Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др[6].
Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:
постоянные реквизиты «единого бланка»:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (АКТ);
переменные реквизиты «единого» бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)[7];
подписи членов комиссии (21);
гриф утверждения (15)[8].
Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:
Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:
Или
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.
В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:
Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов»
При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:
Составлен комиссией:
Председатель - должность Фамилия И.О.
Члены комиссии:
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Должность Фамилия И.О.
Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:
Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.
Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например:
Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.
Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:
Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:
Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).
Заключение
Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.
Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.)
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.
Все разновидности актов составляются по единой схеме.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.
В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия.
Практическое задание
ЗАО «Информационные системы» УТВЕРЖДАЮ
___________№_____________ Директор
______________________ И.И. Иванов
г. Москва
АКТ
О проверке сохранности документов
Основание: приказ директора от 01.11.99 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов»
Составлен комиссией:
Председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П.
Члены комиссии:
1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.
2. Начальник отдела кадров Васильева В.В.
3. Менеджер Романова Р.Р.
Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К.К.
В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов.
В ходе проверки установлено:
1. Документы хранятся в структурных подразделениях.
2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.
3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.97 № 123).
Комиссия рекомендует:
1. Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.
2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.
Составлен в 2 экз.
1-й экз. - в дело № 01-14
2-й экз. - в объединение «Мосгорархив»
Председатель П.П. Петров
Члены комиссии
С.С. Сидорова
В.В. Васильев
Р.Р. Романова
Список литературы
1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208
2. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003
3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002.
4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996. - 224с.
5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2000
6. Ларин М. В. Развитие понятия «документ». - Делопроизводство. №1. 2000.
7. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004
8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004
[1] Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002., С. 132
[2] Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002., С. 167
[3] Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004, С. 38
[4] Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003, С. 78
[5] Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, С.208
[6] Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004
[7] Заполняется при необходимости
[8] Заполняется при необходимости