Подотчетное лицо – работники организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель организации. Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:
· в качестве аванса на командировочные расходы;
· на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т.п.).
Порядок выдачи наличных од отчет регулируется правилами ведения кассовых операций. Запрещается: выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам; передавать подотчетные суммы от одного работника другому.
Командированное лицо направляется в командировку на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. На основании приказа секретарь выписывает командировочное удостоверение, в котором указывает: Ф.И.О, должность, куда направляется в командировку, срок командировки, цель командировки, подписывается руководителем организации, проставляется штамп организации, с обратной стороны командировочного удостоверения делаются отметки в выбытии и прибытии. Командированному лицу выдает служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
Командированному лицу могут выдавать аванс на командировку на основании расходного кассового ордера. По возвращению из командировки командированное лицо должно составить авансовый отчет в течение 3 дней и обязательно отчитаться перед главным бухгалтером о расходах.
Каждому командированному лицу выдают следующие расходы:
1) суточные – за каждый день командировки -100 рублей по норме,
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках. По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает: 700 руб. — за каждый день командировки на территории России.
2) наем жилого помещения (квартирные) – при предъявлении квитанции оплачивается по фактическим расходам; без счета гостиницы – 12 рублей за ночь.
3) Проездные - оплачиваются по стоимости приложенных билетов (по фактическим расходам).
Для расчетов с персоналом по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы предназначен счет № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет активно-пассивный, основной, расчетный.
Сальдо начальное по Дт – задолженность подотчетных лиц перед предприятием на начало периода.
Сальдо начальное по Кт – задолженность предприятия перед подотчетными лицами на начало периода.
ОД – выдача средств в подотчет; выдача сумм перерасхода по авансовому отчету;
ОК - списание подотчетных сумм; покупка товарно-материальных ценностей за счет подотчетных сумм; возврат неиспользованных подотчетных сумм.
Сальдо конечное по Дт – задолженность подотчетных лиц перед предприятием на конец периода.
Сальдо конечное по Кт – задолженность предприятия перед подотчетными лицами на конец периода.
Аналитический учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7, где аналитические счета открываются на каждого командированного лица отдельно с указанием Ф.И.О. и занимаемой должности (по каждой сумме, выданной в подотчет). Синтетический учет по счету 71 ведется в журнале-ордере 7 итоговой строкой, Главной книге, бухгалтерском балансе.
При автоматизированной форме учета учет ведут в анализе счета 71, в оборотно-сальдовой ведомости.
Дт Кт Содержание хозяйственных операций
71 50 Выдача подотчет денежных средств из кассы;
выдача перерасхода по авансовому отчету
71 51,52 Перечисление с денежных счетов сумм
подотчетным лицам, находящимся за пределами
предприятия.
71 91 Отражение курсовых разниц по подотчетным
суммам, выданным в валюте (положительная
курсовая разница)
07,10, 71 Приходуются товарно-материальные ценности,
11,41 приобретенные за счет подотчетных сумм
19 71 Принят к зачету НДС по приобретенным ТМЦ
08 71 Приобретены за счет подотчетным сумм
основные средства без НДС
19 71 На сумму НДС
20,23,25, 71 Списаны подотчетные суммы на затраты
26,29,44, соответствующих производств
08,97
50 71 Сданы в кассу неиспользованные подотчетные
суммы
94 71 Отражена не возвращенная в срок подотчетная
сумма
70 94 Невозвращенная сумма удержана из заработной
платы работника
73 94 Невозвращенная сумма отнесена на расчеты по
возмещению материального ущерба
99 71 Списаны расходы по служебным
командировкам, связанных с чрезвычайными
ситуациями
Задание № 1
Направить в командировку в г. Киров на совещание по бухгалтерскому учету Иванову Людмилу Ивановну, ей выдано командировочное удостоверение № 335 от 20 сентября 202___ года. Была в командировке с 21 сентября по 25 сентября 202___ года включительно. Перед командировкой был выдан аванс в сумме 5000 рублей.
После возвращения из командировки был предоставлен авансовый отчет, к которому были приложены оправдательные документы:
· проезд в областной центр осуществлен в один конец автотранспортом предприятия, стоимость билета 150 рублей, а обратно приложен билет стоимостью 200 рублей.
· счет гостиницы за проживание в течение 3 суток по 620 рублей в сутки.
· приложен товарный чек на покупку литературы 1370 рублей.
Составить все необходимые бухгалтерские записи по учету хозяйственных операций.