Бизнес-процесс
Бизнес-процессы задаются при помощи определения последовательности действий, которые необходимо произвести с тем или иным объектом, а также условий, в зависимости от которых будут выполняться те или иные действия.
Диаграммы бизнес-процессов «As is»
Модель AS-IS («как есть») позволит отразить текущую ситуацию, систематизировать протекающие в организации процессы и информационные потоки в рамках этих процессов. На основе данной модели выявляются проблемные (узкие) места при выполнении и взаимодействии процессов, определяется необходимость внесения тех или иных изменений.
Моделирование процессов AS-IS («как есть») может быть направлено на решение большого числа различных задач, и позволяет:
· Детально определить результат процесса и оценить его значение в рамках исследуемой области деятельности
· Определить набор действий, составляющих процесс и определить порядок выполнения действий в рамках бизнес-процесса
· Произвести разделение зон ответственности (определить, какой сотрудник или подразделение несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом)
· Определить ресурсы, потребляемые в ходе выполнения бизнес-процесса (наличие понимания о ресурсах позволяет повысить эффективность их использования за счет планирования и оптимизации)
· Определить степень взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями (возможность повышения эффективности коммуникации между участниками за счет проведения мероприятий по их оптимизации)
· Определить информационные потоки в рамках исследуемого процесса, включая движение документов в бумажной или электронной форме (это позволяет установить, насколько оптимально движение документов и не являются ли они избыточными)
|
|
· Определить потенциальные «узкие» места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы для его оптимизации в дальнейшем
Детализация процессов по модели AS-IS («как есть») позволяет выявить недостатки в исследуемой области деятельности, которые будут учитываться при создании модели TO-BE («как должно быть») – модели новой (усовершенствованной) организации процессов.
Модель процессов TO-BE («как должно быть») создается на основе результатов анализа модели процессов AS-IS («как есть»). Модель TO-BE («как должно быть») описывает будущее состояние процессов, с учётом пожеланий Заказчика, а также анализа и оптимизации существующих процессов.
Для описания бизнес-процессов предприятия применяется методология SADT.
SADT (Structured Analysis and Design Technique, технология структурного анализа и проектирования) - графические обозначения и подход к описанию систем. Разработка SADT началась в 1969 году и была опробована на практике в компаниях различных отраслей (аэрокосмическая отрасль, телефония и т.д.). Публично появилась на рынке в 1975 г и получила очень широкое распространение в мире.
IDEF0 – нотация графического моделирования SADT, используемая для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающих эти функции. К ее особенностям можно отнести:
1) использование контекстной диаграммы;
2) поддержку декомпозиции;
3) доминирование;
|
|
4) выделение четырех типов стрелок.
Контекстная диаграмма – это верхняя диаграмма, на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками. Эта диаграмма называется A-0. Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Диаграмма A-0 устанавливает область моделирования и ее границу. Контекстная диаграмма рассматриваемой предметной области «Мебельная фабрика Восточная» представлена на рис. 1.1:
Поддержка декомпозиции – это принцип проектирования, согласно которому нотация IDEF0 детализирует последовательную декомпозицию процесса до требуемого уровня детализации. Дочерняя диаграмма, создаваемая при декомпозиции, охватывает ту же область, что и родительский процесс, но описывает ее более подробно.
Используются следующие типы стрелок: «вход», «выход», «механизм», «управление». «Входы» преобразуются или расходуются процессом, чтобы создать то, что появится на выходе. «Управления» определяют условия, необходимые процессу, чтобы получить правильный результат на выход. «Выходы» – данные или материальные объекты, полученные в ходе выполнения процесса. «Механизмы» идентифицируют средства, поддерживающие выполнение процесса.
Согласно представленному выше описанию предметной области, можно выделить основные процессы, управляющие процессы, а также процессы, необходимые для обеспечения основной деятельности предприятия. В примере сделан акцент на основные процессы мебельной фабрики, среди которых выделяются работа с клиентами, обеспечение основной деятельности, производственные процессы, реализация продукции. Отправной точкой процесса можно считать документ «Заказы покупателей», а также необходимые для выполнения заказов ресурсы (материалы) и наличие персонала. Для разработки программы планирования необходимо определить затраты на производство и сформировать документы о резервировании материалов. На программу планирования производства также влияют отчетные показатели по изготовлению продукции. На основе разработанной программы планирования производства утверждается задание на производство.
|
|
Декомпозиция контекстной диаграммы до третьего уровня детализации бизнес-процессов представлена на рис. 1.2, 1.3, 1.4.
Таким образом, нотация IDEF0 предполагает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы.
Пример 2
Выгоды использования IDEF0
· Самая первая выгода очевидна – это наглядность. Вы сами начинаете понимать, как работает та или иная система, и можете также наглядно пояснить, где в этой системе «тонкие места» и как ваши решения помогут избавиться от них.
· Взаимопонимание и отсутствие разночтений. При обсуждении работы компании с использованием функциональной модели у вас имеются наглядные и понятные интуитивно блоки задач с управляющими элементами. Кроме того, функциональное моделирование предполагает создание в случае необходимости глоссария, в котором раскрываются условные обозначения и термины. В результате вы с клиентом, руководителем, другими сотрудниками при обсуждении проблемы говорите на одном языке.
· Простота и высокая скорость создания модели. Конечно, научиться моделированию не так просто, как кажется. Ведь схема — это, по сути, сверхплотная подача информации, что очень хорошо для понимания, но для реализации такой подачи требуется особый подход. Мозг аналитика выступает в данном случае как очень мощный пресс с одной стороны, и фильтр – с другой. Но с опытом этот процесс становится очень быстрым. В результате вы получаете инструмент, который поможет и самому разобраться, что же происходит в той или иной системе, и при помощи созданного в сжатые сроки наглядного пособия проиллюстрировать важные моменты коллегам или заказчикам.
· Дисциплина и отсутствие ошибок. Стандарт IDEF0 предполагает строгие рамки и правила. Такой подход дисциплинирует, а привычка действовать в рамках стандарта помогает избежать ошибок по невнимательности. Любые нарушения стандарта становятся сразу заметны.
Инструменты:
1. Ramus https://ramussoftware.com/
2. https://www.gliffy.com/
3. BPWin
4. MS Visio