позволяют избежать ошибок при установлении сроков хранения документов.