ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2
Создание макросов. Слияние документов
Цель работы: Изучить:
· Создание макросов
· Создание слияния в документе Word
Теоретическая часть
Макросы
Иногда одни и те же последовательности действий приходится выполнять достаточно часто. Такие операции можно автоматизировать с помощью макрокоманд (макросов).
Макрос – это последовательность команд Word, записанная на языке программирования Visual Basic.
Макрос записывается в шаблоне документа и доступен во всех документах, созданных на его основе или может записываться в шаблон Normal, в таком случае он будет доступен во всех документах Word.
Самый простой способ создания макроса – запись последовательности действий пользователя.
Для этого выполняют следующие действия:
1. Панель инструментов Вид / Макросы / Макросы / Запись макроса. На экране появится диалоговое окно.
2. Вводится имя макроса, в поле Макрос доступен для: выбирается <имя рабочего файла>. Можно назначить макросу кнопку на панели инструментов.
3. Нажать кнопку ОК.
4. Указатель мыши изменяет вид (кассета), на экране появилась панель с двумя кнопками: Остановить запись и Пауза. Теперь все действия будут запоминаться в макрос. Для перерыва во время записи макроса нажать кнопку Пауза. При записи макроса мышь нельзя использовать для выделения, копирования, вставки и перетаскивания элементов в окне документа. Для записи этих действий следует использовать клавиатуру.
5. Нажать кнопку Вид / Макросы / Макросы / Остановить запись. Создание макроса закончено.
Созданный макрос можно отредактировать уже в виде программы выбрав меню Вид / Макросы / Макросы / Изменить.
6. Для выполнения макроса: Вид / Макросы / Макросы / выбрать название своего макроса / Выполнить. (если макрос не назначен ни клавишам, ни кнопке).
Слияние
Слияние используется для создания тиража похожих писем, создания каталогов, конвертов, наклеек и т.п.
Принцип слияния прост: вы готовите два документа, основной документ содержит общую для всех документов часть, источник данных содержит список различий. В качестве источника данных (это второй документ) может служить не только документ Word, но и база данных или электронная таблица.
Порядок работы:
1. Сначала нужно создать источник данных. Можно составить новый список: Рассылки / Начать слияние / Выбрать получателей /Ввести новый список. Для задания необходимых полей воспользоваться кнопкой Настройка столбцов. Далее необходимо заполнить поля данными. Для ввода новой строки использовать кнопку Создать запись. Источник данных сохраняется в отдельном документе и может быть использован для слияния с различными основными документами..
Можновоспользоваться уже созданным источником: Рассылки / Начать слияние / Выбрать получателей /: Использовать существующий список.
2. Далее удобно воспользоваться мастером слияния: Рассылки / Начать слияние / Начать слияние / Пошаговый мастер слияния.
Этап 1. Выбор типа документа (письмо, конверты, наклейки и т.д.)
Этап 2. Выбор получателей (можно воспользоваться кнопкой Выбор списка для открытия файла с данными и Изменить список для редактирования полей).
Этап 3. Создание документа с текстом.В текст вставляются поля с помощью: Рассылки / Составление документа и вставка полей / Вставить поле слияния.
Этап 4. Просмотр писем.Кнопками ›› и ‹‹просмотреть значения полей.
Этап 5. Завершение слияния. Можно нажать кнопку Слияние в новый документ, при этом на каждой новой странице будет создан документ, вместо полей в нем будут вставлены данные из источника данных.
Варианты заданий
Варианты заданий для выполнения работы приведены в таблицах 1 и 2.
Таблица 1
Варианты заданий для создания макросов
Номер варианта | Задания для выполнения |
Создайте макрос, выводящий текст: Работу выполнил: Иванов А.С., ст.гр. Эб-112 Работу проверил: Кисин И.Л., к.т.н. | |
Создайте макрос, создающий маркированный список: · Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. · Закрепление теоретических знаний, полученных при изучении базовых дисциплин специальности. | |
Создайте макрос, изменяющий шрифт выделенного фрагментатекста: Исходный текст: Студентам, уже работающим на предприятии, основное внимание следует уделить постановке задачи для дипломного проектирования, выбору объекта автоматизации. Полученный текст: Студентам, уже работающим на предприятии, основное внимание следует уделить постановке задачи для дипломного проектирования, выбору объекта автоматизации. | |
Создайте макрос, изменяющий выравнивание выделенного фрагмента текста: Исходный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. Полученный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. | |
Создайте макрос, создающий нумерованный список: 1. Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. 2. Закрепление теоретических знаний, полученных при изучении базовых дисциплин специальности. | |
Создайте макрос, изменяющий размер шрифта выделенного фрагмента текста: Исходный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. Полученный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. | |
