Достижение поставленных целей организации, реализация ее стратегии, успешное взаимодействие с внешней средой, эффективное использование внутренних факторов в значительной мере определяются правильностью построения структуры управления.
Категория "структура" означает строение, единство устойчивых взаимосвязей между элементами, внутреннюю форму системы. Структура является необходимым атрибутом всех действующих систем, так как она определяет ее устойчивость.
Под организационной структурой понимается совокупность звеньев, между которыми существует упорядоченная система взаимосвязей, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих процесс управления как единого целого для достижения поставленных целей.
Таким образом, в основе структуры лежат звенья в виде должностей, подразделений и служб, которые выполняют специфические управленческие действия, находятся в определенных взаимосвязях и соподчинении, объединяются коммуникационными каналами.
Звенья, как организационно обособленные органы управления, различаются размером, структурой, объемом полномочий, сложностью решаемых задач. Связи между отделами имеют горизонтальный характер.
Уровень менеджмента определяют как совокупность звеньев, занимающую определенную ступень в управленческой иерархии. Связи между уровнями находятся в вертикальной зависимости, представляют явно выраженный характер последовательного подчинения, начиная с нижнего уровня и кончая верхним.
Различают звенья высшего управления (директор, президент, совет директоров и т. п.); линейного управления (орган руководства подразделениями основной деятельности); функционального управления (например, производственный отдел). Руководители более высокого уровня управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.
Организационные структуры объединяют человеческие и материальные ресурсы, различаются между собой по сложности решаемых задач, составом соответствующих подразделений, средней нормой управляемости, численностью персонала, разделением труда, использованием информационных технологий.
Использование эффективной методики департаментации и создание организационной структуры управления является важнейшим условием деятельности организации. Даже в хорошо работающих корпорациях и фирмах при возникновении сбоев в функционировании, высшее руководство ставит вопрос о необходимости совершенствования действующих структур.
Концепция организационной структуры предопределяет мотивы и формы поведения как отдельных работников, так и всего коллектива, централизацию и децентрализацию функций управления, делегирование полномочий и ответственности.
Поэтому менеджерами всех уровней уделяется пристальное внимание принципам формирования, выбору типа и комбинации видов структур, соответствия их решаемых целей.
В управленческой литературе достаточно уделяется внимания принципам формирования организационных структур управления, которые могут быть сформулированы следующим образом:
• организационная структура управления должна прежде всего отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими в нем изменениями;
• структура должна отражать оптимальное разделение труда между органами управления и работниками, надлежащую информацию и нормальную нагрузку;
• при формировании структуры управления надлежащим образом следует определять полномочия и ответственность каждого работника и органа управления, предусмотреть взаимосвязи между ними, которые определяются политикой, процедурами, правилами и должностными обязанностями;
• необходимо поддерживать соответствие между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью – с другой;
• организационная структура управления призвана соответствовать социально-культурной среде, и при построении учитывать относительный уровень централизации и децентрализации, распределения полномочий и ответственности, масштабов контроля руководителей и менеджеров.
Практика подтверждает, что попытки слепо копировать структуры управления, действующие успешно в других организациях, без учета своих особенностей, не дают положительных результатов.