Лабораторная работа № 8
«Создание документов сложной структуры»
Цель работы: научится создавать многостраничные документы сложной структуры, делить документы на разделы, колонки, автоматически строить оглавление к документу
Методические указания по выполнению работы
Выделение разделов в документе
Раздел – это часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы. Новый раздел создается при необходимости изменения таких параметров форматирования, как поля, размер и ориентация бумаги, границы страницы, вертикальное выравнивание, колонтитулы, колонки, нумерация страниц, сноски. Чтобы разбить документ на несколько разделов, необходимо вставить разрывы разделов, и затем, задать формат для каждого из разделов.
Разрыв раздела определяет форматирование предшествующего текста. При удалении разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Последний знак абзаца (¶) в документе определяет форматирование последнего раздела в документе (или всего документа, если документ не разбит на несколько разделов).
Разрывы разделов бывают следующих типов:
• Со следующей страницы – используется для того, чтобы начать новый раздел
со следующей страницы.
• На текущей странице - используется для того, чтобы начать новый раздел на
той же странице.
• С четной страницы - используется для того, чтобы начать новый раздел на
странице, имеющей четный номер
• С нечетной страницы - используется для того, чтобы начать новый раздел на
странице, имеющей нечетный номер
Разрыв страницы – это место, где заканчивается одна страница и начинается другая. В отличии от деления на разделы при делении на страницы, все страницы имеют одинаковые параметры форматирования. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страницы), но можно самостоятельно разбить текст по страницам, расставив «принудительные» (жесткие) разрывы страниц. Это дает возможность, например, начинать каждую главу или раздел документа с новой страницы.
При работе с документами с большим числом страниц часто возникает необходимость снова и снова изменять расположение разрывов страниц. Чтобы этого избежать, можно воспользоваться возможностями предоставляемыми на вкладке Макет команды Параметры страницы меню Файл для управления расстановкой автоматических разрывов страниц. Microsoft Word позволяет, в частности, запретить вставку разрыва посередине абзаца или строки таблицы, а также разрыв между двумя определенными абзацами (например, между заголовком и последующим текстом).
Копирование форматирования одного раздела в другой раздел
Чтобы скопировать форматирование раздела (например параметры полей и колонок), выделите разрыв раздела (который виден только в режиме просмотра непечатных символов) в конце раздела, форматирование которого следует скопировать. Далее скопируйте разрыв раздела на новое место. Текст, расположенный над новым разрывом раздела, примет его форматирование.
Вставка номеров страниц, даты и времени
Для вставки номеров страниц используется команда Номера страниц, меню Вставка. Для вставки даты и времени - команда Дата и время меню Вставка, Вид вставляемых данных определяется в появляющемся диалоговом окне.
Разбиение текста на колонки
Для того, чтобы разбить фрагмент текста на колонки, его необходимо его выделить, выбрать команду Колонки меню Формат и настроить параметры колонок. Для того, чтобы вторая, третья и т.д. колонки начинались с нужного фрагмента текста необходимо установить текстовый курсор в начало этого фрагмента и выбрать команду Разрыв в меню Вставка и затем пункт Начать Новую колонку.
Создание структуры документа
Для того, чтобы упростить работу со сложными документами (а именно, получить возможность легко и быстро перемещаться по документу, реорганизовывать текст, автоматически строить оглавления и т. д.) документ необходимо структурировать. Для этого все заголовки и подзаголовки документа форматируют с помощью встроенных стилей заголовков.
В Microsoft Word предусмотрены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9» или уровней структуры. Уровень структуры – это формат абзаца, применяемый для присвоения абзацам документа иерархических уровней («Уровень 1» — «Уровень 9»). Это позволяет работать с документом в режимах структуры и схемы документа, автоматически строить оглавления к документам. После форматирования заголовков документа с ним удобнее работать в режиме структуры.
Режим структуры позволяет видеть структуру документа, а также перемещать, копировать и реорганизовывать текст посредством перетаскивания
заголовков. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами.
Главный документ – это документ-контейнер, объединяющий в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно настраивать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы. Границы страниц, колонтитулы, рисунки и фон в режиме структуры не отображаются.
Чтобы перейти в режим структуры, выберите в меню Вид команду Структура.
В режиме структуры можно присвоить заголовку другой уровень и придать ему соответствующий стиль форматирования с помощью кнопок Повысить или Понизить панели инструментов Структура. В этом же режиме можно менять структуру документа, выделив соответствующий заголовок и используя кнопки Вверх или Вниз на панели инструментов Структура. Нажимать кнопку, необходимо пока заголовок не будет перемещен в нужное место. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком. При выделении заголовка, содержащего свернутый текст, свернутый текст также будет выделен.