Создайте макрос, изменяющий междустрочный интервал выделенного фрагмента текста: Исходный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. Она должна быть тесно увязана с курсовым проектированием на 5 курсе, преддипломной практикой и дипломным проектированием. Полученный текст: Ориентация студента на выполнение дипломного проекта. Технологическая практика должна рассматриваться как подготовка к дипломному проектированию. Она должна быть тесно увязана с курсовым проектированием на 5 курсе, преддипломной практикой и дипломным проектированием. |
Таблица 2
Варианты заданий для создания документа с использованием слияния
Номер варианта | Задание (в кавычках указаны названия полей, которые необходимо создать) | |||
Вид документа с полями: «Индекс» «Город» «Адрес» «Организация» «Звание» «Фамилия» «Имя» Уважаемая «Имя» Приглашаем Вас принять участие в научной конференции по теме «Новые технологии в образовании», которая состоится 23 октября 2009 года Вид документа с данными: Ковров ул.Маяковского, д. 19 КГТА проф. Алексеева Наталья Сергеевна Уважаемая Наталья Сергеевна. Приглашаем Вас принять участие в научной конференции по теме «Новые технологии в образовании», которая состоится 23 октября 2009 года. Ковров ул. Менделеева д. 44 МГУ проф.Федорова Екатерина Николаевна Уважаемая Екатерина Николаевна. Приглашаем Вас принять участие в научной конференции по теме «Новые технологии в образовании», которая состоится 23 октября 2009 года. | ||||
Вид документа с полями: Уважаемый «имя-отчество», проживающий по адресу: «индекс» «адрес» адрес электронной почты: «адрес электронной почты», домашний телефон: «домашний телефон». Просим Вас присутствовать на конференции по Кредитованию малого и среднего бизнеса. Вид документа с данными: Уважаемый Степан Степанович, проживающий по адресу: 600021, ул.Стрелецкая, д.24 кв.5, адрес электронной почты: fedor@mail.ru, домашний телефон: (4922) 44-18-56. Просим Вас присутствовать на конференции по Кредитованию малого и среднего бизнеса. Уважаемый Алексей Евгеньевич, проживающий по адресу: 600015, ул.Соколова-Соколёнка, д.47 кв.15, адрес электронной почты: alien@mail.ru, домашний телефон: (4922) 37-18-34. Просим вас присутствовать на конференции по Кредитованию малого и среднего бизнеса. | ||||
Вид документа с полями: Зачетная книжка № «Номер» Фамилия, имя, отчество: «Фамилия» «Имя» «Отчество» Факультет: «Факультет» Специальность: «Специальность» Поступил: «Дата поступления» Вид документа с данными: | ||||
Вид документа с полями: Составляющие компьютера. 13 Материнская плата: «материнская плата» 14 Видеокарта: «видеокарта» 15 Процессор: «процессор» 16 Блок питания: «блок питания» 17 DVD-RW привод: «DVD-RW привод» 18 Оперативная память: «ОЗУ» 19 Звуковая плата: «звуковая плата» 20 Монитор: «монитор» Вид документа с данными: | ||||
Вид документа с полями: Медицинские препараты. «название препарата» - «воздействие» Вид документа с данными: Медицинские препараты. «стимуляторы» - средство стимулирующие кровообращение в коре головного мозга, как следствие улутшение мозговой деятельности, улучшение самочувствия и улучшение стойкости к физическим нагрузкам. «антибиотики» - противовирусные средства. Медицинские препараты. «биотики» - успокаивающие средство, использующиеся при стрессах и повышенной умственной нагрузке. «витамины» - витаминный минеральный комплекс, необходимый для ежедневного употребления. | ||||
Вид документа с полями: Предприятие ОАО «ВПО «Точмаш». Директор по маркетингу Кораблёв Г.В. Приказ. Я, Кораблёв Геннадий Васильевич, приказываю назначить «должность» «разряд» «Ф.И.О. работника», дополнительную материальную премию в размере «премия» за перевыполнение ежемесячного плана, и назначить бесплатную путевку в лагер «Медвежонок» детям данного работника. Вид документа с данными: Предприятие ОАО «ВПО «Точмаш». Директор по маркетингу Кораблёв Г.В. Приказ. Я, Кораблёв Геннадий Васильевич, приказываю назначить мастеру первого разряда Иванову Ивану Ивановичу дополнительную материальную премию в размере 6 тысяч рублей за перевыполнение ежемесячного плана, и назначить бесплатную путевку в лагер «Медвежонок» детям данного работника. Предприятие ОАО «ВПО «Точмаш». Директор по маркетингу Кораблёв Г.В. Приказ. Я, Кораблёв Геннадий Васильевич, приказываю назначить слесарю первого разряда Васильеву Василию Васильевичу дополнительную материальную премию в размере 2 тысяч рублей за перевыполнение ежемесячного плана, и назначить бесплатную путевку в лагерю «Медвежонок» детям данного работника. | ||||
Вид документа с полями:
Пропуск № «№ пропуска»
Выдан гражданину «Ф.И.О.»
«Завод» от «дата»
Срок действия: «срок»
Фамилия заверяющего: «фамилия заверяющего»
Подпись заверяющего:
Место для печати:
Вид документа с данными:
|
Порядок выполнения работы
1. Создание макроса
1.1. Создайте макрос по своему варианту (см. табл. 1). Скопируйте текст макроса в отчет по лабораторной работе.
2. Создайте документ с использованием слияния в соответствии со своим вариантом (см. табл. 2) по методике, приведенной в теоретической части.