Требования к деловому тексту и его структуре
Вообще в официально-деловом стиле пишутся многие документы, начиная от конституции и государственных актов, заканчивая объяснительными и увольнительными.
Тексты делового текста имеет свои отличительные особенности, которыми не обладают другие стили. Вот главные признаки:
Ø Лаконичность. Создание делового текста требует жалости к читателю. Если бюрократы могут позволить себе создавать «шедевры» на много листов, то в деловой среде такое не приветствуется. Тексты стоит делать такими, чтобы человек мог ознакомиться с ними без корвалола. Только факты, только цифры, только важные детали.
Поймите верно: краткость вовсе не означает умолчание каких-то важных деталей. Все пояснения должны быть даны, а важные моменты – упомянуты. Лаконичность в данном случае – это отказ от словоблудия ради словоблудия.
Ø Четкая структура. Нужно заранее продумать структуру текста. Нет ничего хуже, чем текст, в котором смысл постоянно перескакивает с места на место. Рекомендуем выбрать отправную точку, с которой вы и станете развертывать повествование.
Если упоминаете какой-то факт, старайтесь сразу вписать все, что хотите сообщить по этому факту. И не забывайте про абзацы: нет ничего хуже, чем читать неструктурированную «простыню» текста. Идеально, если в каждом абзаце будет одна законченная мысль. Это существенно упростит чтение.
Ø Отсутствие эмоций. При написании текста делового стиля рекомендуем вспоминать английских лордов, которых не смутишь даже взрывом бомбы. Никаких эмоций, только факты с беспристрастным лицом.
Ø Простота изложения. Пожалейте человека, который будет читать ваш текст, сделайте материал простым. Не упрощенным, а именно простым. Несмотря на то, что правила написания текстов делового стиля позволяет использовать канцеляризмы и специальные термины, не стоит усугублять материал сложными конструкциями. Увы, но зачастую предложения бывают так запутаны и длинны, что в конце уже забываешь начало.
Видите, что предложение выходит слишком сложным? Разбейте его на два или три предложения поменьше. С вас не убудет, а человеку – удобно.
Ø Использование предлогов и сложных союзов. Пожалуй, деловые тексты – единственный формат, где разрешено массовое использование предлогов (на основании, в соответствии и так далее) и союзов (в силу того что, в связи с тем что и так далее). Конечно, через слово ставить их не нужно, но для придания тексту видимости делового послания – очень и очень неплохой прием.
Итак, давайте еще раз повторим основные правила создания делового текста:
1. Это должен быть четко структурированный материал небольшого размера.
2. В таком тексте нет места эмоциям и потере логических нитей.
3. Вы должны стремиться к простоте изложения, отказываясь от сложных предложений.
4. Ваша цель – донести до человека деловую информацию, но сделать это максимально просто.
K cтaндapтным acпeктaм языкa дeлoвoй пиcьмeннoй peчи oтнocитcя yнификaция coкpaщeний, шиpoкo иcпoльзyeмыx в дeлoвыx документах. Coкpaщeния пoдчиняютcя oпpeдeлeнным пpaвилaм:
1. Coкpaщeния дoлжны быть eдинooбpaзны нa пpoтяжeнии вceгo дoкyмeнтa. Heдoпycтимo coкpaщaть oднo и тo жe cлoвo (cлoвocoчeтaниe) пo–paзнoмy или пиcaть eгo в oднoм мecтe пoлнocтью, a в дpyгoм coкpaщeннo.
2. Heльзя coкpaщaть cлoвo, ecли oнo являeтcя eдинcтвeнным члeнoм пpeдлoжeния.
3. He дoпycкaeтcя coкpaщeниe, ecли oнo мoжeт пoвлeчь зa coбoй инoтoлкoвaниe, двycмыcлeннocть в вocпpиятии фpaзы.
4. Coкpaщeниe cлoвa дo oднoй бyквы нe дoпycкaeтcя, кpoмe тpaдициoнныx тeкcтoвыx coкpaщeний.
Правила написания деловых писем
Если вы еще не знали, деловой стиль разделен на два разных вида:
Ø официально-деловой стиль;
Ø обиходно-деловой стиль.
Первый – это ноль эмоций, пиджак на все пуговицы и безликость автора.
Второй – более демократичен и эмоционален (если так можно вообще сказать про деловые тексты). Кстати, именно в обиходном стиле и пишется большинство деловых писем. Причем, что интересно, часто развитие деловой переписки происходит следующим образом:
Мы с вами уже разбирали правила написания деловых текстов, а потому повторяться не будем: письма пишутся так же, как и тексты. Впрочем, существуют еще и некоторые негласные правила переписки, о которых мы пока не говорили. Поскольку знают их не все, о них стоит рассказать отдельно:
Деловое письмо должно содержать тему. Дурной тон – оставлять поле «Тема» пустым.
Не стоит менять тему делового письма или удалять историю переписки без серьезной причины. Да, возможно вы помните все детали общения, но человек по другую сторону почтового ящика может их не помнить.
Нейтральная эмоциональность. Даже если вы на самом деле готовы кинуться на получателя с кувалдой, в деловом письме это никак не должно отслеживаться. Отсутствие смайликов. Никаких смайликов до тех пор, пока формат общения не дошел хотя бы до третьего этапа (элементы неформального общения).
Обязательная вычитка и проверка текста на ошибки. Послать письмо с ошибками – верх невежества.
Объяснение отказа. Достаточно, что банки не объясняют причину отказа при выдаче кредитов. Будьте более дружелюбны: даже если вынуждены отказывать, объясните причину.
Не нужно начинать издалека. Если у вас есть что сказать, скажите сразу. Когда человек начинает заходить издалека, это больше нервирует.
Это наиболее важные правила написания писем в деловом стиле, которые вам обязательно пригодятся.
Все, что мы хотели рассказать о создании текстов в деловом стиле, мы рассказали. Если у вас есть вопросы, замечания или дополнения, не поленитесь написать комментарий.