Решения в процессе управления

Результативность работы таможенных органов во многом зависит от качества решений, которые принимаются на всех уровнях управления.

Управленческое решение — это прежде всего мысли­тельно-волевой акт выбора субъектом управления того или иного варианта поведения системы управления.

В решении формулируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматривается мера их дозволен­ного поведения, определяется, какие ресурсы необходимы для реализации целей и задач. Управленческое решение, таким образом, содержит цель и программу деятельности управляемой системы управления. Вот почему именно от качества и свое­временности принятия управленческих решений в таможен­ных органах зависит прежде всего успех и неуспех управления ими.

Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам. Однако определяющим моментом яв­ляются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются в условиях определенности и неопре­деленности (риска). Условия определенности, как прави­ло, предопределяют принятие так называемых стандартных решений, условия неопределенности — нестандартных реше­ний.

Стандартными являются решения, с отклонениями ко­торых отработана структура самого решения и процедура его принятия. Обычно они ориентированы на изменение отдельных количественных параметров сложившейся ситуации, срок ис­полнения и расстановку исполнителей, а общая ее структура остается прежней. Подобные решения могут приниматься до­вольно быстро, без специальной подготовки (к примеру, прика­зы о приеме и увольнении кадров).

Что касается нестандартных решений, то они, как пра­вило, являются творческими. Несомненно, что в условиях неоп­ределенности, а значит и риска, нужда в таких решениях силь­но возрастает. Это сопряжено с необходимостью постоянно приноравливаться к изменяющейся таможенной обстановке и с маневрированием ресурсами под воздействием как внутренних, так и неконтролируемых внешних факторов.

Существуют и другие критерии классификации управлен­ческих решений:

— по важности и длительности действия решения делятся на стратегические, оперативные, тактические;

— по форме подготовки — на единоличные, групповые и коллективные решения;

— по содержанию — на решения административного, эко­номического и морального характера;

— по характеру реализации — на решения директивного и рекомендательного характера;

— по способу фиксации управленческого решения — на письменные или устные решения (распоряжения).

Возможны и другие основания для классификации управ­ленческих решений.

Решение — это директивный акт, организующий, направ­ляющий и стимулирующий совместные действия сотрудников для достижения поставленных целей. Отсюда — постоянно рас­тущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности.

Такими требованиями являются:

1. Соответствие решения политическим и социально-эконо­мическим установкам государства.

Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политичес­кий и социально-экономический характер, и принимать реше­ния об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий.

На политический и социально-экономический подход к вы­работке будущих действий и их политический анализ не долж­ны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования — глубокое понимание сотруд­никами проблем таможенной политики.

2. Объективность решения означает учет в нем существую­щих в данный момент всех связей и отношений в борьбе с про­тивоправными действиями противника, а также закономернос­тей этой борьбы.

3. Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации. Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого об­служивания подконтрольных лиц, вскрытия нарушения таможенных правил или их упреждения.

Быстрота принимаемых решений зависит от своевремен­ности поступления информации.

Своевременность решений в таможенной деятельности за­висит от устойчивых положительных морально-психологических качеств ее сотрудников. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводят к мед­лительности, к откладыванию решения вопроса.

Вместе с тем, не нужна и торопливость в принятии реше­ний. Это может привести к нарушению законности, другим не­гативным последствиям. Решения должны быть конкретными и гибкими.

Конкретность — это четкая определенность содержания решения. Особенно важна четкость в определении задач, кото­рые ставятся перед исполнителями.

Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путем выработки принимае­мой линии поведения должностных лиц с представлением опре­деленного простора для самостоятельного реагирования на не­предвиденные обстоятельства, на любые неожиданности.

Подготовка, принятие и реализация решений

Какого бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его подготовке, принятию и реализации вести в опре­деленной последовательности, принципиальная целесообраз­ность которой выработана теорией и практикой управления.

Естественно, что логика конкретной работы руководителя таможенного органа по подготовке, принятию и реализации ре­шения может различаться в зависимости от специфики послед­него, уровня управления, характера задач и условии, в которых работает данный таможенный орган. Однако в обобщенном виде эта схема является действенной, поэтому отдельные блоки ее целесообразно рассмотреть более подробно.

При подготовке решения прежде всего необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию. Вовремя выявить проблему — это значит на ранней стадии понять ос­новное противоречие между конкретной целью деятельности та­моженного органа и сложившимися условиями для ее реализа­ции. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значи­мость возникшего противоречия, выявить его причины и, глав­ное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение кото­рых надо браться в первую очередь: производится их ранжиро­вание и выбор стратегического направления их решения, после чего формулируются цели.

Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руко­водителем таможенного органа на основе анализа разнообраз­ной информации, с которой ему приходится иметь дело, или за­даваться извне в результате:

— получения решения вышестоящего уровня (приказ, ука­зание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения ко­торого требуется применить частное, более конкретное реше­ние на своем уровне;

— поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств, учреждений и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела;

— постановки нижестоящим уровням конкретных практи­ческих вопросов и проблем.

Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовле­творяющие заданным ограничениям — по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и др. Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтерна­тив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наи­более оптимальные пути в деятельности таможенных органов.

Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приемы определения предпочтительных дейст­вий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использова­ние прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.

Выбор наилучшего варианта и принятие решения

Такой выбор проводится на основе оценки по группе взаи­мосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных критериев относятся: количе­ство необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитиро­ванный срок решения проблемы.

Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следу­ет принимать во внимание степень риска, т.е. учитывать соотне­сение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны приниматься во внимание две переменные: характеристика самих последствий и вероят­ность их наступления.

Чтобы окончательно остановиться на одном варианте, не­обходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и органи­зующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.

Воля субъекта помогает побороть нерешительность и коле­бание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие.

В процессе принятия решения уточняются детали выбран­ного проекта, определяются границы решений, желаемый уро­вень его гибкости, уточняется форма, после чего оно фиксиру­ется и приобретает силу управленческого решения, подлежаще­го исполнению.

Форма решения должна соответствовать его содержанию.

Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преем­ственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

В таможенных органах распространено письменное санкци­онирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произволь­но составленных документов, наложение резолюций на различ­ных материалах, а также устное доведение указаний, распоря­жений, заданий, поручений и др.

Таким образом, процесс принятия управленческих реше­ний — это деятельность всех уровней управления по достиже­нию целей управления. Будучи важнейшим компонентом систе­мы управления, процесс принятия управленческих решений яв­ляется циклическим и повторяющимся.

Организация процесса управления, как и любая другая ор­ганизация, предполагает распределение операций в пространст­ве и времени. На современном этапе совершенствования управ­ления роль организации управления неизмеримо возросла.